Место и роль коммуникаций в системе управления

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Кузбасский государственный технический университет»

Кафедра государственного и муниципального управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Социология управления»

На тему: «Место и роль коммуникаций в системе управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 Выполнил:

                                                               студент заочного факультета

                                                            3 курса, группы МУБЗ 122

                                          шифр № 212232

                                                                 Шадрина Татьяна Николаевна

 

 

                                 Проверил:

                                                                   Медовиковав Е А

 

 

 

 

 

 

 

                                        Прокопьевск 2014

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                          3

1.Коммуникация и ее  основные элементы                                                    5

2.Основные элементы коммуникативных  воздействий                             7

3.Типы коммуникативных  взаимодействий, применяемых в 

управлении                                                                                                           9

Заключение                                                                                                         13

Список литературы                                                                                          15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом.

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или от этого могут страдать межличностные отношения.

Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

«Коммуникация» и «информация» - взаимосвязанные понятия.

 Коммуникация включает и  то, что передается, и то, как передается. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус.

Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Власть и информационное общение в организациях занимают различное положение, а в определенном смысле даже противостоят друг другу. Потребность в увеличении объема и содержания такого общения вызывает к жизни соответствующие структурные образования, которые в своей совокупности образуют коммуникативную структуру организации. Такая структура может включать в себя: комитеты, комиссии, оперативные рабочие группы, структуры, концентрирующиеся вокруг менеджеров-интеграторов, матричные формы и, наконец, штабы. Взаимоотношение штаба и линии является показателем состыкованности властной и коммуникативной структур организации.

В данной работе рассмотрены вопросы, касающиеся основных элементов коммуникации, самого понятия коммуникаций, типов коммуникационных воздействий, применяемых в управлении. Вся эта информация необходима для понятия сущности коммуникативных структур организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Коммуникация и ее основные элементы

Коммуникация (от лат. - сообщение, передача) - это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями, организациями.

Коммуникация между отдельными людьми, их группами, организациями, государствами, культурами осуществляется в процессе общения как обмен специальными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, навыки, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.

Выделяя важную конструктивную роль коммуникации в становлении и развитии человеческой деятельности, в функционировании социальных систем,  американский социолог Т. Парсонс подчеркивал, что «удивительная сложность систем человеческой деятельности невозможна без относительно стабильных символических систем», а последние создаются и функционируют только благодаря процессам коммуникации. Ситуация двух участвующих во взаимодействии лиц никогда не бывает идентичной, поэтому без способности к абстрагированию значений от отдельных частных ситуаций и введения этих абстрактных символов, значений, норм в символическую систему культуры, «коммуникация была бы невозможной».

Коммуникативный процесс включает в себя взаимный обмен символами, значениями, информацией между двумя и большим количеством личностей, каждая из которых выступает в качестве автора - субъекта социального действия. Каждый автор стремится определенным образом воздействовать на реципиента стимулировать в некотором смысле ответный результат, т.е. на человека, которому адресовано сообщение, с целью испытать чувство, оценку, действие и т.п. «Поскольку коммуникация является частью социального процесса, постольку, - пишет Т. Парсонс, - личности действуют в рамках роли, природа которой зависит от ее отношений с актуальными и реальными реципиентами сообщения, и от источников, из которых она получает коммуникативное содержание».

Согласно Т. Парсонсу, в процессе коммуникации взаимодействуют несколько элементов:

1.Действие автора или носителя сообщения;

2.Ответная реакция реципиента;

3.Содержание коммуникативного процесса;

4.Взаимные роли, связывающие между собой участников коммуникативного взаимодействия.

Коммуникационный процесс представляет собой необходимую предпосылку становления, развития и функционирования всех социальных систем, потому что именно он обеспечивает связь между людьми и их общностями, делает возможной связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Именно посредством коммуникации осуществляется управление, поэтому она представляет в добавление ко всему сказанному и социальный механизм, с помощью которого возникает и реализуется власть в обществе.

Коммуникация представляет собой сложный многокомпонентный процесс. Основными его компонентами являются:

1.Субъекты коммуникационного процесса - отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);

2.Средства коммуникации - код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);

3.Предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);

4.Эффекты коммуникации - выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

2.Основные элементы коммуникативных воздействий

Коммуникационный процесс можно описать следующим образом:

отправитель (источник), цель которого заключается в том, чтобы оказать то или иное воздействие на получателя, передает определенное сообщение. Сообщение может быть закодировано с помощью вербальных (невербальных) знаков, символов, содержащих те или иные смыслы. Получателю для понимания смысла передаваемого сообщения необходимо его раскодировать (декодировать). Коммуникация предполагает и обратную связь, благодаря которой отправитель убеждается, что сообщение дошло до адресата и соответствующим образом проинтерпретировано.

В качестве источника могут выступать отдельные индивиды, группы людей, общественные институты (государственные учреждения, политические партии общественные организации, фирмы и т.п.). Источник является инициатором коммуникативного процесса, который начинается только тогда, когда у отправителя возникает потребность в создании и передаче какого-либо сообщения. Создатель сообщения не всегда выступает в роли коммуникатора, непосредственно это сообщение передающего (данное положение касается массовой коммуникации). 

Цели кодирования -  доведение замысла (идеи) отправителя до получателя; обеспечение такой интерпретации сообщения получателем, которая адекватна замыслу отправителя.  То есть получатель должен воспринять смысл сообщения именно таким, какой был вложен его отправителем. Для этого используются системы кодов - символов и знаков, одинаково интерпретируемых обеими сторонами. В теории коммуникации под кодированием часто понимают соответствующую переработку исходной идеи сообщения с целью ее доведения до адресата.

Декодирование - это обратный процесс  перевода закодированного сообщения на язык, понятный получателю. В более широком плане это: 

а).Процесс придания определенного смысла полученным сигналам;

б).Процесс выявления первоначального замысла, исходной идеи отправителя, понимания смысла его сообщения.

Сообщение - это осмысленная и соответствующим образом (с помощью языка или других знаковых систем)  закодированная информация. Сообщение может быть передано при личной беседе, в ходе выступления перед аудиторией, с помощью прессы, радио, телевидения, электронной почты и пр. Обычно сообщения - это высказывания или тексты. Но в невербальной коммуникации сообщением может быть изображение (дорожный знак, рисунок, схема или фотография), физический предмет (например, подарок как знак признательности). 

Получатель - тот (или те), кому адресовано сообщение. Именно для него осуществляется коммуникация. Получателем может быть одно лицо, группа лиц, общество в целом или какая-нибудь его часть.   Характеристики получателя являются одним из важнейших факторов, влияющих на результативность коммуникации. Важным условием является способность получателя воспринимать и декодировать посланное ему сообщение, т.е. распознавать и интерпретировать его смысл. Эта способность определяется компетентностью получателя, его жизненным опытом, групповой принадлежностью, ценностными ориентациями, общей культурой, социокультурными рамками, в которых осуществляется коммуникативный процесс.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Типы коммуникативных  взаимодействий, применяемых в управлении

По мнению М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури «эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают как среда влияет на обмен информацией».

Высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения.

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.