Культура делового письма

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.

Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания письма рекомендуется:

• излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
• применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
• употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Cледует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;
• излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...»;
• не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
• в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам [7].

Общепринятые правила составления деловых писем.

Основой делового письма является текст, который должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать содержание конкретного дела, содержать доказательства, выводы

Текст делится на взаимообусловленные логические элементы: вступление, основную часть (доказательство), окончание. Во введении указывается причина написания письма, в основной части излагается суть вопроса, приводятся доказательства, объяснения, рассуждения. В окончании делают выводы, указывают цель написания письма (приложение 1).

Правильно оформленное, недвусмысленное по содержанию, безупречное с точки зрения структуры, грамотно написанное письмо должно быть залогом успеха дела

1. Оформление письма. Деловые письма печатают на компьютере, пишущей машинке или пишут на чистом бланке только с одной стороны Конечно, на бланке печатают только первую страницу письма, а последующие - на чистых листах. Для удобства с обеих сторон оставляют поля: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 16-19 мм.

В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.

2. Нумерация страниц . В письмах, оформленных на двух и более листах, нумерацию начинают со второй страницы, проставляя посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края.
3. Рубрики. Есть расчленение текста на составные части, графическое их отделения, является внешним отражением композиционного строения листа Простейшая рубрикация в письмах - деление текста на абзацы
4. Абзац. Отступ от левого поля в начале первой строки каждой части листа, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями, указывающий на переход от одной мысли к другой Абзац в письмах имеет состав дать минимально три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

1) зачин, в котором формулируется  тема абзаца, то есть сообщается, о чем пойдет речь;

2) фраза - излагается главная  информация абзаца;

3) комментарии - суммируется  то, о чем говорилось в абзаце

Основой служебного письма является текст, который должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть конкретного дела, содержать убедительные доказательства, аргументы.

Деловые письма пишут или печатают на бланке. Бланком документа считается стандартная бумага с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Правила расположения реквизитов документов регулируются государственным стандартом ДСТУ 41633-2003 "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов", которые вступили в силу с сентября 2003 года.

К основным реквизитам деловых писем относятся:

• эмблема организации или товарный знак, логотип, название организации;

• справочная информация об организации (почтовый индекс, почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес - e-mail, интернет-страница, реквизиты банковского счета организации);

• внутренний адрес;

• корреспондентские отметки (регистрационный номер документа, дата, место оформления);

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись должностного лица, печать;

• отметки о наличии приложений и копий и т.д. [5,c.231].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

 

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок, которые можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

•Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

         •Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

•Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

•Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

•Неправильное использование слов и терминов.

•Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

• Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

• Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

•Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма [3,c.259].

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфической чертой данного стиля является подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук... Главное — это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью» [2].

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

 

1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

2. Википедия: Деловые письма [Электронный ресурс]. –Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/– свободный. – Загл. с экрана.

3. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи / Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю.– М.: Высш. шк., 2007. – 259 с.

4. Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 2005. – 176 с.

5. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит:ЮНИТИ, 2004. – 231 с.

6. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003)/М.И Басаков. - М.: "Феникс", 2004
7. Правила хорошего тона: Этикет письма [Электронный ресурс]. –Режим доступа:  http://knigge.ru/etiket_pisma.html– свободный. – Загл. с экрана.

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

«Примеры деловых писем»

Директору ЖЭУ 28  Иванову И. И

Евстратенко Евгении Юрьевны,

проживающей по адресу:

656019; Алтайский край, Г.Барнаул, ул. Попова 37,247; Тел: 89628110243,

Претензия

Дом № 37 по улице Попова сдан в эксплуатацию и обслуживается Управляющей компанией «ЖЭУ 28».  Сообщаю вам, что в подъезде № 7  не работает лифт.

В соответствии со ст. 36 Жилищного кодекса лифтовое оборудование входит в состав общего имущества собственников дома. Однако на сегодняшний день собственники подъезда № 7 не имеют возможности реализовать свое право на пользование общедомовым имуществом. Наши жилищные права, и права потребителей нарушены.

В связи с вышеизложенным прошу:

1.    Произвести перерасчет платы по статье «содержание и текущий ремонт жилья» в части оказания услуг по обслуживанию лифтового оборудования с 17.09.2014 до момента устранения неполадок.

2.    Подключить лифтовое оборудование в подъезде № 7 дома по адресу: Попова 37. Устранить препятствия в пользовании собственниками дома лифтом 

3.    В случае невозможности удовлетворить мои требования прошу направить в мой адрес письменный мотивированный ответ в течение 10 дней (в соотв. со ст. 31 Закона о защите прав потребителей).