Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный  экономический университет»

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

по теме: Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации.

 

 

 

 

 

Исполнитель: студент

Направление

Профиль:ЦДО

Группа: ______

Ф.И.О:

 

 

Екатеринбург

2012

Содержание

Введение................................................................................................. 3

I. Общая характеристика  официально-делового стиля...................... 3

II. Составление личной документации ………………………………5

III. Практическое задание.  …………………………………………...18

Заключение ……………………………………………………………22

Список литературы .............................................................................. 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Стиль языка - совокупность языковых средств и приемов, употребляемых  в зависимости от цели и содержания высказывания с учетом обстановки, где происходит высказывание. Если сопоставить эти определения, то можно выделить наиболее общие положения: стиль (от греч.Stylus - стержень для письма на восковых дощечках) - это разновидность  литературного языка, которая функционирует (действует) в определённой сфере  общественной деятельности, для чего использует определённые для данного  стиля особенности построения текста и языковые средства выражения его  содержания. Определить стиль и его  особенности можно, проанализировав  некий ряд текстов и найдя  в них общие черты. Функциональные стили - это разновидности книжного языка, свойственные различным сферам человеческой деятельности и обладающие определенным своеобразием в использовании  языковых средств, отбор которых  происходит в зависимости от целей  и задач, ставящихся и решающихся в процессе общения.

Итак, целью данной работы является изучение одного из функциональных стилей речи, а именно официально-делового стиля речи. Следует изучить общую  характеристику официально-делового стиля  речи, его признаки, языковые нормы.

Общая характеристика официально-делового стиля

Официально-деловой стиль  представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного  языка: набор языковых средств, предназначение которых — обслуживание сферы  официально-деловых отношений (деловых  отношений между организациями, внутри них, между юридическими и  физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов — содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Наиболее существенные признаки деловой документации.

1. Специфика культуры  официально-деловой речи заключается  в том, что она включает в  себя владение двумя различными  по характеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения  документа, закономерности развертывания  его содержательной схемы, и  2) языковыми, регулирующими закономерности  отбора языкового материала для  наполнения содержательной схемы  документа. Различение этих двух  типов норм деловой речи помогает  понять направленность и этапы  мыслительной работы над текстом  документа: осмысление официально-деловой  ситуации —> подбор соответствующего  ей жанра документа —> уяснение  соответствующих жанру документа  норм построения текста —>  выбор отвечающих жанру и форме  документа языковых средств.

2. Форма документа (схема,  отражающая семантико-информационную  структуру текста) предоставляет  в распоряжение его составителя  определенный набор реквизитов  и определенную их композицию (последовательность и порядок  их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие ряду  документов) реквизиты: (1) адресат документа; (2) адресант документа; (3) заглавие (жанр) документа; (4) заглавие к содержанию  текста документа; (5) список приложений  к документу; (6) подпись; (7) дата. Обязательность/ необязательность употребления  определенных реквизитов определяет  жесткость/свободу построения формы  документа. Сказанное позволяет  характеризовать «пишущего» как  составителя текста документа  (по известным ему образцам): это  относится и к плану текстовых  норм, и к плану языковых норм.

3. Составитель, как правило,  использует традиционные для  официально-делового стиля языковые  средства. Таковы: и стилистика текста  документа (нейтральная, не-экспрессивная  и неэмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие  к однозначности лексемы и  привычные словосочетания, включая  клише и штампы, не говоря уже  о так называемых канцеляризмах  — языковых средствах, употребление  которых нормы литературного  языка ограничивают сферой деловой  речи); и морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных  для называния действий;тенденция  к неупотреблению в документах  лично-указательных местоимений  он, они), и синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру  причастные и деепричастные обороты,  сложноподчиненные предложения  с придаточными и с выражающими  логические отношения союзами;  именные цепочки с родительным  падежом; синтаксическая схема  перечисления).

Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля, ориентируя составителя текста документа на определенный выбор и на определенное восприятие текста документа его  «получателем» (= читателем). Все эти  специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень  стандартизации и унификации текстов  деловой документации.

Составление личной документации

ЗАЯВЛЕНИЕ.

Заявление — это официальное  сообщение в письменной (иногда в  устной) форме.

Заявление содержит чаще всего  предложение, жалобу или просьбу  какого-либо человека, адресованные или  организации, или должностному лицу.

Заявление включает:

      1. Наименование  адресата, которому направляется  заявление.

      2. Фамилию,  имя, отчество, должность или адрес  автора заявления.

      3. Наименование  документа.

      4. Точное  изложение просьбы, предложения.

      5. Опись  прилагаемых к заявлению документов.

      6. Дата, подпись.

В заявлении используется, как правило, официально-деловая  лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии).

Заявление — это документ, в котором в письменной форме  зафиксированное сообщение граждан  или организаций по поводу осуществления  своих прав или защиты интересов.

Заявление оформляют за определенным образцом, и адресована она определенному  официальному лицу или учреждению или  организации.

В ней может выражаться просьба принять на работу, зачесть  к учебному заведению или допустить  к вступительным экзаменам, предоставить отпуск и т.д.

В зависимости от того, кто  его подал, заявления бывают личными (пишутся от руки в одном экземпляре) и служебными (от организаций и  учреждений, которые, как правило, пишутся  на готовых бланках).

 

Вариант написания заявления.

Директору педагогического  училища

учащегося III курса Петрова  Николая

Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с переездом  на новое место жительство прошу Вас освободить меня от занятий на 5 дней.

 

21/1—2008 г.                                                                                  Петров

 

ДОВЕРЕННОСТЬ.

Доверенность — это  документ (письменное уполномочивание), за которым частное, официальное  лицо или организация предоставляет  право (полномочие) другому частному, официальному лицу или организации  на законных основаниях осуществлять от ее имени определенные юридически значимые действия или представительские  функции с (перед) третьими лицами и  этим создавать для последних  правовые следствия.

Доверенности разделяют  на личные (частные) доверенности и  официальные (служебные) доверенности. Официальную доверенность заключают  на специальном или общем бланке формата А4 или А5 (в зависимости  от объема текста) с непременным  указанием полного названия организации  и ее юридического адреса.

В зависимости от объема и содержания полномочий, которые  предоставляют представителю, доверенности разделяют на три вида:

 — разовые доверенности  на выполнение одноразового действия (самое частое это получение  товарно-материальных ценностей  или получения стипендии, платы,  пенсии, почтового перевода, бандероли  и тому подобное);

 — специальные доверенности  на осуществление частным лицом  или служащим одно типичных  поступков (представительство в  органах суда, выполнение хозяйственных  и банковских операций в пределах  определенного срока и тому  подобное);

 — генеральные доверенности (общие) на выполнение расширенных полномочий (осуществление операций, связанных с управлением и владением недвижимым и движимым имуществом, банковских операций, получения и послания корреспонденции, представительских функций в суде и т.п. с правом передоверия третьему лицу).

Срок действия доверенности отмечают цифрами (разовая, специальная) и буквами (Генеральная, общая).

Максимальный срок действия на доверенность не должен превышать  трех лет. Если срок не отмечен, доверенность, действующая на протяжении года от дня его заключения.

Недатированная доверенность не имеет юридической силы.

Лицо или учреждение, которое  заключило доверенность, может когда-либо его упразднить, а лицо, которому доверенность выдана, — отказаться от неё. С прекращением действия, доверенность теряет действие любое передоверие  третьему лицу.

Текст личной доверенности имеет произвольную форму, но следует  отметить такие сведения:

 — название доверенности;

 — место заключения, число, месяц, год — для Генеральной доверенности (буквами и без сокращений);

 — фамилия, имя и отчество доверителя;

 — домашний адрес доверителя (для генеральной доверенности);

 — фамилия, имя и отчество, сведения документа, которые удостоверяют лицо, которому выдают доверенность;

 — содержание поступков, обязанностей, прав, которые имеет полномочие выполнять доверенное лицо;

 — срок действия разовой доверенности подают цифрами, а специальной и генеральной — буквами;

 — подпись доверителя (правее);

 — дату заключения документа для одноразового поручения пишут цифрами;

 — подпись доверителя может засвидетельствовать предприятие, где он работает, заведение, где учится, ЖЕКУ за местом его обитания или любая нотариальная контора;

 — должность, название учреждения, заведения, подпись, инициалы и фамилия лица, от имени которого выступает заверитель;

 — запись о взыскании государственной пошлины или гербового сбора (для генеральной доверенности);

 — номер, за которым зарегистрирована доверенность (для генеральной доверенности);

 — отпечаток печати организации, заведения, где работает заверитель;

 — дату засвидетельствования отмечают цифрами, а для специальной и генеральной доверенности — буквами (левее).

Образец написания доверенности:

Доверенность

        Я,  Сватовская Елена Николаевна, учащаяся III курса, доверяю моей матери, Сватовской Марине Викторовне, проживающей  по адресу: город Сватово, ул. Садовая, дом 13, кв, 8, паспорт серия ……. , № ........, выдан ........, получить причитающуюся мне стипендию за март 2008 года.

      25.03.2008 г.                                                                              Сватовская

Подпись Сватовской Е. Н. удостоверяется.

Заведующий канцелярией (подпись)

     (Печать)                           (дата)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка  – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта и  т.д.) или объясняющий причины  какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Образец объяснительной записки приведен ниже.

 

 

Объяснительная записка (образец)

                                                                           Руководителю структурного подразделения                                                                                                

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Дата _____________________

Место составления _________________________________________________

О нарушении трудовой дисциплины ___________________________________

Ф.И.О. ____________________________________________________________

наименование должности, профессии, наименование структурного подразделения _____________________________________________________