Автоматизированная система управления "Русский отель"

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО  ТРАНСПОРТА

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский  государственный университет водных коммуникаций»

Кафедра Прикладной информатики в экономике

РЕФЕРАТ

По  дисциплине: «Информационные технологии в туризме»

На  тему: Автоматизированная система управления «Русский отель»

Выполнила: Велина Е.М., студентка группы ЭУтур.(5,6),

специальности 080502.65 - Экономика и управление на предприятии туризма и гостиничного хозяйства.

Руководитель:  ст. преподаватель Назарова Т.К.

Санкт-Петербург

2011

 

Оглавление

 

Введение

Гостиничный сервис - ведущая отрасль сферы обслуживания. Современное состояние рынка гостиничных услуг характеризуется высоким уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб.

Любая современная  гостиница, даже без учета неспецифических  услуг, представляет собой сложный  комплекс функциональных звеньев, от слаженности работы которого зависит успешность существования предприятия на рынке. При росте объема продаж с одной стороны и усиливающейся конкуренции с другой, повышается значение оперативности в работе персонала. В решении этой проблемы краеугольным камнем выступает комплексная автоматизация отеля, достигаемая применением Автоматизированных Систем Управления (АСУ) отелем, или – в английском варианте – Property Management System (PMS). Основной функцией таких систем является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения. 
Помимо прочего, АСУ позволяют избавиться от бумажной волокиты и исключить либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющихся причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.

 

Автоматизированные  системы управления

Значение АСУ в гостиничном бизнесе

Современные компьютерные технологии активно внедряются в  сферу социально-культурного сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Известное изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально для сферы туристского бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

Любые управленческие информационные процессы включают в  себя процедуры регистрации, сбора, передачи, хранения, обработки, выдачи информации и принятия управленческих решений. В системах организационного управления наиболее распространены автоматизированные информационные технологии, в которых выработка управляющего воздействия возложена на человека - лицо, принимающее решение (ЛПР). К таким системам относятся практически все информационные системы, используемые в области социально-культурного сервиса и туризма.

Автоматизированная  Система Управления (АСУ) представляет собой сложный соподчиненный  комплекс обслуживания всех подразделений, существующих в гостиничном хозяйстве: комплекс систем безопасности,  комплекс информационно-коммуникационных систем, комплекс систем жизнеобеспечения.  

Целевая функция для владельца  гостиницы — это получение  максимальной прибыли с минимальными затратами. АСУ как раз и позволяют  решать, в первую очередь, вопросы минимизации затрат и корректного использования оборудования здания. АСУ позволяет дистанционно контролировать состояние инженерных систем таких, как вентиляция, кондиционирование, тепло- и энергосбережение, обеспечивать контроль доступа в номера и само здание гостиницы. Кроме того, решается целый ряд вопросов безопасности на основе автоматизированных систем наблюдения. Все это комплекс систем, который интегрируется в единую систему управления.

Многие предприятия  гостеприимства возлагают большие надежды на автоматизацию своей основной, то есть офисной деятельности. Но автоматизация — долгий, непрерывный и непростой процесс, требующий постоянных затрат. Недостаточные вложения в эту сферу, равно как и явная переплата, могут обернуться серьезными неприятностями для самой фирмы.

Необходимость автоматизации рабочего процесса возникает, в первую очередь, у тех фирм, которые  имеют достаточно солидные обороты  и объемы продаж. Таким компаниям  нужна оперативность и управляемость, а они, напротив, сталкиваются с ростом разного рода рутинной деятельности. Требуется, насколько возможно, избавить своих сотрудников от нее и более эффективно их использовать.

Кроме того, руководству  фирмы для принятия стратегически  важных решений необходимо знать  постоянно, в точном цифровом выражении, состояние дел на нынешний момент. А для большого и среднего предприятия наиболее точную информацию тут могут выдать только автоматизированные системы. Есть и другие важные причины. В том числе и та, что глобальная автоматизация офисной жизни — это не только необходимость, но давно уже и мода, и хороший тон, и громкая заявка о себе на рынке международного туризма.

Возможности АСУ

Внедрение АСУ  преследует цели снижения уровня расходов, за счет следующих моментов. Во-первых, это экономия материальных ресурсов. Например, автоматическое отключение систем отопления и кондиционирования в пустующих номерах, контроль расхода тепла и электроэнергии. Второй момент направлен на уменьшение нематериальных затрат и повышение качества и скорости обслуживания клиентов. Стандартным набором здесь будут программы по бронированию и размещению гостей, оплаты услуг, предоставления информационных услуг и средств связи. Так же АСУ позволяют объединить отели в единую гостиничную сеть с высоким уровнем интерактивности.  

Также АСУ применительно  к гостинице позволяет осуществить  контроль доступа в номера по карточкам, позволяет управлять климатом в  номере и даже контролировать работу персонала. Кроме номеров, это может  быть контроль состояния общественных мест таких, как рестораны, конференц-залы, бассейны. В первую очередь, такие системы позволяют экономить энергоресурсы. Причем, в зависимости от масштаба гостиницы, эта экономия может составить 30-40%. Надо так же понимать, что экономический эффект АСУ в значительной мере зависит от загруженности гостиницы. Чем выше загруженность, тем, соответственно ниже процент энергосбережения.  

Еще один важный момент —  это контроль действий персонала. Контроль прихода и ухода с рабочего места, контроль качества уборки номеров и т. п. Кроме того, когда постоялец выходит из номера, номер автоматически становится под охрану. А еще, такая система дает возможность удаленного доступа к серверу и к базе данных. Для этого достаточно иметь ноутбук и выход в Интернет. В целом, можно сделать вывод, что АСУ кроме реальной экономии денежных средств, за счет снижения затрат на ту же электроэнергию, дает ряд преимуществ, связанных, в большей степени, с маркетинговой составляющей управления гостиничным бизнесом. Возможность забронировать номер через сеть Интернет в любом отеле сети, быстрая регистрация и размещение, удобный сервис и возможность оплаты через кредитные карты, доступность всех современных средств связи, высокий уровень безопасности подтолкнут клиента вновь и вновь останавливаться именно в этой гостинице. 

Можно уверено сказать, что  без эффективной системы управления, современная гостиница высокого уровня долго не продержится на рынке, так как, расходы на ее содержание будут существенно выше, чем у  конкурентов. Кроме того, для гостя это обернется недостаточным уровнем комфорта и безопасности. Конкретно это выразится в том, что если номер не оснащен автоматизированной системой управления, то в нем нельзя будет поддерживать высокое качество микроклимата, корректное управление освещением и достаточный уровень безопасности.

АСУ Intellect Style - «Русский Отель»

История возникновения"Intellect Style"- «Русский Отель»

Компания работает на рынке компьютерных технологий с 1990 года и специализируется на разработках автоматизированных систем для отелей, гостиниц, санаториев, ресторанов, клубов, а также магазинов. Свои первые шаги Компания делала в сфере автоматизации деятельности Отеля. Начинали с отдельных задач и постепенно развивали систему автоматизации гостиниц в соответствии с потребностями своих клиентов и на основе глубокого и детального изучения хозяйственной деятельности такого сложного и многофункционального объекта, как Отель. Кроме этого компания постепенно стала значительно расширять сферу применения программного обеспечения и начала работать не только с отелями, но и с санаториями, ресторанами, барами, кафе, магазинами и т.д. По результатам деятельности компании, в 1997 году, было принято решение об официальной регистрации программного обеспечения для отелей, гостиниц, санаториев и ресторанов под фирменным названием - Автоматизированная Система Управления Гостиницей "Русский Отель", что и было сделано в Российском Агентстве По Патентам и Товарным Знакам. Начиная с середины 90-х годов и вплоть до сегодняшнего времени, программное обеспечение для отелей, гостиниц, санаториев, ресторанов ППП "Русский Отель" приобрело популярность и получило широкое распространение в различных регионах России.

На рубеже веков, в связи  c появившимися в России новейшими методами управления предприятием, встала насущная задача перевода системы автоматизации отелей, гостиниц, санаториев, ресторанов в принципиально новое качество. Данное качество должно было позволить интегрировать международные и национальные стандарты управления предприятием на основе использования новейших компьютерных технологий. Начало XXI века компания отметила завершением принципиально новой разработки. В июне 2002 года они зарегистрировали ее в Российском Агентстве По Патентам и Товарным Знакам, под фирменным названием - Корпоративная Информационная Система "Intellect Style".

Сегодня "Intellect Style", впитавшая в себя весь многолетний опыт работы фирмы и последние достижения в области компьютерных и Интернет технологий - это современная комплексная система автоматизации полностью охватывающая основную и производственную деятельность, учет и контроль на предприятиях, ориентированных на обслуживание клиентов и торговлю

Компания неоднократно становилась лауреатом конкурса программы "Общественное признание" и была награждена "Знаками общественного признания". Данная программа проводилась при содействии правительства СПб, Общества Потребителей СПб, Торгово-Промышленной Палаты, институтом "Гэллап Санкт-Петербург" и других общественных организаций.

2003 году компания  стала официальным партнером Microsoft и получила значительные преференции на продажу системного ПО Microsoft совместно с разработкой "Intellect Style" –“Русский Отель”, “Русский Ресторан” . В 2007 году компания вошла в Группу компаний ККС – которая объединила воедино технических , системных интеграторов и производителя комплексного ПО

Описание АСУ «Intellect Style» - «Русский Отель»

АСУ «Intellect Style» - «Русский Отель» - предназначена для автоматизации гостиницы, мини-отеля, сети отелей, санатория и пансионата. Гибкость настроек позволяет построить систему автоматизации гостиницы или отеля в соответствии с нуждами конкретного объекта внедрения, его размерами и требованиями.

Программный комплекс «Intellect Style»-«Русский Отель», впитал в себя весь многолетний (с 1990 года) опыт работы фирмы на Российском рынке, все "know how" реализованные в предыдущей разработке программного обеспечение для отеля, совершенно новые идеи, а также последние мировые достижения в области Интернет и компьютерных технологий.

АСУ «Intellect Style» - «Русский Отель» включает:

1. служба коммерческого отдела – планирование загрузки, ведение договоров, заявок, бронирование, резервирование, работа с путевками в полном объеме;
2. система Интернет – бронирования «Tourlink»- это современный инструмент, дающий его обладателю возможность повысить качество обслуживания клиентов, расширить сферу услуг, выставлять на продажу через Интернет комплекс услуг, предоставлять особые условия для турагентов – партнеров. Наша фирма берет на себя решение технической и технологической стороны проекта, а так же бесплатную разработку и предоставление персонального сайта санатория. Система Интернет – бронирования непосредственно связана с подсистемой «Портье», в которую автоматически попадают заявки, введенные через Интернет;
3. служба приема, размещения - работа с гостями/путевками , номерами, этажная служба;
4. расчет с гостем - универсальный кассовый модуль, на базе фискальных регистраторов: Спарк 617 К (с термопечатью, без подкладного листа,), Прим-07РФ(c подкладным листом), Прим-08ТК, Штрих ФР-К). 
   наличные и безналичные счета на гостей и группы, работа по технологии “внутреннего кредита/депозита”, работа с дисконтными картами, международными кредитными картами;
5. служба Горничные - наряд задание горничным, распределение уборок учет и распределение белья;
6. диспетчер номерного фонда- заявки на текущий ремонт, контроль исполнения;
7. система учета и распределения ресурсов - календарь работы ресурса, работа с гостями, проживающими и посещающими гостиницу, планирование различных услуг, в том числе медицинских, направление на сеанс, оплата услуги, информация об оплаченных услугах, отчеты, контроль в режиме «On Line». Распределение ресурсов и график загрузки бассейнов, саун, бань, бильярда и т.д.;
8. система пункт проката;
9. складской учет - продовольственный склад ресторана/магазина, материальный склад;
10. работа с видами оплат: наличный, безналичный, “внутренний кредит/ депозит”, дисконт, международные кредитные карты.;
11. диспетчер по питанию групп и VIP гостей - программа питания групп, рассадка в залах, банкеты;
12. модуль “Шведский стол” - учет питающихся на “шведском столе”;
13. управление Рестораном/Магазином -- менеджерский учет и контроль в режиме "on line" остатков на торговых точках и на производстве и на складе;
14. система Бухгалтерский учет в полном объеме - все счета бухгалтерского учета - балансовые и забалансовые ( бухгалтер по проживанию, по питанию, гл.бухгалтер, налоговый учет, основные средства и материалы, заработная плата, отдел кадров);
15. подготовка необходимой информации и выкладка ее в формате DBF, TXT, XML , для передачи в стороннюю Систему – например, “1С-Бухгалтерия” – не является обязательным , так как имеется встроенный Бухгалтерский учет;
16. управление гостиницей - управленческий учет и контроль в режиме "on line". Международная система контроля и отчетности для отелей – “Uniform”;
17. система отчетов – более 1000 поставляемых с системой отчетов и возможность создания неограниченного числа отчетов по желанию заказчика и без привлечения сил разработчика;
18. связь с внешними электронными системами: телефонной станцией – тарификация телефонных переговоров, обработка гостиничных команд (мы работаем со следующими телефонными станциями: станциями Definity, Meridian, Nec, Panasonic 100, Panasonic 500, ProStar, Alcatel 4200, Samsung, Ericsson MD-110, Mytell, Telix_SOIG, SiemensHiCom-125