Культура делового письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Международный институт экономики, менеджмента и информационных систем

Кафедра МЭММБИ

 

Культура делового письма

(реферат)

 

Выполнила студентка

2 курса 235 группы

Евстратенко Е.Ю.

__________________

(подпись)

Научный руководитель

Безугляк О.С

__________________

(подпись)

Работа защищена

«___»________2014 г.

Оценка____________

Барнаул 2014

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

С древнейших времен человек ведет переписку с другими людьми. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

 Актуальность темы  исследования определена все  возрастающей ролью служебного  делового письма в современном  мире. Сегодня служебное деловое  письмо - один из самых распространенных  видов служебных документов. Письма  служат средством внешних коммуникативных  связей со сторонними организациями  и предприятиями.

Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение существующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации.

В современных условиях информатизации общества служебное деловое письмо видоизменяется и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых компьютерных технологий оказали существенное влияние на форму, средства передачи служебной деловой переписки.

 

Цель данного реферата – изучить структуру и культуру современного делового письма.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. изучить историю происхождения делового письма
2. рассмотреть виды делового письма;
3. изучение культуры делового письма;
4. проанализировать требования к стилю изложения делового письма.

Объектом исследования является деловое письмо

Предметом исследования является изучение требований, предъявляемых к культуре делового письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

 

1.  История делового письма

 
          Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма. 
          Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».

Предшественниками «письмовников» были «формулярники». Они были известны на Западе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

 Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества.

 Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при их общении на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям. 
Письмо прошло длинный путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно к звуковому языку средство общения людей, возникающее на базе языка и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений [2].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Деловое письмо. Виды деловых писем

 

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.  
Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

1. Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров.

К ним относятся следующие деловые письма:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2.  Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности;

• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые  могут заинтересовать адресата;

• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и мер, которые будут приняты в случае их невыполнения;

• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения, какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.; 

• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей

По признаку получателя деловые письма делят на:

• Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

• Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

•Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

•Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

• Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

• Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

• Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

• Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

•   Факсовые – отправленные по факсу [6].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

1. Этикет делового письма

Культура деловой переписки - это и оформление письма,  и грамотность текста, и корректность употребления слов и выражений. Поэтому лучше всего, сначала использовать черновик, чтобы потом проверить себя и исключить неприятные недоразумения.

Этикет написания писем:

Этикет написания писем:

1. Необходимо отвечать на все полученные письма.

2. Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.

3. Если Вам нечего написать адресанту в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.

4. Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.

5. Если Вы набрали письмо на компьютере, следует добавить подпись или финальную строчку своим почерком.

6. Напечатанная подпись свидетельствует о невоспитанности человека. Ни в коем случае так не делайте!

7. Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.

8. Писать письмо надо тогда, когда Вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.

9. Писать анонимные письма неприлично.

10. Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.

11. Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.

12. Читать чужие письма без разрешения адресата или адресанта неприемлемо.

13. Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не Вам адресовано.

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:

• подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
• адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
• устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
• тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
• лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
• исключительно нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;
• лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.