Этикет делового письма

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: «Культура речи и деловое общение»

на тему: «Этикет  делового письма»

 

 

 

 

 

студентки группы ФК - 12 Ом

Кузнецовой  Юлии

 

 

 

 

 

Омск - 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

	ВВЕДЕНИЕ	3 3
1	Функции делового письма	4
2	Общие требования к языку  делового письма.	4
3	Этикетные ритуалы делового текста	7
4	Основные виды деловых  писем.	9
	ЗАКЛЮЧЕНИЕ	13
	СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ	14
	ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ	15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Этикет является одним из ярко выраженных феноменов культуры, который затрагивает всю гамму чувств и эмоций человека, обогащает само человеческое общение. Роль этикета в обществе всегда была очень велика, что подтверждается его длительной исторической и социальной эволюцией, функциями в обществе, многоплановой структурой, многообразными видами и формами.

     Нормы этикета  помогают людям найти общий  язык, достойно вести себя в  сложных ситуациях. Отказ от использования этикета ухудшает понимание между людьми, ведет к человеческим драмам.

     В данной  работе представляется в развёрнутом  виде теоретический материал, который  имеет  очевидную практическую  направленность, учит выполнению  действий, приводящих к формированию умений и навыков делового общения.

     Актуальность темы заключается в том, что деловое письмо является одной из главных частей  делового общения, которое всегда было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное письмо или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности.

    Цель данной  работы – дать характеристику  этикету деловых писем.

     В соответствии  с поставленной целью решаются  следующие задачи:

• изучить основные функции делового письма
• охарактеризовать общие требования, предъявляемые к языку делового письма;
• раскрыть этикетные ритуалы делового текста;
• рассмотреть основные виды деловых писем;
• показать на практике применение норм делового письма.

 

1. Функции делового письма

 

Деловое письмо – это  документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций:

• информационная функция - в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей;
• организационная функция -  с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности;
• коммуникативная функция письма - обеспечивает внешние связи организаций;
• юридическая функция - так как его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений;
• воспитательная функция -   поскольку письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки,   дисциплинирует исполнителя, то хорошо оформленное письмо воспитывает  эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж   организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым  способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства. 

 

 

2 Общие требования к языку делового письма.

 

Деловая переписка - основное официальное средство общения между  организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и  корректности. При деловой переписке  следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от внешнего вида. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип, а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность.

Так же, особое внимание необходимо уделять структуре делового письма. Она состоит из:

• вступления, в котором обычно располагаются тема письма, персональное обращение к адресату, а также ссылка на ситуацию, в которой происходило общение с адресатом. Это необходимо сделать, чтобы иметь возможность перейти к следующему этапу.
• основная часть письма, в которой описывается те возможности и преимущества, которые сулит адресату сотрудничество (коммерческое письмо), выражается признательность и благодарность, либо приносятся извинения, или выражаются соболезнования (в зависимости от темы письма).

В основной части важно  соблюдать четкую логическую структуру, развивая мысли от общего к частному, и располагая каждый логический блок в отдельном абзаце.

• завершающая часть делового письма состоит в выражении признательности, заверении в искренности своих чувств, уверенности во взаимной выгоде сотрудничества. Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. В деловой переписке применяются нормы этикета.

Специалист в области  делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной  схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или  два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать. Нужно помнить, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Электронная переписка занимают все большее место в документообороте современных компаний. В связи с этим важно соблюдать требования к оформлению деловых писем, отправляемых по электронной почте. Официальное деловое письмо оформляется на электронном бланке организации, созданном с использованием графических элементов в корпоративном стиле. Обязательно заполняется поле "Тема", указывающее на краткое содержание письма. В теле письма должна быть Ваша подпись, содержащая контактную информацию, которую адресат сможет использовать при необходимости связаться с Вами. Приложения к электронному письму (файлы, программы) прилагаются только в том случае, если это приложение согласовано с адресатом. Письмо отправлять лучше всего с сервера компании, а не с бесплатного почтового сервиса. Это говорит об уровне компании и положительно влияет на создание делового имиджа компании для внешней среды.

 

3 Этикетные ритуалы делового текста

 

    В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

    Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: "Дорогой сэр, вы мошенник!" Без "дорогого сэра" он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: буду рад вас видеть; искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а, скорее, дань ритуалу.

     Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

    За этими  заключительными репликами вежливости  следует самоименование должностного  лица, подписывающего документ, и  его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как  правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

• Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...
• Благодарю Вас за участие...
• Искренне благодарю Вас за...
• Сердечно благодарю Вас за ...
• Прошу Вас направить в наш адрес ...
• Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия ...
• Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество ...
• С благодарностью подтверждаю получение от Вас ...

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

• Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала)
• Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)
• Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники... (косвенная похвала)

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

• Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения ... Надеемся на скорейшее принятие решения ...
• Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.
• Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке  предполагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.

• Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.
• В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя не учитывать  эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском  речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех  дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в  доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Универсальным принципом  использования этикетных средств  является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем".

 

4 Основные виды деловых писем

 

Деловые письма можно  разделить на несколько видом  по разным признакам. Одно из наиболее распространенных разделений это по тематическому признаку. Оно имеет две группы:

1. Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договора.
2. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений

 В деловой сфере используются множество видов деловых писем, каждое из которых  имеет свои особенности:

Письмо-презентация предприятия должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).