Отчет по практике по таможенному делу

2.2. Подготовка и передача УТД в архив таможенного органа

10. Прием УТД  уполномоченным должностным лицом  фиксируется на таможенном посту  в журнале учета УТД (приложение № 1).

11. Уполномоченное  должностное лицо проверяет по приложенной к УТД описи, составленной в соответствии с нормативным правовым актом ФТС России, наличие включенных в комплект документов.

В тех случаях, когда составление описи не предусмотрено  правовыми актами ФТС России, такая  опись составляется уполномоченным должностным лицом по форме в соответствии с приложением № 24 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Валовая нумерация  листов документов в комплекте не осуществляется*.

* В отдельных  случаях допускается нумеровать  листы, как в комплекте документов, так и в деле с УТД.

При наличии  документов, не включенных в опись, они должны быть внесены в нее  уполномоченным должностным лицом  с изменением итоговой записи внутренней описи. За достоверность и полноту комплекта документов, передаваемых уполномоченному должностному лицу, несут ответственные должностные лица, производившие таможенные операции по таможенному оформлению и таможенному контролю товаров с применением/использованием таможенного документа.

В конце описи  уполномоченное должностное лицо составляет итоговую запись по форме:

12. На таможенном  посту УТД хранятся в специально  отведенных, оборудованных и опечатываемых  помещениях, приспособленных для  хранения документов.

13. Ответственность  за сохранность документов в  УТД в соответствии с приложенной  внутренней описью после приема  от должностных лиц, осуществляющих  таможенное оформление и таможенный  контроль, до передачи в архив  таможенного органа несет уполномоченное должностное лицо.

14. Уполномоченное  должностное лицо выдает УТД  для использования только по  письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного  органа в соответствии с распределением  обязанностей между начальником  таможенного органа и его заместителями.

15. Выдача уполномоченным  должностным лицом в структурные  подразделения таможенного органа  УТД для осуществления контроля  за таможенной стоимостью, начислением  и взысканием таможенных платежей  производится в соответствии  с правовыми актами ФТС России и распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, утвержденным начальником (заместителем начальника) таможенного органа. Выдача УТД фиксируется в книге выдачи (приложение № 2).

16. Для сдачи  в архив таможенного органа УТД формируются в течение двух недель в дела (дела с УТД) уполномоченным должностным лицом в соответствии со следующими основными правилами:

дела с УТД  формируются отдельно по видам таможенных документов, указанных в пункте 1 настоящего Порядка, в порядке возрастания их номеров и с учетом сроков хранения УТД, установленных в пункте 6 настоящего Порядка;

в деле может  быть подшито несколько УТД. Для  облегчения дальнейшего поиска рекомендуется  отделять их друг от друга разделителями  с указанием номера УТД;

первым документом в комплекте должен быть таможенный документ, затем располагаются внутренняя опись и документы в той  последовательности, в которой указаны  во внутренней описи;

количество листов в деле должно составлять примерно 250 листов. Не допускается разделять УТД по разным делам.

17. Допускается  формировать в дела и хранить  УТД в папках-скоросшивателях  или папках-регистраторах с арочным  механизмом для облегчения дальнейшего  их использования.

18. К каждому  сформированному делу прикладывается перечень УТД, включенных в данное дело (приложение № 3). В конце перечня делают итоговую запись о количестве включенных в дело УТД, которую подписывают передающая и принимающая стороны.

19. На обложках  дел с УТД, оформляемых в  соответствии с установленными требованиями, должны быть указаны следующие реквизиты: название таможенного органа, структурного подразделения, индекс дела согласно номенклатуре дел, заголовок дела с указанием номеров первой и последней УТД (например, с № 0000196 по № 0000210), дата, срок хранения.

20. Передача дел  с УТД в архив таможенного  органа проводится в соответствии  с графиком приема-передачи дел,  составленным архивом таможни  и утвержденным начальником (заместителем  начальника) таможенного органа.

21. Прием-передачу  дел с УТД в архив таможенного органа проводят уполномоченное должностное лицо и должностное лицо ОДО, ответственное за архив (заведующий архивом).

22. Уполномоченное  должностное лицо передает дела  с УТД в архив только по  описям.

Описи составляются по установленной форме (приложение № 4) раздельно по УТД, имеющим разные сроки хранения, в двух экземплярах: первый экземпляр остается в архиве, второй - в отделе таможенного оформления и таможенного контроля (на таможенном посту).

23. Прием-передача  дел с УТД в архив проводится в 2 этапа:

на первом этапе  осуществляется проверка наличия:

дел с УТД  согласно описям и по перечням, включенных в дело УТД;

на втором этапе  осуществляется проверка наличия документов, включенных во внутреннюю опись к  УТД.

24. После окончания  приема-передачи дел с УТД в описи и перечнях, включенных в дела УТД, делаются отметки о приеме-передаче дел и УТД, которые подписывают передающая и принимающая стороны.

2.3. Обеспечение сохранности УТД, порядок доступа к ним и их использование¹

25. Помещение,  выделенное для архива, должно соответствовать требованиям, предъявляемым к архивохранилищам.

26. Ответственность  за сохранность дел с УТД,  переданных в архив, несет должностное  лицо ОДО, ответственное за  архив (заведующий архивом).

27. Выдача хранящихся  в архиве УТД и дел с УТД структурным подразделениям таможенного органа для работы в рабочие комнаты архива осуществляется только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (приложение № 5). В исключительных случаях допускается выдавать дела с УТД в структурные подразделения на 10 дней, а по разрешению начальника таможенного органа или лица, его замещающего, - и на более длительный срок.

28. Учет выданных  дел ведется в книге выдачи  дел (документов) из хранилища  (приложение № 6). На место выданных дел (документов) кладут карту-заместитель дела (приложение № 7).

29. После возврата  должностными лицами таможенного  органа УТД (дел с УТД) должностным лицом ОДО, ответственным за архив (заведующим архивом), проверяется наличие таможенных документов и прилагаемых к ним документов согласно внутренней описи. Карта-заместитель вкладывается в дело.

30. Внесение необходимых  уточнений и изменений, дополнений, корректировок, поправок в УТД, а также внесение дополнительных документов в комплект осуществляется по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, должностными лицами таможенного поста или функционального подразделения таможни, являющегося инициатором совершения таких действий, либо которому начальником (заместителем начальника) таможенного органа поручено совершение этих действий. Это должностное лицо также вносит необходимые изменения и дополнения во внутреннюю опись УТД.

31. Копии с  УТД снимают согласно заявке, подписанной начальником (заместителем  начальника) таможенного органа  в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.

32. Выдача УТД  правоохранительным, судебным органам  производится на основании постановления  о производстве выемки и протокола  выемки с обязательным информированием  начальника таможенного органа. Снятие копий с выдаваемых документов, которые подкладывают на место изымаемых, является обязательным условием. Протоколы выемки хранятся в отдельном деле вместе с актами о выдаче документов.

33. Приобщение  УТД к делам об административных  правонарушениях осуществляется в соответствии с установленным порядком с обязательным снятием копий.

34. Выдача (направление)  УТД из архива вышестоящим  таможенным органам осуществляется  в соответствии с их письменным  запросом и разрешением начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями и с сопроводительным письмом и обязательным указанием в графе 6 книги выдачи даты и номера письма-запроса и сопроводительного письма таможенного органа на срок до 3 месяцев.

2.4. Уничтожение дел с УТД

35. После истечения  срока хранения в архиве дела  с УТД подлежат уничтожению  в соответствии с установленным  порядком.

36. Дела с УТД,  у которых в соответствии с  нормативными актами ФТС России сроки хранения истекли², включаются в акт о выделении к уничтожению УТД, не подлежащих хранению (приложение № 8), который составляется в двух экземплярах. После согласования с экспертной комиссией акт утверждается начальником таможенного органа или лицом, его замещающим.

37. После утверждения  акта о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, дела с УТД передаются на  предприятия по переработке макулатуры, которые могут обеспечить измельчение  дел в присутствии представителя таможенного органа или в измельченном бумагорезательной машиной виде, а также могут сжигаться в присутствии представителей архива и ОДО или комиссии, состоящей из представителей таможенного органа.

38. Квитанция  о приеме макулатуры предприятиями  по ее переработке прикладывается к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению.

В случае сожжения дел в акте о выделении к  уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой  подписываются должностные лица архива и ОДО или председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД.

39. На основании  утвержденного акта о выделении  к уничтожению УТД и квитанции  (акта) с отметкой об их уничтожении  ответственный за архив (заведующий  архивом) вносит изменения в соответствующие учетные документы.

2.5. Порядок хранения УТД в случае условного выпуска товаров

В соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации:

40. Хранение УТД  в случае условного выпуска  товаров в соответствии со  статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации, в том числе и при помещении товаров под таможенный режим свободной таможенной зоны (условно выпущенные товары), осуществляется в архивохранилищах таможенного поста, осуществившего выпуск таких товаров в соответствии с избранным таможенным режимом.

В целях обеспечения  проведения таможенного контроля за целевым использованием условно  выпущенных товаров либо соблюдения условий заявленного таможенного  режима, а также обеспечения сохранности  указанных УТД в течение всего  периода нахождения условно выпущенных товаров на таможенной территории Российской Федерации они передаются уполномоченному должностному лицу таможенного поста для формирования их в дела и хранения в архивохранилище таможенного поста.