Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Декабря 2014 в 10:04, контрольная работа
Актуальность моей темы заключается в том что, в современном мире для делового общения важную роль играет официальное письмо. Во-первых, письмо - это средство обмена информацией. Во-вторых, устная договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению, а деловое письмо, составленное в соответствии с требованиями документирования, будет отражать точность содержащейся в нем информации.
Основными подходами к раскрытию темы являются: изучение функций и видов делового письма, рассмотрение этикетных ритуалов делового текста и общих требований к языку делового письма.
Введение 3
1. Функции делового письма 4-5
2. Общие требования к языку делового письма 5-7
3. Этикетные ритуалы делового текста 7-9
4. Основные виды деловых писем 9-10
Заключение 11
Практическое задание 12-13
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВПО «УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
СОДЕРЖАНИЕ
Ведение
ВВЕДЕНИЕ
Деловое письмо – это распространённый вид документации, одно из средств обмена информацией.
Деловые письма относятся к основным средствам установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами и заведениями.
Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особым правилам. Содержание разговора можно неправильно запомнить, забыть, намеренно исказить или неверно понять. Но сохранение текста в письменном виде и зафиксированном по этим особым правилам, дает уверенность в точности имеющейся в данном письме информации.
Создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе называется документирование. Оно несет особое значение для делового общения.
Актуальность моей темы заключается в том что, в современном мире для делового общения важную роль играет официальное письмо. Во-первых, письмо - это средство обмена информацией. Во-вторых, устная договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению, а деловое письмо, составленное в соответствии с требованиями документирования, будет отражать точность содержащейся в нем информации.
Основными подходами к раскрытию темы являются: изучение функций и видов делового письма, рассмотрение этикетных ритуалов делового текста и общих требований к языку делового письма.
Письмо несет юридическую
используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это -информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.
Среди функций документа выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся такие функции, как: коммуникативная функция – документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; информационная функция – главная задача документа выражается в сохранении информации; социальная функция – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью; культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
К специальным функциям документа относятся:
правовая функция – документ является
средством закрепления и изменения правовых
норм и правоотношений в обществе. Правовую
функцию выполняют законодательные и
правовые нормативные акты, а также документы,
приобретающие правовую функцию на время.
Так, для использования в качестве судебного
доказательства это может быть любой документ;
управленческая функция – документ выступает
в роли инструмента управления; этой функцией
наделены так называемые управленческие
документы (плановые, отчетные, организационно-
Перечисленные функции определяют общие
требования к документу. В России современные
требования к оформлению организационно-
Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами, норм и правил русского языка.
Тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках.
Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.
Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых реквизитов.
К официально-деловому письму предъявляются
особые требования. Данные требования
в свою очередь определяются условиями
делового общения, к которым относятся
такие, как официальный характер, адресность,
повторяемость управленческих ситуаций,
тематическая ограниченность. Указанные
требования лежат в основе такого понятия,
как культура официальной переписки, формирование
которого связано с освоением мирового
опыта составления и оформления деловых
писем.
Итак, можно выделить следующие стандартные
требования или основные черты делового
стиля общения:
Более подробно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований.
Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и прочее, т. е. стандартизация многих деловых документов. А это в свою очередь одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.
Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения.
Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.
Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.
В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования).
Деловые письма - приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Андрей Сергеевич! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; С наилучшими пожеланиями!
Этикетные ритуалы, выраженные глаголами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета: «Благодарю Вас за участие», «Прошу Вас направить на наш адрес...», «Желаем Вам успехов и надеемся на будущее сотрудничество», «С благодарностью подтверждаю получение от Вас ...».
К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы: «Вы проявили сердечное внимание к...» (прямая похвала), «Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности...» (косвенная похвала), «Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники...» (косвенная похвала).
К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма: «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения», «Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество», Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время».
Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости. Важно — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем.
Если между партнерами происходит длительная переписка, рекомендуется в начале письма вежливо отсылать к предыдущим. Это необходимо делать для того, чтобы дать понять партнеру о том, что письма его получены.
Правила делового этикета рекомендуют начинать написание первого письма партнеру с общего описания компании, ее основных целей и предоставляемых услугах. Далее описываются задачи, которые необходимо решать вместе с партнером.
Письмо завершается благодарностями за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. Обязательно нужно добавить в самом конце «С уважением, ...» или «Искренне ваш...». После этих слов на правой стороне листа ставится подпись под словами вежливости.
|