Этикет делового письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И  НАУКИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

       КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

       по дисциплине: Культура речи

         

 

по теме:  Этикет делового письма

        

 

 

 

                          

                                Исполнитель: студент (ка)

                                        Направление: Юриспруденция

                                           Профиль: Гражданско-правовой

                      Группа: ЮРп-13КТ

                                                                                                                       

Ф.И.О.:  Шипова Наталья Александровна

 

                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                         

Екатеринбург

2013

План

1. Введение ------------------------------------------------------------------------------3
2. Функции делового письма---------------------------------------------------------4
3. Общие требования к языку делового письма----------------------------------6
4. Этикетные ритуалы делового текста--------------------------------------------7
5. Основные виды деловых писем--------------------------------------------------9
6. Заключение -------------------------------------------------------------------------11
7. Практическое задание.  Текст письма-оферты с предложением о продаже какого-либо товара (по  выбору) и ответа на это письмо -----12
8. Список использованной литературы------------------------------------------15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ВВЕДЕНИЕ

  Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм. 
          Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Однако, существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы,  организации,  предприятия, и конечно помешать заключению выгодных контрактов. Целью моей работы  является рассмотреть правила речевого этикета в документах.

 

 

 

 

 

 

                           

 

 

2. Функции делового письма

        Деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

 Деловое письмо выполняет  ряд важных функций. Прежде  всего, это – информационная  функция, которая фиксирует факты,  сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. С помощью письма  обеспечивается воздействие на людей в целях организации, поэтому письмо обладает организационной функцией. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция. Так же письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, требуя повышенного уровня образовательной подготовки и дисциплинируя исполнителя.                     

 Содержащаяся информация в письме может быть выражена  на любом языке, зафиксирована  любым способом на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства.                                                             Тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством  Российской  Федерации и  субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности  ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим  договором между деловыми партнерами.

       Основными средствами фиксации деловой информации являются: ручные  пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника, печатающие устройства персональных компьютеров. В качестве носителей информации находят применение на бумажной основе, микро носители  визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Не смотря, ни на что основным носителем деловой информации является бумага.                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Общие требования к языку делового письма

         К языку делового письма предъявляется  ряд требований. Главными особенностями  делового письма являются стиль и язык их написания. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать радушие, но с другой и достоинство. Письма, написанные в таком стиле, вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

        Для  языка деловой переписки характерно  стремление к стандартизации. Стандартизация  деловой речи заметно облегчает  восприятие при деловом общении,  способствует оптимизации документооборота  в целом, повышает информативность  документа. Она охватывает все  уровни языка – и лексику,  и морфологию, и синтаксис.

 Сообщение в письме  должно быть изложено простым  и естественным языком, полностью  исключающим двойное толкование. Нейтральный тон изложения – это норма официального делового общения, проявляющаяся в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской, а также разговорная лексика. Информация, содержащаяся в тексте письма, - официальная по своему характеру. Именно по этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Этикетные ритуалы делового текста.

          Речевой этикет – это совокупность всех этикетных речевых средств и правила их использования в тех или иных ситуациях. В различных сферах человеческой деятельности этикетные средства используются различно. Поэтому в самостоятельные системы выделяются его разновидности:                                              - воинский этикет                                                                                                        - дипломатический этикет                                                                                                        - церковный этикет                                                                                                             - светский этикет                                                                                                                                           - служебный этикет

                 Необходимость использования в письменной речи этикетных средств остается неизменной. Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Еще А. С. Пушкин заметил в «Путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».

 Общим принципом использования этикетных средств в  общественной жизни остается принцип вежливости. Этикет это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на потребности человека быть признанным, на учете его социального статуса и достоинства.

     Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:                                                    - Благодарю Вас….                                                                                                            - Искренне благодарю Вас….                                                                                                             - Прошу Вас принять….                                                                                                                         - Я с удовольствием приду к Вам….                                                                                                           - Желаю вам успехов….                                                                                                                              - С благодарностью принимаю от Вас….

       К этикетным  ритуалам, используемым в деловых письмах, также относятся различные виды похвалы:                                                                                                         - Вы проявили сердечное внимание к бездомным животным… (прямая похвала)                                                                                                                                                            - Поскольку Ваш «Досуговый центр» является лучшим по показателям в нашем городе….(косвенная похвала)  

        К этикетным ритуалам относят и выражение  надежды, уверенности, благодарности  в конце письма:                                                                                         - Надеемся на дальнейшее  взаимовыгодное сотрудничество с вами.…                                                       - Желаем успехов и будем рады положительному результату….                                                                                             

     Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, запас которых очень велик в богатом русском языке. От тона письма во многом зависит и успех дела.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Основные виды деловых писем.

         Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты фирмы-отправителя или учреждения. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей ответственностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

        Деловые  письма можно разделить на  несколько видов по разным  признакам. Одно из наиболее  распространенных разделений это по тематическому признаку. Оно имеет две группы:

Коммерческие письма -  используют при подготовки к заключению коммерческих сделок, а также при  выполнении условий договора.

Некоммерческие письма –  используются при решении различных  организационных, правовых вопросов, экономических  отношений.

        В  деловой сфере используются следующие  виды деловых писем:

• Письмо с просьбой о приеме на работу
• Письмо с заявлением об уходе с работы
• Рекомендательное письмо
• Сопроводительное письмо
• Письмо - уведомление
• Письмо – оферта
• Гарантийное письмо
• Письмо - презентация
• Письмо – благодарность и так далее.

Каждое из этих видов писем  имеет свои особенности.

    Сопроводительное письмо – составляется при отправке  адресату документов или материальных ценностей, такие письма оправдывают себя, в тех случаях, когда содержат дополнительные разъяснения к приложенному письму.                                  

    Письмо-оферта – содержит необходимые данные, чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Следует отметить, что письмо оферта может быть твердой или свободной. Если оферта твердая, то она выражается словами: «предлагаем твердо», если свободная, то: «предлагаем без обязательств».                         Письмо - презентация – содержит максимум необходимых данных о предприятие, а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата.                                                                                                                                  Письмо - благодарность – выражается благодарность за, какое- либо действие.                                                                                                            Гарантийное письмо – составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.                                                       Реквизиты - обязательные составные части делового письма или документа.      Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу.                                                                                   Резюме – документ, содержащий требования биографического характера, которое предъявляется при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности.            Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.                                                                     Справка - документ, подтверждающий какие либо факты или события. Справка бывает двух видов:                                                                                               описывающая или подтверждающая, какие либо события;                                                 утверждающая юридические факты.