Функции и задачи службы персонала в обеспечении безопасности предприятия

ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА

В ОБЕСПЕЧЕНИИ БЕЗОПАСНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

В чём различие между отделом  кадров и службой безопасности по работе с персоналом?

 

Служба по работе с  персоналом:

Подчиненность – непосредственно  руководителю предприятия. Решает те же задачи, что и отдел кадров, а также:

1. разрабатывает кадровую политику предприятия;
2. занимается поиском и подбором персонала;
3. ведет разработку руководящих документов в области кадрового регулирования:

• - по планированию карьеры;

• -по разработке мотивационных норм.

В настоящее время служба персонала  – это не отдел кадров советских  времен, не механизм по приему на работу и увольнению, это один из важнейших  ресурсов предприятия по обеспечению  его устойчивости на рынке.

Особое внимание необходимо обратить на отношения между кадровым подразделением и субъектом безопасности ХС.

Система взаимоотношений  предполагает:

• Сотрудничество в области кадровых вопросов.
• Подчиненность кадрового подразделения субъекту безопасности и предоставления права последнему принимать окончательное решение по вопросам кадровой политики.
• Взаимодействие при принятии управленческих решений.
• Ответственность за последствия принятых решений и ее перераспределение с учетом полномочий подразделений.

Точки соприкосновения кадрового подразделения и субъекта безопасности могут находиться в областях:

• Документооборота.
• Контроля за деятельностью сотрудников.
• Организационной – при подготовке регламентов.
• Информационной – по взаимному обмену дозированной информацией.

Возможные конфликтные  ситуации между кадровым подразделением и субъектом безопасности предприятия.

• Взаимное навязывание несвойственных процедур.
• Искажение сведений (неполные данные), сокрытие фактов.
• Расхождение в содержании реализуемой дисциплинарной практики.
• Принятие взаимоисключающих решений по вопросам кадровой политики, управления, безопасности, другим вопросам.

 

Полномочия службы персонала

Служба персонала, ее ключевые сотрудники должны быть в известной мере наделены соответствующими полномочиями в сфере обеспечения различных аспектов безопасности:

• полномочия должны быть публично делегированы и документированы;
• роль носителя этих полномочий сама по себе должна четко пониматься всеми сотрудниками предприятия;
• очень важным является понимание этого факта руководителями бизнеса. На всех уровнях должно декларироваться: “Служба персонала обеспечивает безопасность”;
• должен быть непосредственный доступ должностных лиц службы персонала к необходимым для этого корпоративным ресурсам;
• следующее полномочие заключается и в праве, и в обязанности службы персонала участвовать в разработке документационного обеспечения безопасности.

Когда мы говорим о полномочиях, нелишне сказать и о том, что  на предприятии должно быть регламентировано и описано распределение компетенции в рассматриваемой области с субъектом безопасности и другими подразделениями.

Иногда для этих целей создается  документ, который так и называется — “Положение о взаимодействии в области обеспечения безопасности”.

Взаимодействие

Взаимодействие с субъектом  безопасности, как правило, сводится только к вопросам проверки кандидатов. Основные из них:

• проверка по “милицейским” учетам – наличие судимости, наложение существенных административных взысканий, утеря паспорта, наличие розыскных дел;
• проверка рекомендаций с прошлых мест работы через службы безопасности тех предприятий или легендированно;
• проверка соответствия регистрации по месту жительства (пребывания);
• проверка кредитной истории через службы безопасности или кредитные отделы банков, предоставляющих потребительские и иные кредиты;
• проверки на наличие связей в криминальном мире, в том числе через родственников;
• проверка наличия недвижимого и движимого (автомобилей) имущества, в том числе на соответствие заявленному;
• проверка участия в капитале (учреждение, акционирование) юридических лиц, как коммерческих, так и некоммерческих, в т.ч. общественных организаций;
• проверка представляемых документов (диплом, паспорт).

Другие варианты взаимодействия службы персонала и субъекта безопасности:

• сотрудничество при оценке благонадежности как кандидатов, так и штатных сотрудников;
• постоянный обмен неофициальной информацией;
• участие в разработке программ физической защиты персонала;
• участие субъекта безопасности в процедурах увольнения работников;
• совместное участие в комиссиях при разбирательствах по материальной ответственности;
• проведение совместных расследований фактов нарушения мер безопасности, правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

Взаимодействие службы персонала с финансовыми подразделениями  в целях обеспечения безопасности должно быть налажено:

• при решении вопросов текущих задолженностей сотрудников, что важно при подготовке к увольнению;
• в процессе планирования корпоративных финансовых ресурсов на обеспечение кадровой безопасности (обучение, мотивация, страхование и пр.);
• при расчете и начислении заработной платы и других элементов компенсационного пакета.

Менеджер по персоналу совместно  со специалистом по безопасности должны уметь ясно и аргументировано доказать директору необходимость выделения достаточных на мероприятия кадровой безопасности средств в рамках отведенного бюджета и четко указать при этом цели, которые могут быть достигнуты этими мероприятиями.

Взаимодействие с субъектами процесса развития. Под последними понимаются руководители учебных центров, тренеры, консультанты, психологи и другие специалисты, принимающие участие в том или ином виде образования сотрудников компании. Обучение – это развитие компании, упрочение ее конкурентоспособности, безопасности и устойчивости на рынке. То есть, само по себе обучение в разных формах – уже усиление кадровой безопасности, и служба персонала планирует и организует эту работу, тесно сотрудничая с субъектом безопасности.

Взаимодействие в области  кадровой безопасности с профсоюзными организациями на сегодняшний день очевидно — по вопросам отражения в коллективных договорах прав и обязанностей работников в сфере обеспечения безопасности предприятия, по вопросам участия профкома в процедурах увольнения и других случаях, более или менее регламентированных трудовым законодательством.

Коммуникации

В данном параграфе рассмотрим вопросы  налаживания особых: “безопасных”, полезных и доверительных отношений с внешними или внутренними субъектами:

- в первую очередь, необходимо выделить наличие прямого выхода на руководство предприятия при получении сигнала о нарушении в системе кадровой безопасности;

- во вторых, важно создать коммуникационный канал для поддержания взаимноблагожелательных контактов с территориальными органами инспекции по труду;

- в-третьих, следует установить связь с райвоенкоматом. Влияние военкоматов на бизнес в последнее время усиливается;

- в-четвертых, необходимо наладить коммуникации с профессионалами рынка труда (head-hunters): рекрутерами, кадровыми агентствами и т.д.

Мониторинг, то есть отслеживание определенных параметров.

• Мониторинг каналов неофициальной информации является одной из важнейших функций службы персонала при обеспечении кадровой безопасности компании.

Западный опыт сравнения адекватности различных источников информации показывает, что самым результативным источником информации, например, о внутрифирменных нарушениях и злоупотреблениях, являются частные сообщения служащих. Отечественный опыт подтверждает такую статистику. Контроль слухов очень важен для выполнения задач кадровой безопасности!

• Мониторинг изменений в законодательстве.
• Мониторинг рынка труда.
• Мониторинг уровня лояльности персонала, цель которого оценить эффективность существующих средств мотивации, фиксировать изменения уровня лояльности сотрудников и подразделений в целом, определять меры по коррекции ситуации.

Разрешение вопросов в области конфликтов

Конфликты на предприятии, в коллективах  необходимо рассматривать с точки  зрения кадровой безопасности. Необходимо обращать внимание на:

• конфликты между отдельными сотрудниками;
• конфликты между подразделениями;
• конфликты отдельных сотрудников, подразделений предприятия с руководством;
• конфликты персонала с сотрудниками службы безопасности.

Последние имеют прямое отношение  к безопасности и порождаются  различием в статусе конфликтующих сторон, например, когда топ-менеджер вынужден подчиняться простому охраннику.

Контроль

Изучив ситуацию и установив  в компании ряд процедур кадровой безопасности, руководство службы персонала  обязано обеспечить контроль выполнения сотрудниками и смежными подразделениями этих процедур.

 

70 Правила хранения документов по персоналу.

Законодательный аспект.

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994 г. Председателем  Правительства РФ было подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...
2. Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения».

Таким образом, в уставы создаваемых  фирм, товариществ и т.д. «обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности работников».

Документы по персоналу, представляющие интерес для СБ.

• Все из Перечня документов, регламентирующего деятельность отдела кадров (учет рабочего времени, отпусков, графики работы, другие документы, регламентированные ТК РФ, отраслевыми, ведомственными, локальными нормативными актами).
• Документы, непосредственно относящиеся к компетенции подразделения безопасности:

А) Документы, регламентирующие деятельность сотрудников в области  безопасности:

• Пропускной режим.
• Порядок транспортировки материальных ценностей.
• Порядок работы сотрудников с конфиденциальной информацией.
• Порядок доступа персонала к сведениям коммерческого характера, другие регламентирующие безопасность документы.
• Обязательство о неразглашении коммерческой тайны. (Подробно рассматривается в курсе «Основы информационной безопасности»).

Б) Дополнение к личному  делу сотрудника:

• Специальные анкеты на сотрудников. (Дополнительно разработанные к анкете Т-2).
• Материалы расследований по личному составу.
• Докладные, объяснительные записки, написанные самими сотрудниками.
• Материалы, собранные на личный состав в процессе их работы.
• Характеристики, результаты тестов, персональные рекомендации, ответы на запросы плюс запросы на сотрудника, подготовленные ПБ в правоохранительные органы, госучреждения, предприятия и организации.

Правила хранения документов по персоналу.

Для хранения дополнительных материалов (в бумажном виде) к личным делам отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Трудовые книжки хранятся у ответственного исполнителя службы персонала в отдельной коробке в алфавитном порядке по фамилии. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается.

Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: «Трудовые книжки работающих сотрудников», «Невостребованные трудовые книжки». Трудовые книжки учитываются в журнале учета. При изъятии трудовой книжки, в журнал вносится исправление. Выдача трудовых книжек уволенным сотрудникам осуществляется под роспись.

Учет, особенности заполнения, и  т.д. регламентируются Инструкцией (Министерство труда и социального развития РФ. Постановление от 10.10.2003 г. № 69). Кроме того, там представлены:

• «Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, вкладыша в нее». Приложение № 2.
• «Форма книги учета движения ТК и вкладышей в ней». Приложение № 3.

При увольнении работника в его  личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.