Деловое совещание: сущность, типы совещаний, повестка совещаний

Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки  зрения и одновременно готовых к  плодотворному взаимодействию.

Полезность собрания обратно пропорциональна числу  его участников. Рекомендованное  психологами количество для внутреннего  делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую  группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и  недостатки.

К повестке дня может  быть приложен список приглашенных с  указанием их должностей. Так поступают  при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое  количество участников. Это активно  практикуется в федеральных органах  исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания  и приглашенных лучше вносить  в повестку дня совещания.

В крупных учреждениях  к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина  и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен  проект решения (10; с. 45).

Если в совещании  участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой  документ состоит из: обращения; информации о дате, месте и времени проведения; повестки дня; предложения принять участие; просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

От вида совещания  зависит и вид документа, который  должен быть разослан участникам. Как правило, это приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня  должна рассылаться за несколько  дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К  ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому  вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая  сопроводительная документация может  быть разослана позже — за 1-2 дня  до встречи. В этом случае следует  учитывать реальное соотношение  объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания  нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и  поддерживать обратную связь. Следует  уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических  средств (11; с. 238).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Подводя итог всему  вышесказанному, хотелось бы еще раз  обратить внимание на актуальность распределения  рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих  подчиненных, получать все необходимые  сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность подготовки к деловому совещанию с психологической точки зрения, Е.Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п. (12; с. 288)

Как видно из контрольной работы, совещание - процесс сложный и при его подготовки необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

В ходе контрольной работы были решены следующие задачи:

• Рассмотрены понятие, сущность и типы деловых совещаний;
• Разобран процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания.

Успех совещания  на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

 

 

Список  использованной  литературы

 

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. – М.: «Триада.Лтд», 1996, - 90с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Гадарики, 2003, - 97с.

3. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: -53с.

4. И.С.Дараховский, Т.В.Прехул “ Бизнес и менеджер” , Москва, 1992г. , -  67с.

5. Фишер Р., Эртель Д. “Подготовка к переговорам” ,Москва, Филинъ, 1996г.,  - 143с.

6. Нарушак В.Б., Степанова Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента : Практическое руководство для менеджеров по персоналу.- М. : Советский спорт, 1998.- 96 с.

7. Семенов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса: Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2000.-200 с.

8. Психология и этика делового общения : Учебник для ВУЗов / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко .- 3-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2000.-327с.

9. Основы менеджмента : Учебное пособие .-М.: ИВЦ «Маркетинг»,2000 г.- 139с.

10. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц.-М.:Экономика, 1991г. - 45с.

11. Пери Гарфинкел, Брайан Чичестер: Стильный мужчина.Как отлично выглядеть и уверенно чувствовать себя в любой ситуации. – М. АСТ «Астрель» 2005г.-238с.

12.  Горанчук В.В. Психология делового общения и управленческих воздействий. — СПб.: Изд. Дом «Нева»; М.: «ОЛМА-ПРЕСС Инвест», 2003. — 288 с.