Состав и структура информационного обеспечения предприятия

Критерий затраты – эффективность. Информационно-управляющая система не может считаться эффективной, если выгоды  от  ее  использования заметно не превышают  затраты  на  ее  создание.  Наилучшая  информационно-управляющая система  -  это  не обязательно  такая,  которая  дает  наибольшее   количество   информации   и наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система,  которая  дает информацию такого  количества  и  качества,  которое  необходимо  для  целей управления при наименьших возможных  затратах.  Стоимость  эксплуатации  информационно-управленческой системы значительно превосходит затраты на оплату  труда  специалистов  и  стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное  на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а  также  время  и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой  информации.  Однако, оценкой экономической эффективности информационно-управляющей системы часто пренебрегают. [5 с.129]

 Отбор нужной информации. Одна из важных проблем, связанных  с  новой  технологией  информационно-управляющей системы,  -  это легкость, с которой  можно  выдавать  чрезмерное  количество  информации.  А избыток информации также затрудняет  процесс  принятия  решения,  как  и  ее недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов,  руководитель  или может,  просмотреть  важную  информацию,  или  не  сможет  достаточно  быстро установить ее  для  современного  принятия  решения.  Следовательно,  хорошо проектированная информационно-управляющая система  избирательно  снабжает  руководителя  информацией  лишь того  типа,  которая  необходима  для  его  деятельности.  По   возможности, информацию необходимо как можно плотнее «сжимать»,  чтобы  ускорить  процесс ее накопления.

       Необработанная  информация,  вводимая  в  компьютерную  информационную систему, называемую базой данных, должна быть организованна  так,  чтобы  ее можно было  извлечь  в  пригодном  виде.  Разные  управляющие  имеют  разную потребность  в  информации  в  разное  время.  Чтобы  помочь  им  эффективно использовать аппаратное оснащение системы,  были  разработаны  разнообразные пакеты программного обеспечения. [6 с.61]

Обслуживающий персонал и тестирование оборудования. Если  информационно-управляющая система  использует  компьютер,   то   организация   должна   нанять соответствующее   количество   обслуживающего   технического   персонала   и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации  и  проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь  организации  в  достижении  ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу  компьютеров.  Кроме  того, новые компьютеры и программы могут плохо работать  из-за  имеющихся  ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование  было проверено на точность в процессе работы в  параллель  с  другими  системами, прежде чем на систему можно будет положиться.

Модернизация системы и данных. Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу информационно-управляющей системы оказывают влияния изменения внутренних и  внешних  обстоятельств.  Любое изменение в структуре организации обычно означает, что  какую-то  конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например,  если  высшее руководство принимает  шаги  к  децентрализации  организационной  структуры, необходимо модифицировать информационно-управляющую систему таким образом,  чтобы  снабжать  руководителей более низких звеньев отчетами  и  другой  информацией,  которая  ранее  была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло  изменение целей, например, вследствие решения выпускать  новое  изделие,  нужно  также изменить и модернизировать  информационно-управляющую систему,  чтобы  она  выдавала  информацию  о  новых потребителях и конкурентах.  Если  от  правительственных  органов  поступают новые  распоряжения  относительно  налогообложения,  безопасности   изделия, потребительской информации, гарантий  прав  на  работу  и  т.п.,  необходимо модернизировать информационно-управляющую систему с  целью  сбора,  хранения,  обработки  и  распределения новой необходимой информации.

       Руководящие работники не могут предвидеть, какая именно информация  им может  понадобиться.  Изменения  банковского  процента,  возможное   слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового  изделия  может  заставить управляющего разыскивать соответствующие  данные  и  собирать  буквально  по крохам необходимую  ему  для  принятия  решения  информацию.  Даже  рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.

Глава 2. Состав и структура информационного обеспечения предприятия

2.1 Элементы информационного  обеспечения

Структура есть внутренняя организация исследуемого объекта, его составные части, взятые во взаимосвязи. Установить структуру — значит определить основные элементы исследуемого объекта с их наиболее устойчивыми связями. Структурный подход, или структурный анализ, открывает путь к наиболее верному познанию содержания любых явлений, процессов и объектов материального мира. Применительно к рассматриваемому вопросу он открывает путь к познанию содержания информационного обеспечения уголовной политики, позволяет установить ее внутреннюю организацию, выявить основные элементы этого вида социально-правовой деятельности, охарактеризовать их взаимосвязи друг с другом.                                                                                  

Теоретическая разработка структуры информационного обеспечения очень важна. Здесь реализуется большое количество политических, правовых, управленческих и организационно-служебных действий, которые, в свою очередь, осуществляются через систему функций, технических и иных средств. Для того чтобы разработать практические рекомендации, необходимо первоначально выявить основной стержень, основу информационного обеспечения, а это и создается разработкой и построением его структуры. Следует отметить, что в структуре информационного обеспечения можно выделить несколько взаимосвязанных уровней, прежде всего — уровень наиболее общих, обязательных элементов, присущих Информационному обеспечению в любой сфере. Правовые основы работы с информацией, организационные предпосылки и формы работы с информацией, методические приемы работы с информацией, технические средства работы с информацией, подготовленные к работе с информацией кадры, методические приемы отбора, обработки, приема и передачи информации, а также ее оценки в качестве необходимой и достаточной для практического исследования, системы контроля за эффективностью информационного Обеспечения. Предложенная структура в своей основе правильно отражает наличие и взаимосвязь структурных элементов рассматриваемого вида деятельности. Во-первых, в нее дважды (на правах отдельных элементов) включены методические приемы работы с информацией; отнесение к ее элементам методических приемов оценки информации, необходимой и достаточной для практического использования, представляется излишним, так как они входят в содержание методических приемов работы с информацией. Во-вторых, технические средства работы с информацией и подготовленные к работе с ней кадры можно объединить в одну группу — ресурсную основу информационного обеспечения. [6 с.105]

  В итоге структуру информационного обеспечения уголовной политики можно представить следующим образом: правовые основы; организационные предпосылки и формы работы с информацией; методические приемы; ресурсная основа информационного обеспечения; система контроля за эффективностью информационного обеспечения. 

Правовые основы. В современных условиях правовой фактор все более становится одним из необходимых условий дальнейшего совершенствования деятельности государственных органов, общественных организаций, населения и граждан в решении задачи построения демократического общества и правового государства. В этих условиях возрастают требования к деятельности органов уголовной юстиции и органов государственной власти в целом. Соответственно возникают новые, повышенные требования к правовому регулированию их информационного обеспечения. Реализация этих требований должна обеспечивать:

а) четкое функционирование всех звеньев информационной системы;

 б) оптимальное соотношение  прав и ответственности субъектов  информационного обеспечения на  всех уровнях и этапах работы  с информацией и строгое соблюдение  при этом законности;

в) регламентацию процедуры и технологии информационного обеспечения;

г) стимулирование с помощью правовых средств высокоэффективной работы с информацией и всего информационного обеспечения в целом.  
Таким образом, под правовыми основами информационного обеспечения уголовной политики следует понимать совокупность правовых норм и подзаконных нормативных актов, регламентирующих деятельность по сбору, обработке, хранению и использованию политико-правовой, управленческой, криминологической, уголовно-правовой и иной информации в Строгом соответствии с режимом законности. [7 с.31]

Организационные предпосылки и формы работы с информацией. Любая деятельность осуществляется на основе и в рамках конкретного организационно-структурного построения той или иной системы. Например, в системе МВД РФ имеется своя организационная структура информационного обеспечения, которая является составной частью (подструктурой) общей структуры этого вида деятельности. Она охватывает, с одной стороны, все службы и подразделения органов внутренних дел, осуществляющих предупреждение, раскрытие и расследование преступлений, а также призванные оказывать им организационную, методическую, информационную и другую помощь, с другой — способы их взаимосвязи в процессе работы с криминологической, уголовно-правовой и другой информацией и их использованием в предупреждении преступлений и применении уголовного законодательства. 

Ресурсная основа — это совокупность специально обученных и подготовленных для работы с информацией кадров, а также материальных и технических средств обеспечения. Поскольку борьба с преступностью в нашем обществе в ряду первостепенных проблем социально-экономического развития занимает далеко не первое место и, по существу, имеет по отношению к ним «обеспечивающий и обслуживающий» характер, ее ресурсное обеспечение имеет свои пределы и границы.

В настоящее время важное значение придается повышению «информационного образования» специалистов, их обучению работе с информационными источниками и формулированию запросов на необходимую информацию, что является предпосылкой удовлетворения их потребностей в информации. Наряду с другими обстоятельствами повышенное внимание к этой задаче объясняется тем, что в практике борьбы с преступностью все шире стала использоваться новейшая информационная техника, освоение которой требует специальной подготовки. [7 с.54]

2.2 Исследование  современных информационных технологий  в разработки предприятий управленческих  решений

Современные информационные системы организационного управления предназначены оказывать помощь специалистам, руководителям, принимающим решения, в получении ими своевременной, достоверной, в необходимом количестве информации, создании условий для организации автоматизированных офисов, проведении с применением компьютеров и средств связи оперативных совещаний, сопровождаемых звуковым и видеорядом. Постигается это переходом на новую информационную технологию. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, возможности для пользователя доступа к удаленным базам данных и программам благодаря сетям ЭВМ.

Постоянно расширяющиеся сферы применения персональных компьютеров, их массовое использование, в том числе и в экономической работе, привело к необходимости формирования наиболее эффективных организационных форм применения вычислительной и другой организационной техники. В настоящее время на их основе создаются и успешно функционируют локальные и многоуровневые вычислительные сети, представляющие собой интегрированные компьютерные системы обработки данных. Интегрированные компьютерные системы обработки данных проектируются как сложный информационно-технологический и программный комплекс, поддерживающий единый способ представления данных, единый способ взаимодействия пользователей с компонентами системы и обеспечивающий информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе. Особое значение в таких системах придается защите информации при ее передаче и обработке.

Наибольшее распространение при защите экономической информации получили аппаратно-программные способы: в частности, использование системы связи, выбранной по защитным свойствам и качеству обслуживания, гарантирующим сохранность информации в процессе передачи и доставки ее адресату; шифрование и дешифрование данных абонентами сетей общего пользования (телефонных, телеграфных) при договоренности пользователей об общих технических средствах, алгоритмах шифрования. [8 с.62]

Интегрированные системы обработки данных создаются на основе объединения и жесткой увязки всех входящих в систему элементов в информационном, техническом и программном аспектах. При этом должна быть построена максимально унифицированная технологическая схема функционирования системы с использованием общих четко спроектированных  для разных задач структур и  моделей данных.