Особенности работы на стенде

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы. Независимо от того, является ли ваш стенд угловым или находится в ряду, для эффективного привлечения внимания посетителей необходимо знать и умело применять правило «трех секунд». Правило это гласит, что у посетителя имеется всего три секунды, чтобы:

заметить ваш стенд;

узнать вашу фирму по названию или логотипу;

оценить достоинство ваших услуг.

Для того чтобы посетитель заметил ваш стенд, необходимо оптимально использовать световые эффекты, плакаты, фотографии, планшеты, лозунги, флажки, шары, движущиеся элементы и т. п.

Для того чтобы посетитель мог сразу узнать вашу фирму по названию или логотипу, сделайте их яркими и броскими. Желательно размещать название и логотип таким образом, чтобы был обеспечен просмотр издалека и с разных сторон.

Очень важным является вопрос о стоимости разработки и изготовления. Как ни странно, несмотря на огромное значение стенда для общего успеха на выставке, на нем можно экономить. В отличие от рекламных материалов и обучения стендистов, на которых экономить не следует, высокая стоимость стенда напрямую не влияет на его эффективность.

Цель работы: Рассмотреть технологии работы стендиста на стенде.

Задачи:

1.  Изучить особенности работы на стенде.

2.  Рассмотреть основные требования к стендисту.

3. Рассмотреть мотивацию и обучение стендистов.

 

1. Особенности работы  на стенде

 

Подготовка к работе на выставке включает в себя:

- инструктаж по общим вопросам (тематика выставки, цель присутствия, информация о других компаниях-участниках; задачи стендиста, план и распорядок работы стенда; список приглашенных, а также порядок ведения различных регистрационных документов). Необходимо также, чтобы стендисты хорошо знали предмет, основные характеристики товара (услуги) и отличие от аналогов, условия применения и поставки продукции.

- освоение особенностей общения  с посетителями1.

Индивидуальное участие в выставке со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для "первого выступления" на арене выставки можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят новичка от многих организационных хлопот2.

Государственные учреждения, союзы и другие институты - например, Торгово-промышленная палата - организовывают вместе с имеющими достаточный опыт устроителями выставок совместное участие отдельных стран или отраслей, или же общие стенды многих экспонентов под одной крышей. Такая форма участия - выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.

Участие в качестве субэкспонента на стенде дружественного предприятия тоже может быть для начала полезно, так как знакомит с практикой выставки. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре. Данные о субэкспонентах точно так же вносятся в каталог.

Выставочная программа вырабатывается согласно целям маркетинга и самой выставки.

Цель участия в выставке: увеличение сбыта

Все экспонаты действительно должны поставляться в пределах отведенного для этого времени.

Цель участия в выставке: демонстрация технического прогресса, инноваций и дизайна3.

Выставляемые предметы должны соответствовать новейшим техническим и эстетическим стандартам (на выставках не место лежалому товару!). Товарные новинки должны функционировать безупречно и быть действительно применимыми на практике.

Цель участия: продемонстрировать соответствие рекламных заявлений - технической функциональности и технической надежности товара - даже при неординарных обстоятельствах.

Специально подчеркиваются высокий уровень прогресса и особые функции отобранных для этого станков и приборов, а также способы их применения.

Выставочная программа вытекает из ответов на нижеследующие вопросы4:

Следует ли представлять полный спектр продукции/услуг или лишь отдельные, выразительно представленные проблемные решения?

Что обязательно следует показать на выставке?

Какие продукты/услуги являются новыми, улучшенными, превосходят конкурентов?

Какие моменты следует особо подчеркнуть?

Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы?

Учтены ли актуальные тенденции (экономически, технически)?

В порядке ли дизайн, окраска, упаковка?

Нужно ли изготовить специальные модели для выставки?

Что должны разъяснять текстовые табло, дисплеи, видеоматериалы?

Могут ли товары быть показаны в действии, близком к реальной практике?

Какие вспомогательные средства и оборудование для этого нужны (электрический ток, газ, сжатый воздух)?

Сколько места для этого нужно?

Потом по списку экспонатов определяется необходимое количество места и общая концепция стенда.

В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора как: допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

В технической части намечаются сроки и даются инструкции по монтажу и разборке, указания по оформлению стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, высота стенда, допусти-мая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются указания по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования5.

В случае отказа от участия в выставке выплачивается неустойка в разных размерах - в зависимости от конкретных сроков. В случае отказа от участия незадолго до мероприятия, возможно, при определенных обстоятельствах придется выплачивать полную сумму арендной платы за стенд6.

В принципе устроитель и делом, и советом помогает экспонентам, особенно тем, кто впервые участвует в выставке, в решении всех организационных и технических вопросов.

Вместе с документом об условиях участия в выставке или с подтверждением о выделении стенда экспоненту пересылаются формуляры заказа на разнообразные сервисные услуги. Помимо вспомогательных средств для работы с прессой и рекламы, у самого организатора или у фирм, с которыми он заключил договоры, можно сделать заказ на целый ряд услуг - бесплатно или по твердым расценкам.

Сюда входят:

арендованный стенд

прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудиовидеотехники

услуги экспедиции

помещения для хранения тары

резервирование жилья

уборка и охрана стенда

транспортная и выставочная страховка

проводка электричества, воды, нагнетаемого воздуха

подключение телекоммуникаций

предоставление подсобных рабочих

фотообслуживание

Уже на месте при монтаже предлагаются и другие услуги, продажа и прокат цветов, декоративный материал и материал для монтажа стенда, продажа товаров повседневного спроса, предоставление новой рабочей силы и т.д7.

В сервис входит также выдача удостоверений для персонала стенда. Соответственно величине стенда его персоналу раздаются бесплатные пропуска; другие удостоверения участников можно получить за плату. Платные долгосрочные пропуска для парковки могут быть затребованы заранее на соответствующем бланке заказа.

 

 

2. Основные требования  к стендисту

 

Стендисты – это сотрудники, которые находятся на стенде всегда и решают задачи по привлечению внимания и удержанию посетителей, ознакомлению их с необходимой информацией и получения координат для продолжения контакта после выставки. Требования к стендистам – демонстрация доброжелательности и дружелюбия любому из тех, кто пришел на стенд. И это не случайно. По данным исследований 60% посетителей, придя на выставку, имеют мотив приобрести экспонируемые в торговом зале товары, 85% посетителей компетентны для дачи рекомендаций о том, с какой из представленных на выставке компаний стоит строить более плотные отношения. Человеческий фактор в личном контакте (а именно он и происходит на выставке) очень весом. Если выставочный персонал ведет себя отталкивающе, то даже при наличии у компании самых замечательных товаров и услуг посетитель может поставить ее в один ряд с конкурентами, а не отметить как приоритетную компанию. Он будет искать другие предложения, а их на выставке превеликое множество8.

Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами:    

• умение и желание общаться с людьми9;    

• знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;    

• выносливость;    

• привлекательная внешность.

Вывод: в выставочном деле внешняя красота, практически, означает профнепригодность.

Немаловажный параметр при подборе стендистов - опытность. И коммуникабельность. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера10. 

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если ваши товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции11.

Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы.    

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по вопросам:    

• тематика выставки;    

• цели участия выставки;    

• перечень продукции, услуг, представляемых на выставке;    

• основные новинки;    

• задачи, стоящими перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т. д.)    

• план стенда;    

• закрепление мест на стенде за каждым стендистом;    

• распорядок работы;    

• в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;    

• основные категории предполагаемых посетителей;    

• формы регистрации посетителей;    

• формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.    

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая - материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п12.

Чем более обоснованно подобран и компетентен персонал стенда, тем больше шансов на высокие показатели сбыта и налаживание новых контактов. Целенаправленный выбор и интенсивное обучение сотрудников стенда столь же важны, сколь и эффектная презентация товаров13.

Планирование и подбор персонала

При выборе подходящих для участия в выставке сотрудников следует руководствоваться соображениями как об их профессиональной квалификации, так и об их личных качествах:

четкие теоретические и практические профессиональные знания

контактность и общительность

уверенное поведение и находчивость

хорошо поставленная речь

умение приспосабливаться к обстоятельствам

знание иностранных языков

опыт работы на выставках

способность переносить нагрузки (здоровье)

любовь к путешествиям

Для выполнения целого ряда работ на стенде может быть привлечен местный вспомогательный персонал. Это касается, например, рабочей силы для монтажа и разборки стенда, помощников на кухне и при приеме гостей, а также переводчиков. Последние часто предоставляются для почасовой работы администрацией выставки14.

К персоналу стенда, сформированному в зависимости от величины предприятия, относятся: