Внутренние и внешние коммуникации таможенных органов

Если говорить о проблемах внутренних коммуникаций, то нельзя не подметить следующее. В условиях затянувшегося реформирования таможенной службы, отсутствует внимание руководства ФТС России к проведению планомерной систематической работы по созданию и поддержанию действительно устойчивой положительной репутации таможенных органов. Для тех, кто работает в этом ведомстве уже более двух лет стремительно слабеют иллюзии высокой репутации таможенной службы, а отрицательный опыт стремительно накапливается, что не мотивирует сотрудников продолжать свою работу в таможенных органах. Также неоправданно малая заработная плата, очень мизерный соц.пакетом, а также непрерывное реформирование и проверки таможенных органов не прибавляют таможенникам уверенности в завтрашнем дне и поэтому последнее время участился отток опытных и высококвалифицированных специалистов. В настоящее время набирает темпы очевидное омоложение кадров в таможенных органах, что, ведет к понижению планки качества. Но из-за маленькой зарплаты , отмены отсрочки от службы в армии и непривлекательных условий труда для работы молодые люди, которые приходят в таможенные органы, долго не задерживаются на своем рабочем месте. Так как те, которые хорошо подготовленные и перспективные молодые люди востребованы в коммерческих структурах, в которых условия для работы намного лучше чем в таможне и заработная плата значительно превышает заработную плату в таможне. Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что работу в таможенных органах, по мнению самих же таможенников, сегодня нельзя назвать престижной.

Вывод по главе II:

В данной главе представлен анализ результата опроса представителей бизнес-сообщества и сотрудников таможенных органов. На основе этого опроса можно сделать вывод, что в глазах общественности и бизнес-сообщества, российская таможня – это один из наиболее коррумпированных ведомств государства. Нужен комплексный подход к решению данной проблемы. Например при разработке коммуникативной стратегии с тщательно спланированной системой информационного воздействия на общество для изменения выработавшихся стереотипов восприятия таможни. Общество отказывает таможенной службе  в доверии и уважении. Работу в таможенных органах, по мнению самих же таможенников, сегодня нельзя назвать престижной.

 

ГЛАВА III. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ВНУТРЕННИХ И ВНЕШНИХ КОММУНИКАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1 Перспективы развития внутренних и внешних таможенных коммуникаций

Цель центрального аппарата ФТС России -соответствие требованиям, которые предъявляются к лучшим таможенным администрациям мира.Для этого центральный аппарат ФТС России должен принять во внимание отношение в таможне, которое сложилось в обществе в настоящее время, и должен способствовать изменению этой тенденции. При этом информационные потоки, исходящие из таможенного ведомства, должны учитывать специфику каждой из целевых аудиторий, быть адаптированы к ее особенностям и потребностям. Если потребители будут хорошо ориентироваться в правовом поле таможенного законодательства, и будут знать свои права и обязанности, то они будут предъявлять к таможенной услуге требования, которые соответствуют мировой практике, и этими действиями будут способствовать повышению качества таможенной деятельности. Таким образом, оптимизация процесса коммуникативного взаимодействия таможни с ее внешней средой будет способствовать качественному изменению не только целевых аудиторий, но и совершенствованию таможни как государственного института.

Система оценки деятельности руководителей таможенных органов, в основе которых находится, практически, один показатель - выполнение плана по сбору таможенных платежей- это серьезный фактор, который препятствует освоению таможенной службой РФ мировых стандартов обслуживания потребителей. Очевидно, что результат деятельности таможенных органов не должен ограничиваться только суммой собранных и перечисленных в бюджет средств. Есть не менее важные задачи - защита населения и экологии от импорта вредных, опасных и некачественных товаров и услуг, борьба с нарушениями в области интеллектуальной собственности, содействие таможенными методами и средствами развитию экспортного потенциала страны и обеспечению экономической безопасности. Однако как во внутренней, так и во внешней среде таможни этим задачам несправедливо уделяется слишком малое внимание, что является существенной недоработкой. В решении этих задач может помочь СМИ. Освещение этих аспектов деятельности ТО в СМИ может благоприятно отразится на имидже таможенников. Изменение менталитета таможенной администрации и персонала, приобщение к прогрессивной демократической практике менеджмента- это ещё одна из перспектив развития таможенных коммуникаций. Эти процессы являются достаточно длительными, но они неизбежны. Одной из главных проблем на этом пути является то, что в существующей организационной структуре управления таможенной службой однозначно не определено управленческое звено, которое способно взять на себя и качественно выполнять должностные обязанности профессиональных коммуникаторов, несущих ответственность за внутренние и внешние коммуникации ведомства.

С недавних времен в практику таможенной службы начали активно внедряться командные технологии управления, когда происходит делегирование прав и ответственности с верхних уровней управления на нижние. Командный подход обеспечивает достижение сфокусированности на главные задачи, высокой степени адаптивности к быстро изменяющимся внешним и внутренним условиям, т.е. все то, чего так не хватает функционирующим в настоящее время в рамках таможенного ведомства разрозненным коммуникаторам, поскольку общая коммуникативная стратегия и задачи не сформулированы. Для решения этой проблемы необходимо: во-первых, разработать коммуникативную стратегию ведомства, определить цели, на достижение которых она направлена, и задачи, которые необходимо решить, во-вторых, создать эффективный организационный механизм, с помощью которого это можно реализовать.

 

В недавнем прошлом таможенная служба функционировала по образу и подобию армейской. В результате, после преобразования в государственную службу, таможня сохранила в своей структуре некоторые пережитки прошлого, например в системе управления ТО существует институт заместителей начальников таможен по воспитательной работе. В связи с переходом на государственную службу будет вполне логичным отказаться от модели воспитательной работы по военному образцу. Ведь, как правило, заместителями начальников таможен по воспитательной работе являются отставные военные политработники и бывшие педагоги из школ. Исходя из того, что репутация таможни в обществе и качество предоставляемых таможней государственных услуг на данный момент находится на критически низком уровне, можно сделать вывод, что институт "замов" по воспитательной работе не справляется с порученными ему функциями. Новое качество деятельности могут дать только сотрудники с иным типом мышления - активные, творческие. Сотрудники, которые смогут выйти за пределы поставленных задач.

3.2  Повышение  эффективности внутренних коммуникаций  на примере таможни

Ощущение сотрудника, что он «под микроскопом» у начальства, снижает творческую активность человека и приводит в лучшем случае к минимизации ошибок (а в худшем - шаблонной работе и потере качества).

Именно поэтому современному предприятию сложно нормально функционировать в условиях внутреннего информационного вакуума. По данным исследования, которое было проведено среди работников британского предприятия, выяснилось 60% из тех, кто считает коммуникации в своих организациях неэффективными, планируют в ближайшее время найти новую работу. В России далеко не в каждом предприятии существует осмысленный подход к управлению коммуникациями. Ошибка состоит в том, что обычно сведения пропадают, не доходя до персонала, которому они действительно необходимы.

Для того, чтобы преодолеть коммуникативные проблемы, которые стоят перед таможенной службой (проведения планомерной, грамотной, скоординированной работы по созданию и поддержанию действительно высокой деловой репутации ТО), необходимо создать организационную модель службы по связям с общественностью. Это действительно достаточно конструктивное решение, так как в таком случае, сами сотрудники представляют себя как неотъемлемую часть организации и поэтому у них появляется интерес в достижении успеха. Если работники, будут иметь статус полноправных сотрудников, то им откроется возможность относительно свободно перемещаться в различных таможенных структурах, а также обеспечивать необходимые формальные и неформальные контакты со всеми сотрудниками на любом уровне. Это будет способствать созданию более благоприятных условий для внутренних мероприятий PR. Наиболее эффективным при этом будет создание гибкой адаптивной самонастраивающейся организационной PR-структуры, в которую войдут специалисты из разных областей, которые будут иметь общие цели, взаимодополняющие навыки и умения, они будут разделять ответственность за достижение конечного результата, а именно - формирование устойчивой положительной деловой репутации государственного института таможни. Итак, создание службы по связям с общественностью, каждый уровень управленческой иерархии которой будет иметь свою специфику. В данном случае является наиболее подходящим способом выхода из сложившейся в таможенной сфере ситуации.

1 уровень - совет по связям с общественностью в таможенных органах. На первом уровне наиболее оптимальна организация службы взаимодействия с общественностью по типу "эффективных рабочих команд" в рамках прежней численности сотрудников таможни. Эти команды будут непосредственно подчиняться начальникам таможен и будут координировать свою деятельность с аналогичными в составе РТУ. Данные команды призваны решать ряд задач:

1) они должны построить систему внутренних коммуникаций таможни, а именно:

-ориентировать персонал таможни на оказание качественных услуг участникам ВЭД и трансграничного пассажиропотока;

-повышать уровень координации деятельности персонала таможни с целью оптимизации процессов таможенного оформления;

-обеспечивать постоянную обратную связь между коллективом и начальником таможни;

-оценивать в первую очередь эффективность управления;

-прогнозировать и предупреждать возможные проблемы и продуктивно разрешать конфликты в коллективе и тем самым устанавливать доброжелательную творческую атмосферу;

-способствовать объективной самооценке таможенников, так как это является сильнейшим стимулом для профессионального совершенствования;

-способствовать реализации стремления сотрудников к повышению квалификации и уровня образования и т.д.

2) также они должны построить систему внешних коммуникаций таможни, а именно:

-наладить устойчивые деловые связи с местными СМИ, так как это позволяет систематически публиковать объективные материалы о работе таможни;

-отслеживать в СМИ недостоверные публикации и принимать адекватные меры;

-предоставить налаженный контакт с местными учебными заведениями;

-установить добрые взаимоотношения с местной общественностью посредством предоставления необходимой информации, организации спортивных, благотворительных и других акций;

-поддерживать контакты с другими правоохранительными органами.

2 уровень - советы по связям с общественностью в РТУ и РТА также как и на 1 уровне создаются по типу "эффективных рабочих команд" в рамках прежней штатной численности сотрудников этих подразделений. На данном уровне совет  подчиняется непосредственно начальнику РТУ, и координирует свои действия с Советом по связям с общественностью центрального аппарата ФТС России и службами по связям с общественностью на таможнях.

Данный уровень позволит -

1) совершенствовать координацию  внутренних коммуникаций ведомства  на региональном уровне, таких  как:

-обмен опытом между PR-службами таможен;

-организация и проведение различных семинаров, конференций, тренингов и других мероприятий, которые смогут повысить с профессиональную компетенцию сотрудников таможен;

-разработка тактических планов в области связей с общественностью на региональном уровне и информирование PR-служб таможен об этих планах;

-создание благоприятного социально-психологического климата в коллективе РТУ, содействие укреплению корпоративной культуры;

-поддержание духа единой команды в коллективах таможен и РТУ;

2) совершенствовать внешние  коммуникации таможни на региональном  уровне, а именно:

-постоянное сотрудничество со всеми видами региональных СМИ;

-создание и поддержание устойчивых деловых контактов с региональным бизнес-сообществом;

-создание и поддержание доброжелательного отношения общественности к таможенным органам для формирования положительного имиджа и высокой деловой репутации таможен;

-разработка и усиленное использование соц. рекламы;

-осуществление контактов с ведущими образовательными учреждениями региона.

3 уровень - Совет по связям с общественностью центрального аппарата ФТС России, которые имеет прямое подчинение руководству ФТС РФ. Данный совет нацелен на потребности организации в целом, интегрирует деятельность PR-служб РТУ и таможен, устанавливает между ними сотрудничеств, действует на разделяемых всеми принципах командной работы. Совет по связям с общественностью ЦА ФТС РФ  разрабатывает политику таможенного ведомства, консультирует таможенную администрацию по вопросам сотрудничества с бизнес-сообществом и общественностью в целом. Это позволияет решать комплекс вопросов коммуникативного менеджмента с изменяющимися условиями внутренней и внешней среды.

Использование потенциала уже имеющихся подразделений и привлечение новых специалистов(в области рекламы), позволит Совету по связям с общественностью выполнять некоторые функции в области внутренних коммуникаций таможенной службы РФ:

1)выработку у персонала всего таможенного ведомства чуткое отношение к проблемам, с которыми сталкиваются бизнес-сообщество и участники трансграничного пассажиропотока;

2) обеспечение полной осведомленности всего персонала таможенных органов, РТУ и центрального аппарата ФТС России о политике, которая проводится руководством таможенной службы, о целях и приоритетах ведомства;

3) способствовать предоставлению  персоналу таможен всей информации, которая необходима для эффективного выполнения повседневной работы;

4) гарантировать предоставление  персоналу таможен возможности широкого обсуждения проблем службы и обмена идеями внутри трудового коллектива с целью совершенствования таможенного дела;

5) содействия развития корпоративной культуры, воспитанию у персонала чувства "единой команды" и сопричастности;