Функции и задачи службы персонала в обеспечении безопасности предприятия

Личные дела учитываются в журнале  учета личных дел, который является основным учетным документом.

На лицевой стороне обложки  личного дела и в личной карточке Т-2 (Т-2ГС) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный  срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Что касается уволенных сотрудников, все материалы относящиеся к  его деятельности, в том числе дополнение к личному делу, не хранятся далее в полном объеме. Достаточно оставить дополнительную анкету с фотографией. Рекомендуется после увольнения сотрудника составлять на него краткую справку - объективку (характеристику) о работе в компании, где указать, как проявил себя сотрудник за время работы, самые значимые положительные и отрицательные моменты в его деятельности, другие существенные сведения. Данная справка поможет дать на уволенного человека объективную характеристику с указанием истинных мотивов увольнения. Практическая польза такого документа – оперативно отреагировать на запрос относительно конкретного физического лица с его нового места работы. При смене исполнителя СБ ответственного за работу с личным составом такая справка поможет ответить на запрос о человеке, которого не знал лично.

71 Стратегии подбора персонала, классификация поиска персонала.

Какую стратегию подбора выбрать?

Прежде всего, нам необходимо при  подборе будущего работника учесть его предполагаемое личностное отношение к организации, специфику психологии. В этой связи рассматривают два основных вида отношений работника к компании.

1. Работник, который относится  к работе и компании с позиции  «сотрудника»:

• испытывает живой интерес к общему делу;
• делает все от него зависящее, чтобы добиться хороших результатов и поставленных целей;
• действует в интересах компании;
• чувствует личную ответственность за репутацию компании;
• «включает мозги», выполняя свою работу;
• вносит посильный вклад в успех компании (инициативен);
• эффективно сотрудничает с подразделениями компании.

2. Работник, который относится  к работе и компании с позиции  «наемника» (крайний вариант):

• не интересуется ничем, кроме порученного участка работы;
• выполняет свои функции формально: если рабочий день закончился, может бросить работу на середине;
• основные выражения: «я все делал по инструкции», «а вы мне этого не говорили», «это не моя забота», «мне за это не платят» и др.;
• преследует исключительно личные интересы;
• перекладывает ответственность за неудачи на внешние факторы (такие как клиенты, рынок, государство и т.п.);
• плохо контактирует с другими подразделениями компании.

Необходимо помнить, что «наемник»  — это не то же самое, что плохой сотрудник. Часто это работник, которого руководитель не смог сделать игроком своей команды.

Алгоритм подбора персонала  условно представлен на схеме  подбора персонала  рис. 3.2. Процедуры, описанные на указанной схеме, реализуются силами сотрудников службы персонала, руководителей заинтересованных подразделений, а также субъекта безопасности. Деятельность последнего рассмотрим более подробно.

На этапе  А) в процессе проведения анкетирования  по инициативе СБ заполняется специально разработанная дополнительная анкета, включающая вопросы, не дополняющие и конкретизирующие стандартную форму Т2. 
На этапе Б) силами СБ готовится заключение о профпригодности кандидата по специфическим критериям, не входящих в компетенцию службы персонала и других подразделений.

На этапе  В) СБ проводит детальную проверку данных, представленных кандидатом, предварительно оценивает его репутацию, соответствие формальных данных, заявленных последним.

На этапе  Г) СБ готовит материалы руководителям  ХС для принятия решения относительно возможности сотрудничества с конкретным кандидатом на должность.

При поступлении Заявки на подбор персонала руководитель службы персонала, в первую очередь, рассматривает возможность назначения на вышестоящую (более привлекательную) должность сотрудника, уже работающего на предприятии и по своим деловым качествам подходящего для нее. Далее рассматриваются резюме и анкеты кандидатов, имеющихся в базе данных (если она ведется). После этого, подбор осуществляется на основании внешнего поиска. 
 
Внутренний поиск кандидатов проводится среди сотрудников, работающих на предприятии. 
Каждый сотрудник, работающий на предприятии, имеет право участвовать в конкурсе на объявленную вакансию в том случае, если его образование и профессиональный опыт полностью соответствуют предъявленным требованиям. 
Возможные негативные последствия процедуры внутреннего должностного перемещения: 
• Внутренняя напряженность в коллективе и конфликты. 
• Соперничество и обострение амбиций со стороны некоторых сотрудников. 
• Неплановое освобождение вакансии в связи с переводом сотрудника на новую должность. 
• Опасность назначения на должность «приближенных» лиц. 
• Опасность излишней информированности своего сотрудника в связи с расширением сферы участия в БП. 
 
Внешний поиск кандидатов (на внешнем рынке) включает в себя: 
• привлечение кандидатов по рекомендации сотрудников, работающих на предприятии; 
• поиск через Интернет; 
• использование услуг агентств по подбору персонала; 
• работа с образовательными учреждениями; 
• поиск кандидатов путем размещения объявлений в СМИ и на корпоративном сайте; 
• использование базы данных резюме кандидатов; 
• ярмарки вакансий; 
• переманивание высокопрофессиональных сотрудников из других компаний (хед-хантинг); 
В ноябре 2004 г. вышла первая в России книга по хедхантингу «Хедхантинг: принципы и технологии». Автор книги – партнер консалтинговой компании ИМИКОР – Павел Беленко. Издательство «Питер». 
• посредством обмена информацией с отделами кадров организаций со сходными видами деятельности. 
Возможные негативные последствия процедуры привлечения специалиста из вне: 
• Прием на работу недостаточно профессионально подготовленного сотрудника. 
• Возможность приема на работу «крота» конкурентов. 
• Опасность сбоев бизнес-процессов в связи с невозможностью быстро найти подходящего кандидата. 
• Опасность расторжения трудового договора по инициативе работника в процессе прохождения последним испытательного срока и повторение процедуры поиска. 
• Опасность проявления скрытых отрицательных черт характера вновь принятого работника, спустя некоторое время.  
• Возникает необходимость адаптации коллектива к новому человеку при невозможности его замены с более подходящими морально-деловыми качествами. 
 
Все кандидаты на должность должны соответствовать принятым на предприятии корпоративным стандартам: 
К сотрудникам коммерческих структур предъявляются различные требования. Единого мнения по данному вопросу пока не существует. Все зависит от личности руководителя, его предпочтениях и приоритетах, специфики деятельности предприятия. В настоящее время предпринимаются попытки сформулировать основные требования к личности идеального сотрудника и перечислить основные требования к нему.  
Естественно, это идеальные требования, ибо не бывает людей, которые бы удовлетворяли столь высоким запросам. Однако кандидату должна быть присуща значительная часть этих качеств.

72. Сбор и  проверка информации о лицах,  заключаемых с предприятием договор.

Предприятие обычно заключает два типа контрактов: коммерческий (документ, представляющий собой договор поставки товаров или предоставления услуг) и трудовой (вид трудового договора, заключающегося в письменной форме со своими постоянными или временными работниками).

Одним из договорных условий должно быть письменное согласие лица, с кем подписывается контракт, на сбор информации о его биографических и других характеризующих личность данных. При этом в контракте должно быть оговорено, что такого рода сбор информации проводится как до вступления контракта в силу (например, во время прохождения испытательного срока), так и во время реализации, т.е. до расторжения контракта.

Содержание такой информации о личности проверяемого должно, на наш взгляд, включать следующие сведения:

• преступления и административные проступки, совершенные им в прошлом;
• судебные процессы по гражданским делам, в которых он выступал в качестве истца или ответчика;
• качество исполнения ранее заключаемых договоров с другими партнерами;
• аморальные поступки (пьянство, наркотики и т.д.);
• суждения бывших сослуживцев и руководителей о его профессиональных и моральных качествах;
• болезни, которые он перенес ранее;
• материальное положение;
• случаи увольнения с работы по отрицательным мотивам, не нашедшие отражение в трудовой книжке;
• участие в организациях, дискриминирующих по признакам пола, расы, цвета кожи, убеждениям, религиозной и национальной принадлежности;
• жизнь по средствам;
• наличие значительных финансовых накоплений сомнительного происхождения;
• необоснованный и нелогичный отказ от продвижения по службе, перевода на новое место работы;
• жалобы клиентов и других лиц, контактирующих с проверяемым лицом;
• прогулы и частые отвлечения от выполнения служебных обязанностей;
• задержки по надуманным предлогам на работе после окончания рабочего дня;
• систематические посещения проверяемого лицами, не имеющими отношения к его служебным обязанностям;
• факты отказа от использования очередного отпуска;
• результаты различных тестов;
• семейные проблемы;
• долги и займы и т.д.

Представляется, что совокупность вышеуказанных сведений в достаточной  мере может характеризовать человека и помочь руководству предприятия  принять решение о целесообразности дальнейшего с ним сотрудничества.

Проверка кандидатов по линии безопасности обычно проводится по следующим направлениям:

1. Проверка соответствия анкетных и биографических данных.
2. Тесты по линии безопасности.
3. Проверка подлинности и легитимности представленных документов.

В век научно-технического прогресса, развития компьютерной и множительной оргтехники, моды на фальшивомонетничество актуальным стал вопрос проверки подлинности документов, предъявляемых при приеме на работу.

В последние годы получили развитие изощренные высокотехнологические приемы подделок. Практикуется и банальная переклейка фотографий в паспортах (в том числе нового образца), замена страниц. Активно покупаются свидетельства и сертификаты о профессиональной переподготовке, дипломы о высшем образовании. Приобретаются как чистые бланки с последующим внесением всех необходимых записей, так и подлинные документы вуза без прохождения какого-либо обучения в нем.

В любом из этих случаев под удар некомпетентности отдельного индивида ставится не только репутация коммерческой структуры, но и вся деятельность организации.

Рассказ о технологии поверки подлинности  представленных кандидатом на должность  документов – тема отдельного разговора.

Первый этап проверки данных включает:

А. Проверка соответствия действительности информации, изложенной кандидатом в анкете, относительно адресов, телефонов, недвижимости, транспорта и информации о родственниках и т. д. с использованием собственных баз данных, ИНТЕРНЕТ и т.д. В данном случае привлекаются собственные информационные ресурсы и возможности.

Б. При необходимости  представитель безопасности может  проводить дополнительные встречи с кандидатом для уточнения данных.

Второй этап. После предварительной проверки и отсутствия явных противопоказаний к сотрудничеству (отнесению кандидата к группе условно пригодных) проводится более углубленная проверка кандидата по различным направлениям.

Рассмотрим некоторые из них:

• Собеседование с представителем субъекта безопасности предыдущего работодателя.
• Тесты по линии безопасности.
• Графологическая экспертиза почерка.
• Проверка по учетам МВД, наркологических и психдиспансеров.
• Проверка по прежним местам работы. Выяснения личностных особенностей, причин реального увольнения.
• Беседа с поручителями.
• Проверка статуса гражданства (двойное гражданство).
• Финансовое и материальное положение.
• Специальные проверки на:

1. болтливость;

2. работу на конкурента;
3. связь с уголовным миром;
4. наличие пагубных увлечений;
5. наличие компрометирующих материалов;
6. соблюдение коммерческой тайны;
7. честность и порядочность в работе;
8. лояльность фирме.

• комплексная проверка в случае возникновения серьезных подозрений. (Получение неопровержимых подтверждений).

Параллельно с этим кандидат может  подвергаться тестированию на предмет  оценки его лояльности, скрытых мотивов, предрасположенностей и т.д.

Третий этап. В случае необходимости, на завершающем этапе подбора кандидата на вакантную должность, когда осталось два-три перспективных представителя, иногда применяют углубленное тестирование с использованием полиграфа (детектора лжи).

Возможны проверки кандидата по линии госструктур.

Проверка сведений, изложенных кандидатом в анкете, при условии его письменного  согласия (наличия записи о разрешении на проверку, собственноручно подписанной  кандидатом), может осуществляться на вполне законных основаниях через государственные структуры на всех этапах проверки:

• по учетам МВД РФ (проверяется наличие судимостей, статьи по которым был осужден кандидат, наличие материалов компрометирующего характера - связей в преступном мире, другие);
• по учетам территориальных отделов милиции – факты и причины задержания, исполнение приговоров;
• по административной линии – алименты, штрафы, факты и условия владения оружием (охотничьим, служебным, спортивным, самообороны);
• работа в негосударственных предприятиях безопасности (наличие лицензий (допуска) к охранной или детективной деятельности, причины увольнения из правоохранительных органов и т.п.);
• по учетам наркологического и психоневрологического диспансеров;
• ЖЭКи и домоуправления по месту жительства – сведения о прописке, жилплощади, членах семьи, владельцах недвижимости;
• паспортные столы – замена, утеря паспорта. Оформление загранпаспорта;
• военный комиссариат – данные о прохождении службы, льготах;
• поликлиника по месту жительства – состояние здоровья, даты и причины обращений, больничные.
• отдел ГИБДД района – сведения об автотранспорте, водительском удостоверении, нарушениях правил вождения, административных взысканиях.

Другие возможные источники  информации о кандидате.

• общественные организации, в которых состоял (состоит) проверяемый;
• руководители и сотрудники организаций, где часто бывает данное лицо;
• спортивные клубы, автосервис, магазины, лечебные заведения;
• школы, вузы, техникумы (директора, учителя могут дать независимую объективную характеристику кандидата);
• соседи по дому, гаражу, даче;
• коллеги по увлечениям, занятиям спортом;
• использование специализированных баз данных, находящихся в свободном доступе в Интернет и в свободной продаже на рынках;
• изучение публикаций о кандидате или статей за его авторством в СМИ (в том числе электронных);
• поиск информации в Интернет о переписке, записи в телеконференциях, обмен данных в ICQ и других Интернет-ресурсах.