Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

с какого времени работает в данной организации ________________________

дата нарушения, вид нарушения ______________________________________

изложение причин, обстоятельств  нарушения

Подпись             Расшифровка подписи

Объяснительная записка  – это документ, составляющийся по некоторым производственным вопросам (в качестве приложения к основному  документу – например, какому-либо проекту) либо по вопросам трудовых отношений.

Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника  событий, ее цель – разобраться в  причинах тех или иных событий.

Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в  случае предполагаемого совершения тем дисциплинарного проступка  – обязанность запросить у  работника объяснения в таком  случае прямо возложена на работодателя статьей 193 ТК РФ.

При этом у работника нет  обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить  акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике-то и нет.

Объяснительная записка  пишется в произвольной форме  с указанием даты ее составления  и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.

Образец объяснительной записки

Генеральному директору  ООО «Цветочек»

 Иванову И.И.

 от менеджера по  продажам

 Петрова П.П.

Объяснительная записка

Я, менеджер по продажам ООО  «Цветочек» Петров П.П., опоздал на работу 01.01.2010, поскольку это был официальный  нерабочий праздничный день, установленный  статьей 112 ТК РФ, а письменного согласия на работу в этот день я не давал.

 Прошу оплатить мне  фактически отработанное 01.01.2010 время  в количестве 6 (шести) часов в  двойном размере.

 

01.01.2010                            П.П. Петров

 

 

РАСПИСКА.

Расписка — это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь. Схематически расписку можно представить  следующим образом:

     1. Наименование  документа,

     2. Фамилия,  имя, отчество, должность автора  документа (того, кто дал расписку).

     3. Наименование  организации (или лица), передающих  что-нибудь. Если расписка выдается  лицу, то указывается фамилия,  имя, отчество, должность.

     4. Точное наименование  передаваемого — количество указывается  и цифрами, и прописью.

     5. Дата, подпись  получателя. Если расписка имеет  особенно важное значение, то  подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или  у нотариуса.

Ниже предлагаем несколько образцов написания расписки.

Пример  расписки:

РАСПИСКА

Я, Васильев Николай Петрович, секретарь педучилища, получил от профкома 20 (двадцать) руб. на организацию  новогодней елки.

 

28/ХII—2012 г.                                                                         Васильев

 

 

Ещё образец  расписки:

РАСПИСКА

Я Кузнецов Иван Владимирович проживающий в городе Сватово  по улице Коминтерна 43 взял в долг в Беликова Николая Павловича  жителя города Сватово, проживающего (адрес), деньги в размере 45 000 (сорок пять тысяч) долларов США на один год. Деньги обязуюсь вернуть до 30 мая 2009 года.

 

27 апреля 2012 год                                              (подпись) Кузнецов

Подпись верна                 Нотариус Петров (подпись и печать)

РЕЗЮМЕ.

Основное  правило при  составлении резюме - это изложение  более подробной  и полной информации о Ваших личных качествах и  профессиональной деятельности, совпадающей  с требованиями организации  к  претендентам на определённую должность. Именно от резюме будет зависеть первое впечатление потенциального работодателя о Ваших профессиональных и личных данных, и именно от резюме будет  зависеть пригласят Вас на собеседование  или нет.

В связи с этим, если резюме отправляется в несколько организаций, на соискание  разных должностей, корректируйте  резюме в каждом конкретном случае в соответствии с той вакансией, на которую Вы претендуете. В резюме нужно постараться  обратить внимание работодателя, что  биография Вашей  трудовой деятельности полностью соответствует  и совпадает  с желаемой и заявленной должностью.

Если  резюме пишется в  адрес конкретного  сотрудника организации, то в заголовке  необходимо указать, например, "г-жи Ивановой" или "г-на Иванова".

Ещё раз подчеркнём, что  основная цель резюме - как можно  лучше представить Ваши личные данные, профессиональный опыт и знания работодателю, и он захотел пригласить Вас лично  для беседы. Если же после отправки резюме обратного звонка не последовало - значит указанная в нём информация не сработала. В этом случае необходимо провести анализ изложенной информации в резюме и внести изменения, для укрепления вашего имиджа в глазах работодателя или изменить резюме для большего соответствия интересующим вакансиям.

Обычно  кадровики на ознакомление с резюме тратят мало времени. Поэтому  информация в резюме должна быть изложена так, чтобы сразу привлечь внимание. Исходя из этого максимальный объём  резюме - две страницы. Самый оптимальный  вариант - одна страница.

В случае трудоустройства  в зарубежную организацию, резюме отправляется на русском  и иностранном языке, знание которого является преимуществом  претендента  на соискание должности  в данной компании.

Оформление  резюме должно быть выдержано строго в едином, деловом стиле, то есть без излишеств  в шрифтах, цветах, каких-либо эффектах.

Теперь  более подробно рассмотрим обязательные поля и блоки, без которых не может обойтись ни одно резюме.

1. Личные данные:

- ФИО (куда же без него);

- дата рождения;

- контактная информация (всевозможные телефоны, e-mail);

- семейное положение.

2. Цель предоставления  резюме:                                                

Указание должности или  вакансии, на которую претендуете. Обычно пишут (например): "соискание должности  системного администратора".

3. Образование соискателя:

- основное образование (среднее, средне-специальное, высшее, незаконченное, учёная степень, второе высшее), с указанием названия учебного заведения, факультета, специальности и годов обучения;

- дополнительное образование (стажировки, курсы, тренинги и т.д.), с указанием периода обучения, названия и специализации дополнительного образования.

4. Опыт работы:

Описание Вашей трудовой деятельности. Предыдущие места работы принято указывать в обратном хронологическом порядке, начиная  с последнего. Синтаксис следующий:

- месяц и год начала работы - месяц и год увольнения;

- название организации;

- сфера деятельности компании - данный пункт необходимо описать развёрнуто, то есть например "ОАО "Телеком ЛТД" - телекоммуникации" будет неправильно. Нужно обязательно раскрыть с какими видами телекоммуникаций работала данная организация и с каким видом телекоммуникаций работали именно Вы;

- занимаемая должность (либо должности), с перечнем выполняемых обязанностей.

Большой ошибкой при описании в резюме трудового опыта является дословное  копирование записей  из трудовой книжки. Это недопустимо  в том  случае, если реальная трудовая деятельность не совпадает сописанной в  трудовой книжке. Потенциальный работодатель интересуется реальным опытом, а не формальным. Ему необходимо чётко представлять – ваши возможности для выполнения той или иной работы.

5. Профессиональные навыки:

Здесь указывается перечень Ваших знаний и умений, приобретённых  в процессе трудовой деятельности. Если, поменяв работу, Вы не изменили сферу деятельности, данный пункт  необходимо выделить отдельно. В противном  случае, достаточно будет указать  краткий перечень основных обязанностей для каждого места работы. 

6. Владение иностранными  языками: 

Необходимо указать языки  и соответствующие степени владения ими (базовый, разговорный, свободно, в  совершенстве).

7. Знание компьютера:

Указывается степень владения компьютером, программами, операционными  системами, языками программирования, базами данных.

8. Дополнительная информация:

В данном разделе указываются  сведения, которые по вашему должны быть известны работодателю. Например: наличие водительского удостоверения, автомобиля, личные качества, увлечения, интересы, желаемый уровень заработной платы и так далее.

Очень важно понимать особенности  желаемой должности и ставить  на первый план навыки и опыт, связанные  именно с указанной в резюме работой. 

Нет и не может быть единого  образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать  по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие  качества будут цениться на новой  работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.

Практическая  работа

1. написать резюме на  должность:

А) менеджер по продажам коммерческой фирмы

Б) экономист торгового  предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

А) ТуматСылдысХайдыпович

Телефон: 8-912-287-76-93 (сот.)

E-mail:asockiy@pervouralsk.ru

Дата рождения: 20.01.1977г.

Цель: соискание должности менеджера по продажам

Образование:Военно-транспортный институт железнодорожных войск и военных сообщений, 1994-1999 г., высшее (специалист), специальность: инженер по организации перевозок и управлению

Повышение квалификации: «Увеличение продаж посредством успешной коммуникации» группа ТОРР (сертификат № 23-УК-0804 от 29.05.2007 г.)

Профессиональные  навыки: опыт работы с локальными сетями напрямую. Опыт проведения переговоров, знание региональных рынков.

Опыт работы:ООО ТД «ПродИнко» с марта 2005г. по октябрь 2012 г.

Область деятельности: производство

Должность: региональный менеджер по продажам (директор дивизиона)

Дополнительные  сведения:

Семейное положение: женат. Дети: есть.

Возможность командировки: есть.

Знание ПК: опытный пользователь.

О себе: стрессоустойчив, коммуникабельный, ответственный.

Рекомендации: Субботский Владимир, коммерческий директор ООО ТД «ПродИнко», конт. тел.: 89162078171

Желаемый уровень з/п: от 1000 долл.

Б) Боженко Наталья Николаевна

Телефон: 8-912-287-76-93 (сот.)

E-mail: asockiy@pervouralsk.ru

Дата рождения: 20.01.1977г.

Цель: соискание должности ведущего экономиста предприятия.

Образование: Московский экономический институт – г. Москва.

Факультет: Финансы и кредит, 1995-2000 гг., Квалификация: Экономист (специaлист).

Профессиональные  навыки:

- Подготовка договорных  обязательств, расчетная работа  по договорам;

- Контроль финансовых  потоков; анализ фактических затрат;

- Расчет себестоимости  продукции (калькуляция);

- Разработка мер по  повышению рентабельности производства;

- Контроль над рациональным  использованием денежных средств  на заработную плату;

- Учет экономических показателей  результатов производственной деятельности  предприятия.

Опыт работы:август 2003 - март 2010 ЗАО "Мосхимпродукция" - г. Москва

Должность: Ведущий экономист

Функциональные обязанности:

- экономический анализ  хозяйственной деятельности предприятия  и его подразделений;

- расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам;

- составление финансового  плана предприятия;

- ведение переговоров  с заказчиками;

- оформление первичных  бухгалтерских документов.

Достигнутые результаты:

 За счет тщательного  подбора поставщиков сырья снижена  себестоимость продукции на 10%.

Дополнительные  сведения:

- УверенныйпользовательПК (MS Office, Outlook Еxpress, Internet).

- Знание специализированных  программ 1С "Предприятие 7.7"

- Знание ин.языков - английский  на уровне эксперта.

О себе: стрессоустойчива, коммуникабельна, ответственна.

Желаемый уровень з/п: от 1000 долл.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых  отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие  им способы речевого изложения. Тезис  о высокой регламентированности официально-деловой речи находит  свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.

В настоящее время текстовые  и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все  шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при  помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления», академик А. П. Ершов называет это  «компьютеризацией деловой прозы». По его мнению, деловая проза «всегда  внутренне формализована», это «лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время  самой своей сутью подготовлен  для того, чтобы стать объектом механизации», благодаря «регламентирующему действию формальной модели, лежащей  в основе данной области производственных отношений».

Одним из результатов этого  явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему  документа (для всех жанров) реквизит — пояснительный «заголовок к  тексту». Такой заголовок выступает  по существу как аннотация документа  в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого  действия + указание на объект этого  действия, типа О рекламации партии новых бланков. При вводе документа  в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного  сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже   (Рекламация ...). По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и  было закреплено в ГОСТах); но вот  ГОСТ 6. 39-72 отменил это привычное  начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода...»