Телефонный разговор в современном бизнесе

Ловушка дикции. Плохая дикция будет затемнять смысл высказываний. Так что, если у вас имеются проблемы с речью, есть смысл использовать какой-то иной способ ведения переговоров.

Ловушка отказов. К отказам тоже стоит готовиться заранее. И знать, что именно вы скажете в том или ином случае.

Ловушка интонации. Раздражение, неуверенность, скука в голосе всегда очень сильно «бросаются в глаза». Будьте любезны добиться идеального интонационного рисунка. Кто станет говорить с занудой, который тянет каждое слово? Собеседник не захочет спать у трубки или медленно погружаться в депрессию, он просто не станет с вами общаться.

Если раздался звонок...

Правильно ответить на деловой звонок, это, между  прочим, тоже искусство. Которым, увы, очень  многие деловые люди не владеют. А  нужно всего-навсего запомнить  несколько правил.

• Трубку следует взять сразу после первого звонка. Если у вас посетитель, вы пишете письмо или заняты чем-то еще, вполне допустимо ответить после того, как телефон прозвонит два-три раза. Но лучше не затягивать. Помните: в ваших интересах отвечать на каждый звонок. А вдруг на том конце человек с наивыгоднейшим деловым предложением?
• При плохой слышимости не стоит кричать в трубку. Это вы плохо слышите абонента, а не он вас. Попросите его говорить погромче, спросите, как он вас слышит.
• «Да», «Алло», «Слушаю» — все эти варианты начала разговора в деловом мире, по меньшей мере, неуместны. Подняв трубку, необходимо представиться: сказать название фирмы и свою фамилию. Если абонент ошибся номером, ошибка сразу станет ясна и не придется тратить времени на ненужные разговоры.
• Никогда не отвечайте грубо. Вы не знаете, кто находится на том конце провода. Но кто бы это ни был, его мало волнует, что вы только что поругались с шефом или завалили годовой отчет и настроение у вас ни к черту...
• Если звонят вашему коллеге, которого нет на месте, не стоит резко «отшивать» звонящего. Ведь ему надо дозвониться, он будет трезвонить и через час, и через два. Не лучше ли вежливо поинтересоваться, кто это и что сказать коллеге?
• Научитесь «принимать телефонограммы». Между прочим, существуют специальные бланки для записи телефонных сообщений. Там указывается, кто звонил, когда звонил и что хотел сказать.
• Никогда не говорите «нет» по телефону. Ищите позитивные формулировки. Забудьте словосочетание «я не знаю» или «я не могу». Вы здесь работаете, знать — ваша обязанность. А если выполнить желание клиента невозможно, вместо прямого отказа всегда можно предложить альтернативный вариант. Если вам необходимо отойти от телефона на пару минут, честно скажите собеседнику, на сколько вы уходите, и спросите, может ли он подождать. Привычное «я на секундочку» здесь не пройдет.
• Не стоит разговаривать с «анонимами». Если собеседник; забыл назваться, вежливо поинтересуйтесь, кто он и откуда. Иначе вы рискуете совершить массу оплошностей, принимая заказ или сообщая ему информацию.
• Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Нетерпеливо «закруглять» собеседника, по меньшей мере, дурной тон. Возможно, у собеседника еще есть вопросы, а вы уже повесили трубку...
• По окончании разговора заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и встрече с ним. Поблагодарите, если он вам помог или сообщил приятную новость. Пожелайте всего наилучшего и распрощайтесь.

Роль телефонного  разговора в бизнесе

В современном деловом мире, ведение  телефонных переговоров неотъемлемая и важная часть ведения бизнеса. Для бизнесмена, уважающего своё дело, желающего создать благоприятный  имидж компании не обойтись без таких  этапов, как оценка конкурентной области, регистрации компании, создание сайтов, реклама и пиар, продвижение компании и т. д. Как правило, в качестве первых шагов фирмы являются телефонные звонки партнерам и клиентам. Большую часть рабочего времени бизнесмен тратит на телефонный разговор. Чувства такта, соблюдение этики и понимание своего дела ведут к положительному мнению и по части благоприятному последствию в развитии собственного дела. Также репутация фирмы зависит от сотрудников, имеющих возможность разговаривать по телефону.

Важно произвести хорошее впечатление  на собеседника. Для этого стоит  говорить четко, вежливо, даже если сейчас плохое настроение, то вовсе не стоит  об этом знать другим. Первое, что  нужно сделать, при телефонном разговоре, это поприветствовать собеседника, представиться или представить  фирму, от лица которой разговаривает  работник. Даже если голос узнаваем, то необходимость в представлении  не исчезает.

Сам телефонный разговор должен быть непринужденным, располагающего клиента  к приятной беседе и в тоже время  кратким и содержательным. Как  происходит изготовление сайтов: поиск клиента, составление технического задания, разработка и утверждение заказчиком, точно также происходит и телефонный звонок, в первую очередь необходимо найти подходящего клиента, потом подготовиться к разговору (это как составление технического задания), сам разговор и определенный результат. Даже если разговор подойдет к неблагополучному исходу для менеджера, нужно все равно закончить беседу на хорошей ноте. Возможно, создав положительное мнение о фирме, клиент позже обратится за другой услугой, предоставляемой компанией.

Имидж компании, репутация, ее положение, проведение рекламных кампаний - всё  это повлияет на ведение бизнеса  в дальнейшем. Если в офисе раздается  телефонный звонок, то значит кому-то еще  интересно существование компании. Даже если ошиблись номером, попросили создание интернет-магазина, а компания занимается разработкой и монтажом пластиковых окон, резко отвечать абоненту не надо. Достаточно представить компанию и специализацию, собеседник сам поймет, что ошибся номером. Зато впоследствии человек может вспомнить об этом случае, когда ему потребуется виртуальный супермаркет. Человеческий фактор играет немаловажную роль в суровой жизни бизнеса. Успешного бизнеса, множество клиентов и собеседников на том конце провода!