Этикет делового письма

 Письмо-оферта (предложение товара) -  имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки. Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной. Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".

Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-запрос. Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром.

 Письмо-запрос информации о фирме. В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас. 

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.

Письмо-приглашение  на переговоры. Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и и т.д.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

 Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта. 
         Заявление – это  документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.

Автобиография - последовательное описание человеком событий собственной жизни. 
         Резюме – это документ, содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами. 
          Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения. Докладные записки бывают внутренние и внешние.  
        Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия. 
        Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события. 
Справка    бывает   двух  видов: 
1.  Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события; 
2.  Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

    Можно отметить, что современный этикет способствует  взаимопониманию людей в процессе  дипломатического и делового  общения, обеспечивает в немалой  степени его целесообразность  и практичность. Также является  гарантией проявления взаимного уважения субъектов общения, служит формированию положительного имиджа деловых партнеров и является в этом смысле, помимо всего прочего, "прибыльным делом".

     В заключение  нужно заметить, что деловая переписка  сегодня носит более личный  и динамичный характер, чем десять  — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков.

     Письма служат важнейшим средством связи данной организации с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д. 

Рекомендации  по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

     Кроме  того, деловые письма, как и другие  документы, должны составляться  в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д : Феникс, 2002.
2. Картов В.В. «Система документооборота на предприятии», М., «Има-пресс», 2008
3. Потунова, М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Потунова. М., 2005.
4. Соловьев Э. Я. Современный этикет и деловой протокол. – 2-е изд. – М.: Издательство «Ось-89», 1999. – 198 с.
5. http://business-letters.ru/about-business-correspondence/ethical-norms
6. http://www.proprof.ru/stati/career/delovoy-etiket/etika-delovogo-pisma

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ  ЗАДАНИЕ

 

 

                                   Генеральному директору

 ОАО «Бизнес – Инвест»

Моргунову Александру Борисовичу

Зелеая ул., д.36, г.Самара, 653548

                                             Исх. N 0000167               

                                           от " 23 " ноября " 2012г.

 

ПИСЬМО

с предложением о сотрудничестве

 

    Наша организация  -  Открытое акционерное общество «Луч» занимается поставкой качественного компьютерного оборудования марок INTEL COPY программного обеспечения фирм VFYI COMP с 1995 года.

    Сроки   поставок   минимальны  и  составляют  один  день  для  товаров, находящихся на складе, и 2 - 3 дня для поставки товара под заказ.

    За время  работы клиентами нашей компании  стали более 25 000 компаний, в том числе такие, как ОАО «Тюльпан», ОАО «МособлБанк», ЗАО «Эвалар», ООО «Ромашка» и д.р. .

    Наша  компания  заинтересована в долгосрочном  сотрудничестве с надежными партнерами  и  готова предложить Вам высокое качество обслуживания и низкие цены.

 

Наш адрес: г. Москва, ул.Коммунистическая, 45

Адрес электронной почты: luch_company@mail.ru

Телефоны: (495) 566786, 765643.

   С уважением,

генеральный директор ОАО «Луч»

Малышев Юрий Иванович

 

Генеральному директору ОАО «Луч»

Малышеву Юрию Ивановичу 

.Коммунистическая ул., д.45, Москва

                                             Исх.  N  00007678               

                                           от " 30 " ноября " 2012г.

 

«Уважаемый, Юрий Иванович!

Благодарим, Вас за отправленное письмо. К сожалению, наша фирма не может принять Ваше предложение, так как на данный момент все кабинеты офисы нашей компании уже оснащены и в обновлении оборудования пока не нуждаются.

 

 

 

С уважением, Моргунов Александр Борисович.

генеральный директор ОАО «Бизнес – Инвест»