Состав и структура информационного обеспечения предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение_________________________________________________________3

Глава 1. Информация и виды информации_____________________________5

1. Сущность и виды информации____________________________________5
2. Цели и задачи информационного обеспечения организации____________7

Глава 2. Состав и структура информационного обеспечения предприятия__13

2.1 Элементы информационного  обеспечения_________________________13

2.2 Исследование современных  информационных технологий в  разработки предприятий управленческих  решений_______________________________16

Заключение______________________________________________________19

Библиографический список_________________________________________21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Принятие решений – составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений

Для принятия любого решения требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем больше объем необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям. Быть полной, достоверной и своевременной.

Актуальность темы состоит в том, что для современных микроэкономических структур обладание полной информацией весьма значимо, так как существенно возросла неопределенность в окружающей среде, что нередко приводит к сбоям в деятельности предприятий. Необоснованное или несвоевременное принятие решений на уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Цель работы изучить информационное обеспечение процесса управленческих принятия решений.

Задачи реферата:

1. Рассмотреть сущность и виды информации.
2. Ознакомиться с целями и задачами информационного обеспечения организации.
3. Раскрыть элементы информационного обеспечения.
4. Исследовать современные информационные технологии.

Объектом работы является процесс управленческих принятия решений.

Предметом работы является информационное обеспечение процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Информация и виды информации

1.1 Сущность и  виды информации

 «Информация  (от  латинского  informatio  -  разъяснение,  изложение),

первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или  другим способом (с помощью условных  сигналов,  технических  средств).

       Наиболее примечательное свойство  информации  -  способность  вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое,  они  начинают  жить  по-другому, меняются и их потребности в  информационных  услугах.  Непременным  условием выживания в  условиях  рынка  и  сохранения  конкурентоспособности  является адаптация  к  изменяющимся  потребностям.  Практически  ценность  информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет  в  принятии  решений,  и тому,  что  поставлено  на  карту   этим   решением.   Ценность   информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.

       Информация,   призванная   обеспечить   принятие    решений,    вносит

существенный  вклад  в  решение.  Она  становится  фактором  производства  и подобно труду,  материалам  и  капиталу  создает  богатства.  В  этой  своей

функции  информация  является  элементом  конкурентоспособности,  равным  по значению умелости менеджмента. [2 с.21]

       Информация состоит из всех объективных фактов  и  всех  предположений, которые влияют на восприятие  человеком,  принимающим  решение,  сущности  и степени неопределенностей, связанных с данной  проблемой  или  возможностью.

Все, что потенциально позволит снизить  степень  неопределенности,  будь  то факты, оценки,  прогнозы,  обобщенные  связи  или  слухи,  должно  считаться информацией.[2 с.46]

Существует многообразие типов  информации,  используемых  менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

       Факт: событие или условие, которое  наблюдается  напрямую  (простейший вид информации).

       Оценки:  отличаются  от  фактов  тем,   что   базируются   скорее   на

умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на  прямом  наблюдении  и подсчете. Такая оценка может отличаться  от  действительного  факта  по  двум направлениям. Так как она  базируется  на  выборке,  на  нее  влияет  ошибка выборки; кроме того на нее воздействует  также  ошибка  измерения,  ибо  она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих  ошибок  могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера  выборки,  вторая - при помощи более точных методов измерения.

       Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с  будущим.

Частично они основаны на экстраполяции тенденций,  частично  на  аналогии  и частично на здравом смысле. [3 с.115]

       На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки  и прогноза. Например,  они  устанавливаются  между  объемом  продаж  и  такими факторами  как  национальный  доход,  доверие  потребителя,  план   расходов корпоративного капитала и т.д.

       Слух отличается от факта только тем,  что  источник  информации  менее надежен. Но слух может  быть  единственным  доступным  источником  отдельных видов  информации,  например,  планов  конкурентов.  Таким  образом,   слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.

К качеству информации предъявляются  определенные  требования,  прежде всего требование о том, чтобы она  удовлетворяла  пользователей  информации, иначе говоря, была полезной.

       Полезность   информации    оценивается    внутренними    и    внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

уместность и своевременность  информации  -  способность  повлиять  на

принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный  момент или к определенному сроку;

достоверность  информации  -  гарантия  объективности  и   правдивости

представляемых  данных,  что  предполагает  необходимость  указания  методов сбора, учета и обработки  информации,  чтобы  пользователи  могли  правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

сопоставимость  информации  -  возможность  сравнения  показателей   с

данными по другим фирмам, регионам,  государствам,  что  требует  применения определенных стандартов в предоставлении информации;

доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме,  чтобы  пользователь  мог  применять  ее  для  принятия решения,  не  боясь  допустить  ошибку.  Для  ясного  понимания   информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали  существо  вопросов,  были четкими, без излишней детализации,  правильно  переведенные  на  иностранные языки;

конфиденциальность  информации  -   строгий   учет   и   контроль   за

распространением информации среди  внешних  пользователей,  а  также  за  ее содержанием и характером.[2 с.55]

      Таким   образом,   информация   должна   быть    целенаправленной    и

ориентированной на соответствующие уровни управления.

 

1.2 Цели и задачи информационного обеспечения организации

Информационно-управляющая система определяется как формальная  система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.[3 с.95]

      Информационно-управляющая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем  и  предполагаемом будущем. Она должна  отслеживать  все  относящиеся  к  делу  события  внутри организации и вне ее.  Общей  целью  информационно-управляющей системы  является  облегчение  эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной  деятельности  и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача  нужной информации нужным людям в нужное время.

Цель информационного обеспечения:

- обеспечение получения  собственниками высоких прибылей;

- поддержание рентабельности  предприятия;

- обеспечение финансовой  ликвидности, обеспечение безопасности  труда и развития коллектива  предприятия

Задачи информационного обеспечения:

гарантированные требование качество управления предприятием;

повышение оперативности и эффективности взаимодействия между подразделениями;

обеспечить управляемость качеством выпускаемой продукции;

увеличить экономическую эффективность деятельности предприятия;

создать систему статистического учета на предприятии;

осуществлять прогноз развития предприятия;

создать систему стратегического и оперативного планирования, систему прогнозирования.

       Необходимо отметить, что информационно-управляющая система не  является  единственной  всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей  администрации в информации. Поскольку может возникнуть  желание  получить  систему  такого характера, нужно оговорить этот  аспект,  что  из-за  больших  сложностей  в реальных организациях вероятность создания ее мала.  Информационно-управляющая система  некой  организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых  служит  для принятия решений в некоторой конкретной области.[4 с. 47]

      Нельзя  упустить тот факт, что информационно-управляющая система  неизменно  предполагает  применение компьютеров.  Действительно,  последние  достижения  в  области   технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание  информационно-управляющих систем. Некоторые типы информационно-управляющей системы были бы невозможны без той  скорости  и  точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления  требовали и  информации,  и  системы  для  ее   получения   задолго   до   изобретения компьютеров.

При обсуждении вопросов проектирования  информационно-управляющей системы  отмечались  некоторые  из требований к повышению их эффективности,  например,  требование,  чтобы  тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для  принятия им решения.

       К сожалению, множество потенциальных проблем не  позволяет  эффективно работать даже такой информационно-управляющей системы, которая на  первый  взгляд  хорошо  спроектирована. Возможно, потенциальные  пользователи  не  поймут  преимуществ  системы  или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться.  Может  также оказаться,  что   система   получилась   слишком   дорогой.   Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить  эти  и  другие  проблемы, чтобы новая  информационно-управляющая система  оказалась  эффективной  не  только  на  бумаге,  но  и  на практике.

Участие пользователей в проектировании системы. Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы  обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов.  Чтобы проектируемая информационно-управляющая система была эффективной  на  практике,  этим  специалистам  очень важно  привлечь  к  процессу  проектирования  тех  управляющих,  которые   в последствии будут ею пользоваться.  Эти  пользователи  лучше  других  знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

       Кроме  того,  если  те  руководители,   которые   будут   пользоваться

информацией, не примут определенного участия в  процессе  разработки,  может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации  или  будет перегружать их бесполезной  информацией.  Не  следует  забывать  и  то,  что привлечение к  проектированию  людей,  ответственных  за  внедрение,  обычно уменьшает сопротивление изменениям.[5 с.96]

Процесс обучения пользователей. Уменьшить  сопротивление  переменам  также  можно,  если  как  следует обучить пользователей работе с системой.  Такое  обучение  должно  уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная  информационно-управляющая система.  И,  что  наиболее важно,  предварительное  обучение  позволит  пользователям  глубоко   узнать возможности системы и поможет им избежать тех  “ловушек”,  которые  являются следствием имеющихся ограничений. Без  такого  обучения  пользователи  могут оказаться во власти  обслуживающего  технического  персонала  и  чувствовать себя так, будто информационно-управляющая система  управляет  ими,  а  не  наоборот.  В  результате  может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.