Анализ организации системы управления в таможенной службе

       При этом чаще всего могут рассматриваться следующие каналы управленческих взаимоотношений: 1) ГТК России — РТУ; 2) РТУ — таможня; 3) начальник таможни — отделы таможни; 4) отдел таможни — отдел таможни; 5) таможня — таможенный пост; 6) таможенный пост — таможенный пост; 7) таможня — таможня; 8) ГТК России — таможня. В центре таких взаимоотношений — таможня с ее начальником, отделами и таможенными постами. Это не случайно, ибо здесь решаются основные вопросы таможенной деятельности. Между звеньями и уровнями управления в таможенных органах складываются следующие виды взаимоотношений:

       Вертикальные управленческие отношения (ГТК — РТУ; РТУ — таможня; начальник таможни — отделы таможни; таможня — таможенный пост; ГТК — таможня);

       Горизонтальные управленческие отношения (РТУ — РТУ; отдел таможни — отдел таможни; таможенный пост — таможенный пост; таможня — таможня);

       Диагональные управленческие отношения (пост — взаимодействующая таможня отправления или назначения; таможня — взаимодействующее РТУ другого региона; отдел ГТК — взаимодействующее Управление ГТК РФ). Рассмотрим эти взаимоотношения несколько подробнее.

       Горизонтальные отношения могут быть двух категорий. Во-первых, коллегиальные — отношения между сотрудниками одного отдела, находящимися в подчинении у одного начальника. Во-вторых, параллельные — отношения между сотрудниками разных отделов, занимающими одинаковое положение в организации, у которых возникает необходимость обмена информацией, идеями и мнениями (например, такие каналы горизонтальных параллельных взаимоотношений, как отдел таможни — отдел таможни, таможенный пост — таможенный пост, таможня — таможня).

       Диагональные отношения — это отношения, возникающие между звеньями управления, находящимися на различных уровнях системы управления, не состоящими в отношениях прямого подчинения, но взаимодействующими между собой во исполнение решений вышестоящих уровней. Примерами таких отношений являются взаимное информирование при доставке товаров, направление запросов, обязательных для исполнения, по вопросам осуществления правоохранительных функций и тому подобное.

       Аналогично при создании в рамках линейной структуры управления института помощников и советников, которые готовят соответствующие рекомендации руководителю, организационная структура управления получает название линейно-штабной[4].⁴

       Линейная и функциональная организационные структуры управления наиболее характерны для вертикальных управленческих взаимоотношений. Опора в управленческой деятельности на развитие горизонтальных взаимоотношений чаще всего приводит к так называемым программно-целевым (матричным) организационным структурам управления.

        В качестве примера стихийного программно-целевого образования можно назвать оперативную группу, создаваемую в таможенном органе для выявления контрабанды или предупреждения других нарушений таможенной границы. Сочетание рассмотренных структур управления порождает так называемую смешанную организационную структуру управления, характерную для единой системы таможенных органов Российской Федерации. Рассмотрим характеристики этих структур несколько подробнее. В числе преимуществ линейной организации многие авторы чаще всего выделяют:

-                   Ярко выраженную систему вертикальных связей.

-                   Ответственность, установленные обязательства.

-                   Четкое распределение обязанностей и полномочий.

-                   Оперативный процесс принятия решений.

-                   Простоту в понимании и использовании указаний.

-                   Возможность поддерживать необходимую дисциплину.

       Этот тип управленческой структуры ведет к формированию стабильной и прочной организации. Преимущества линейно-штабной организационной структуры управления в том, что при ее использовании достигаются: более глубокая подготовка решений и планов; освобождение линейных руководителей от более глубокого анализа проблем; возможность привлечения консультантов и экспертов. Недостатками линейно-штабной структуры управления являются: недостаточно четкая ответственность штаба; появление тенденций к чрезмерной централизации. Создание линейно-штабных структур есть первый шаг к функциональной специализации в управлении.

Глава 2. Анализ организации системы управления в  таможенной службе

2.1. Анализ  системы управления в Нижегородской таможне

       В соответствии с приказом Федеральной таможенной службы № 1352 от 16 июля 2011 года «О совершенствовании структуры таможенных органов, расположенных в Приволжском федеральном округе» реорганизованы Кировская, Марийская, Чувашская и Нижегородская таможни в форме присоединения Кировской, Марийской и Чувашской таможен к  Нижегородской  таможне, говорит Пресс-служба ФТС РФ. В результате реорганизации структуры  Нижегородской   таможни  перечень мест таможенного оформления выглядит следующим образом:

1) Выксунский таможенный  пост

2) Таможенный пост Аэропорт  Нижний Новгород.

3) Кстовский таможенный пост.

4) Таможенный пост ГАЗ.

5) Дзержинский таможенный  пост.

6) Марийский таможенный  пост

7) Чувашский таможенный  пост

8) Кировский областной  таможенный пост

       Несмотря на изменения в структуре таможни, по-прежнему Нижегородская таможня характеризуется как «экспортноориентируемная». С реорганизацией  Нижегородской   таможни  увеличился ряд показателей ее деятельности. Так, например, в период с 01.10.2011 по 20.11.2011 общее количество ДТ составило уже 11 820 деклараций (ИМ – 4 855 / ЭК - 6965). В аналогичный интервал времени прошлого года количество оформленных деклараций составляло лишь 7 799 штук (ИМ – 2 828 / ЭК - 4971).      Изменилась и около таможенная инфраструктура таможни. Так, например, если ранее в регионе деятельности таможни работало 14 складов временного хранения, то в настоящее время подконтрольными  Нижегородской таможне являются уже 30 СВХ.В 2011 году таможенными органами Приволжского региона в федеральный бюджет было перечислено 111,3 млрд. рублей, что на 40,8% больше уровня прошлого года. Реорганизация коснулась Нижегородской таможни. С 1 октября к ней присоединены Кировская, Марийская, Чувашская таможни, которые преобразованы в таможенные посты. В результате в регион деятельности Нижегородской таможни входят 4 субъекта РФ: Нижегородская и Кировская области, Чувашская республика и республика Марий-Эл.  Ещё один итог – признание и высокая оценка руководством ФТС России на прошедшей в декабре коллегии внедрения в таможенных органах региона системы управления качеством на основе международных стандартов ИСО серии 9000.

2.2. Анализ организации  системы управления в Нижегородской  таможне

        На процесс подбора кадров, прежде всего, оказывает влияние организационная структура таможни. Как уже отмечалось, подразделения Нижегородской таможни можно условно объединить в пять блоков:

- финансово-экономический;

- правоохранительный;

- таможенного оформления;

- кадровый;

- околотаможенной инфраструктуры.

        Должностные лица первых трех блоков находятся в постоянном взаимодействии с участниками внешнеэкономической деятельности. Кадровый блок осуществляет работу с персоналом таможни по подбору и расстановке кадров, их обучению и движению, их воспитанию и укреплению трудовой дисциплины.

       Изучив табл. 2, можно проследить аналогию с этапами, выделенными специалистами в области менеджмента, если первую ступень в таблице назовем вербовкой, вторую − первичным изучением информации, третью − предварительным этапом, а ступени с четвертой по восемнадцатую − этапом селекции.

       Поиск кандидатов осуществляется отделом кадров и руководителями структурных подразделений, имеющих вакансии. Вербовка используется в двух вариантах:

- индивидуальный − по рекомендациям, через личные знакомства;

- массовый − по объявлениям.

Таблица 2.

№ п/п	Проводимая работа	Ответственный	Примечание
1	2	3	4
1	Поиск кандидатов	Начальник комплектуемого подразделения
2	Индивидуальная беседа с  кандидатом с целью проверки документов (удостоверение личности, об образовании  и др.), первичной оценки кандидата  и направления его в комплектуемое подразделение для дальнейшего изучения	Начальник отдела кадров	Мнение излагается в Листе изучения кандидата
3	Индивидуальная беседа с  кандидатом, сбор и изучение документов, характеризующих кандидата (по месту учебы, службы, предыдущей работы, жительства, личных рекомендаций сотрудников таможни) с целью определения профессиональной пригодности кандидата для обеспечения конкретного участка таможенной деятельности	Начальник комплектуемого подразделения
4	Разъяснение кандидату условий  отбора, предупреждение его о необходимости  прохождения медицинского освидетельствования, предъявления характеристики с предыдущего  места работы, а также проверки в соответствии с законодательством  представляемых им сведений	Начальник комплектуемого подразделения	После получения достаточных  оснований считать, что изучаемое  лицо может быть рассмотрено в  качестве кандидата
5	Оформление письменного  заявления кандидата с просьбой рассмотреть его в качестве кандидата  на службу в таможню	Начальник комплектуемого подразделения	После получения достаточных  оснований считать, что изучаемое  лицо может быть рассмотрено в  качестве кандидата
6	Направление собранных в  ходе изучения кандидата документов, в том числе заявления кандидата, в отдел кадров для дальнейшей работы	Начальник комплектуемого подразделения	Мнение излагается в Листе  изучения кандидата
7	Изучение и оценка документов изучения кандидата, поступивших из комплектуемого подразделения	Начальник отдела кадров
8	Индивидуальная беседа с  кандидатом с целью оформления документов (анкета, автобиография)	Начальник отдела кадров
9	Направление запроса в  отдел регистрации, учета и хранения оперативных материалов и уголовной  статистики	Начальник отдела кадров	В случае если кандидат ранее  работал в таможенных органах
10	Психологическое обследование кандидата, подготовка заключений и  рекомендаций по результатам	Психолог таможни	В течение 3-х дней заключение направляется в отдел кадров
11	Направление собранных в  ходе изучения кандидата материалов в отдел собственной безопасности для дальнейшей работы	Начальник отдела кадров
12	Индивидуальная беседа с  кандидатом, изучение материалов на кандидата, организация в установленном  порядке проверки сведений, содержащихся в них	Начальник отдела собственной  безопасности
13	Подготовка и направление  в отдел кадров заключения с выводом  о пригодности (непригодности) кандидата для работы в таможне, а также всех собранных в ходе изучения кандидата материалов	Начальник отдела собственной  безопасности	В месячный срок с момента  поступления материалов из отдела кадров. Мнение излагается в Листе изучения кандидата.
14	Подготовка и направление  кандидата на медицинскую комиссию для определения годности его  к службе по состоянию здоровья	Начальник отдела кадров
15	Оценка материалов изучения и индивидуальная беседа с кандидатом с целью определения его пригодности  к службе в таможне	Зам. начальника таможни, курирующий данное подразделение, зам. начальника таможни по работе с личным составом	Мнение излагается в Листе  изучения кандидата
16	Подготовка заключения о  приеме кандидата на службу	Начальник комплектуемого подразделения	Согласовывается с начальником  ОК и начальником отдела собственной безопасности
17	Оценка материалов изучения кандидата	Начальник таможни	В Листе изучения кандидата  дается поручение начальнику отдела кадров о подготовке проекта приказа о приеме кандидата на службу
18	Утверждение приказа о  приеме кандидата на службу	Начальник таможни	Заключение приобщается  к личному делу при приеме кандидата  на службу, все другие материалы  изучения кандидата накапливаются  в отдельном деле и хранятся в  отделе собственной безопасности

 

 

Порядок отбора кандидатов на службу в Нижегородскую таможню.

       Основная же задача кадровых структур таможни как штатных менеджеров заключается в планировании человеческих ресурсов организации, естественно, на основе «спущенного сверху» штатного расписания, то есть службе персонала необходимо определить потребности таможни в кадрах (с количественной и качественной стороны).

        В отличие от традиционных способов изучения личности: наблюдений , бесед , изучения личных дел и так далее , − являющихся сколь ценными в плане получения сведений об изучаемых , столь трудоемкими и продолжительными по времени, специальные психодиагностические методы обладают очевидными преимуществами.

Они позволяют:

- собрать диагностическую  информацию в относительно короткие сроки;

- предоставить информацию  не вообще о человеке, а принципиально о тех или иных его особенностях (интеллект, тип акцентуации и так далее);

- получить информацию  в виде, позволяющем дать качественное и количественное сравнение индивида с другими людьми (кандидатами) ;

-              получить информацию, полную с точки зрения выбора средств психологического вмешательства, прогноза развития, общения, эффективности деятельности в качестве сотрудника таможни той или иной специализации.

        Необходимо отметить, что примерно 15-20 процентов кандидатов по своим индивидуально-психологическим особенностям не соответствует требованиям, предъявляемым сотрудникам таможенных органов, и, естественно, не рекомендуются для приема на службу.

       Сравним данные по пополнению кадров Нижегородской таможни в 2001 и 2011 годах и проанализируем их (см. табл3).

Анализируя данные табл. 3, можно сказать, что в 2011 году производился более тщательный отбор кандидатов − с высшим образованием принято на 22,6% больше, чем в 2001 году. В 2011 году у руководства таможни и кадровых служб было для этого больше времени, и была возможность выбирать. В 2004 - 2011 гг. приходилось укомплектовывать кадрами развивающуюся структуру таможни в короткие сроки. Кроме того, можно отметить значительное омоложение персонала таможни: количество вновь принятых сотрудников в возрасте до 30 лет увеличилось на 20,6%, а в возрасте от 30 до 40 лет − сократилось на 13,2%; что же касается сотрудников в возрасте старше 40 лет, то в 2011 году их в таможню не принимали.

Таблица 3. Динамика пополнения кадров Нижегородской таможни в 2001 -2011 гг.

№ п/п	Показатели	Количество принятых
		2001 г.		2011 г.
		Чел.	В % от общего кол-ва принятых в этом году	Чел.	В % от общего кол-ва принятых в этом году
	Всего	95		41
1	Образование: а) высшее б) среднее специальное в) среднее общее	62 15 18	62,5 15,8 19,0	36 3 2	87,8 7,3 4,9
2	Возраст: а) до 30 лет б) от 30 до 40 лет в) старше 40 лет	50 38 7	52,6 40,0 7,4	30 11 0	73,2 26,8 -
3	Специфика образования: а) экономист б) юрист	15 5	15,8 5,3	5 2	12,2 4,8