Загальні поняття інформаційно-документаційного забезпечення

 

ЗМІСТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Досить часто вирази "документаційне забезпечення" та "діловодство» використовують як синоніми. Незважаючи на певні підстави для такого підходу, знак рівності ставити між ними не можна.

  Інформаційно-документаційне забезпечення-можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню фіксації та оформленню) документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

  Діловодство — це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

 Таким чином, співвідношення між цими визначеннями полягає в тому, що перше, безумовно, ширше за друге і що друге є частиною першого, виконуючи роль організаційно-правового технологічного інструменту побудови інформаційно-документаційного забезпечення діяльності. Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів і, насамперед, його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи, в тому числі митних органів в наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана і т. ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників митних органів, мотивації його діяльності, раціональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого інформаційно-документаційного забезпечення.

  Виконання завдань удосконалення управління неможливе без організації на науковій основі документаційного забезпечення діяльності державного апарату вже тому, що в загальному обсязі управлінської праці діловодні операції складають 25—60% (залежно від специфіки роботи конкретного апарату управління).

  Основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в митних органах, є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства являє важливий напрям наукової організації праці працівників апарату управління, засіб оптимізації процесу управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Управління в сфері правопорядку не виняток. І з цього випливає актуальність удосконалення діловодства в митних органах України.

 

 

 

 

 

 

 

1. Загальні поняття інформаційно-документаційного забезпечення

 

Успіх будь-якого починання в якій-небудь сфері діяльності залежить від багатьох факторів. У їх числі - вміння юридично правильно, належним чином представити інформацію в письмовому вигляді, тобто правильно скласти і оформити документ. Однак це лише одна з проблем, що виникають перед будь-якою організацією при роботі з документами.

      Поняття "документ" (лат. documentum - повчальний приклад, взірець, спосіб доказу) широко застосовується в усіх сферах суспільної діяльності. Визначення загального значення цього поняття є завданням теоретичного документознавства. На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, що використовується як одиниця в документаційному процесі, тобто інформація може бути зафіксована у різний спосіб: за допомогою знаків письма, зображення, звука тощо.

      В Україні офіційно прийнято декілька визначень документа, зафіксованих у ряді державних стандартів. Документ - це матеріальний об 'єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Виходячи із визначень документа, зафіксованих у державних стандартах України, основними ознаками документа є:

— наявність інформації, яка має певний зміст;

— стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

— функціональна призначеність для передавання інформації у просторі та часі.

      Документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з вищеназваних складових означає вже не документ.

      Загальноприйнятим є визначення, що діловодство — галузь діяльності, предметом якої є питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінських дій. Поряд із терміном "діловодство" останнім часом вживається синонімічний термін "документаційне забезпечення". Його виникнення пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, обробки, накопичування, зберігання, пошуку й використання інформації в управлінні.

      Термін "документаційне забезпечення " підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства. Документаційне забезпечення складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:

- документування - складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами;

- організація роботи з документами, яка передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, організації.

      Документаційне забезпечення розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань. За різними даними, працівники сфери управління витрачають на роботу з документами в середньому 60 - 70 % робочого часу.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи.

     В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.

     Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління — це сукупність законів і підзаконних нормативно-правових актів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства - її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

      Нормативно-методична база містить:

• законодавчі акти України у сфері інформації та документації;
• укази Президента України, постанови уряду України, котрі регламентують питання документаційного забезпечення;
• правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) загальногалузевого і відомчого характеру;
• правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій та підприємств;
• державні стандарти на документацію;
• уніфіковані системи документації;
• нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

  Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з використанням інформації, підготовкою і прийняттям рішення, не обходиться без її документування, процесу створення, оформлення, виконання і зберігання виконаних документів. У щоденній практичній діяльності керівникам організацій, їх структурних підрозділів, працівникам служб діловодства доводиться вирішувати величезний комплекс питань, пов'язаних з розробкою і виданням документів, що регламентують управлінську та господарську діяльність організації, реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх документів, формуванням їх у справи, визначенням строків зберігання, передачею в архів або оформленням для знищення. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації управлінських дій на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами.

Документування управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв'язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими формами документів; традиційні форми документів поступово оновлюють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечити на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення документів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації. Правильність прийнятого рішення залежить: від повноти поданої інформації; достовірності інформації; своєчасності її подання. Форми управління тісно пов'язані з видами документів, наприклад: облік - з написанням різних звітів; планування — зі складанням планів; інструктування - з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво - з виданням наказів.

Управлінська документація в митних органах за своїм змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Коли зросли обсяги інформації, стали більш жорсткими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність у митних органах передбачає видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Як правило, одним із факторів професіоналізму в будь-якій галузі діяльності є знання відповідної системи документації. Найпоширенішою групою є організаційно-розпорядчі документи, зі складанням, оформленням та обробкою яких стикається кожен працівник. Це група документів, у яких фіксують рішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій, посадових осіб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Організаційно-розпорядча документація митних органів України

 

Кожен управлінець мусить знати систему документації, з якою він працює. З організаційно-розпорядчими документами доводиться мати справу будь-якому керівнику. Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:

1) організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);

2) розпорядчі (накази з  основної діяльності, рішення тощо);

3) довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефонограми, доповідні  й службові записки, протоколи  тощо).

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються структури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів.

 

Організаційні документи

 

Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо. До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція). Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками. Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами. Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.

Статут - правовий акт, який визначає структуру, функції, права підприємства, організації або установи, є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, взаємодію з іншими органами та громадянами, права та обов'язки у сфері державного управління.