Отчет по практике в таможне г. Москвы, в отделе документационного обеспечения

 

III.III Права специалиста

Специалист  имеет права, предусмотренные статьей 14 Федерального закона «О государственной  гражданской службе Российской Федерации», Положением об отделе, заключенным служебным контрактом, в частности:

1.принимать участие в мероприятиях и совещаниях, проводимых с должностными лицами отдела;

2. по согласованию с начальником отдела требовать от других подразделений таможни необходимые для выполнения возложенных на отдел задач документы, материалы и сведения;

3.выносить на рассмотрение руководства отдела и таможни предложения, направленные на повышение эффективности деятельности отдела;

4.докладывать начальнику отдела обо всех выявленных недостатках по ведению делопроизводства в пределах своей компетенции.

 

III. IV. Ответственность специалиста

Специалист несет ответственность  за неисполнение требований, установленных статьями 15, 16, 17 и 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими нормативными актами, заключенным служебным контрактом, в частности:

1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;

2. за решения, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан и юридических лиц;

3.  за не сохранение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

4. за невыполнение программ, планов и показателей деятельности таможни по направлению работы;

5. иную ответственность, установленную действующим законодательством Российской Федерации. 

 

IV. Перечень вопросов, по которым специалисту предоставлено право

и он обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.

Выбор вида связи для отправки почтовой корреспонденции, если это не указано непосредственно исполнителем.

Отказ в приеме на отправку корреспонденции без указания полного адреса получателя.

Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования» (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в таможенном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

Организация, ведение, совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях таможенного органа осуществляются отделом (отделением) документационного обеспечения.

Ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенных органов возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения (а также таможенного поста, не имеющего ОДО) определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или структурных подразделений.

При уходе должностного лица в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся  у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому должностному лицу.

 

IV.I. Квалификационные требования специалиста.

На должность специалиста назначаются должностные лица, имеющие среднее профессиональное образование, соответствующее направление деятельности, без предъявления требований к стажу.

Специалист  должен знать:

1. основные положения Конституции Российской Федерации, Таможенного кодекса Российской Федерации, Федеральных законов «О системе государственной службы Российской Федерации», «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудового кодекса Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

2. правовые акты ФТС России и СЗТУ, таможни, методические документы Росархива по вопросам организации делопроизводства и архивного хранения документов;

3. общие положения о таможне, таможенном посте и Положение об отделе, должностной регламент;

4. структуру ФТС России и таможенных органов.

Специалист должен уметь:

1. осуществлять своевременный прием, регистрацию, учет, хранение и рассылку поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативный поиск и выдачу информации по документам, в том числе по обращениям граждан;

2. осуществлять соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

3. формировать дела в  ОДО в соответствии со сводной номенклатурой дел;

осуществлять размножение и копирование документов таможни;

4. разрабатывать мероприятия по улучшению деятельности ОДО, готовить предложения по совершенствованию его структуры;

5. участвовать в осуществлении проверки организации работы структурных подразделений таможни по вопросам документационного обеспечения;

6. осуществлять подготовку и передачу дел ОДО постоянного и временного хранения в архив таможни;

7. владеть компьютерной и иной оргтехникой, а также необходимым по направлению деятельности программным обеспечением.

IV. II. Должностные обязанности специалиста

Специалист исполняет  обязанности, установленные статьей 15 Федерального закона «О государственной  гражданской службе Российской Федерации», Положением об отделе, заключенным  служебным контрактом, в частности:

- соблюдать требования к служебному поведению гражданского служащего, запреты и ограничения, связанные с гражданской службой, установленные статьями 16, 17, 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

- получать и регистрировать корреспонденцию, поступающую в таможню в базе данных входящей корреспонденции;

- документы, не требующие регистрации, учитывать в базе данных и передавать по реестру в структурные подразделения;

- сортировать корреспонденцию и регистрировать документы в базе данных исходящей корреспонденции;

- осуществлять контроль исполнения документов исполнителями и снятие документов с контроля в базе данных таможни;

- составлять ежемесячную сводку о контроле исполнения документов;

- обеспечивать полную сохранность корреспонденции;

- получать исходящие документы для отправки их простой, заказной корреспонденцией с отметкой в реестрах и сдавать для отправки в почтовые отделения связи;

- подготавливать и сдавать на отправку документы, требующие отправки специальной связью, фельдсвязью;

- проверять правильность оформления документа, адресования, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

- возвращать исполнителям на доработку неоформленные или неправильно оформленные документы;

- конвертовать, адресовать и маркировать отправляемую корреспонденцию;

- формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел таможни;

- осуществлять подготовку документов к последующему хранению их в архиве таможни (изъятие дублетных экземпляров, нумерация листов в делах постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, составление внутренних описей, оформление обложек и др.);

- принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и таможенных постов;

- участвовать в подготовке отчетов, справочных и аналитических материалов по направлениям своей деятельности;

- передавать исходящие документы, зарегистрированные в базе данных ОДО, посредством факсимильной связи;

- выполнять по указанию начальника отдела постоянные или разовые поручения, относящиеся к деятельности отдела;

- соблюдать требования охраны труда, установленные законами и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда;

- оказывать методическую и практическую помощь должностным лицам отдела;

- неукоснительно соблюдать служебную дисциплину и служебный распорядок Московской таможни.

IV. III. Права специалиста

Специалист имеет права, предусмотренные статьей 14 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Положением об отделе, заключенным служебным контрактом, в частности:

1.принимать участие в мероприятиях и совещаниях, проводимых с должностными лицами отдела;

2.по согласованию с начальником отдела требовать от других подразделений таможни необходимые для выполнения возложенных на отдел задач документы, материалы и сведения;

3.выносить на рассмотрение руководства отдела и таможни предложения, направленные на повышение эффективности деятельности отдела;

4.докладывать начальнику отдела обо всех выявленных недостатках по ведению делопроизводства в пределах своей компетенции.

IV. IV. Ответственность специалиста

Специалист несет ответственность за неисполнение требований, установленных статьями 15, 16, 17 и 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими нормативными актами, заключенным служебным контрактом, в частности:

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;

- за решения, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан и юридических лиц;

- за не сохранение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- за невыполнение программ, планов и показателей деятельности таможни по направлению работы;

- иную ответственность, установленную действующим законодательством Российской Федерации.

V. Перечень вопросов, по которым специалисту предоставлено право

и он обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.

Выбор вида связи для отправки почтовой корреспонденции, если это не указано непосредственно исполнителем.

Отказ в приеме на отправку корреспонденции без указания полного адреса получателя.

Возврат неправильно оформленных  документов исполнителям на доработку.

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования» (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в таможенном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

Организация, ведение, совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях таможенного органа осуществляются отделом (отделением) документационного обеспечения.