Сущность и организация международных туристских выставок

 

2.3 Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке

 

•  Основные статьи затрат турпредприятия

Готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке – главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Именно поэтому, на мой  взгляд, проблема организация участия  турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия. Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть какие затраты несёт турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Как уже говорилось ранее, после установления целей участия  в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют:

v  арендная плата (20–25%);

v  затраты на изготовление  стенда (30–35%).

Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках  в качестве экспонатов выступают  услуги, тем не менее, стенд всё  равно присутствует, ведь на нём  могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Итак, цена 1 м2 выставочной площади включает:

Ø  стоимость общего электроосвещения;

Ø  стоимость общей  охраны территории;

Ø  стоимость пропусков  на право входа персонала фирмы-экспонента;

Ø стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

Ø  стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально

отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

Ø  дополнительные услуги.

Участие в международной  выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м2 выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда – $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м2 площади на MIIT – $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 – $30000. Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т. к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

Аренда выставочной площади  – это только начало, эффективность  работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать  заранее. Дополнительно следует  определить основные позиции, основные статьи расходов. Расходов требуют  обычно:

¬  мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);

¬  тип стенда (линейный, угловой, двухэтажный);

¬  оформление стенда;

¬  персонал на стенде (собственный, вспомогательный);

¬  реклама до выставки;

¬  работа с прессой (составление  пресс-релизов);

¬  особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические  персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки  в форменной одежде и т.д.;

¬  угощение на стенде;

¬  транспорт (на выставку и обратно);

¬  монтаж и демонтаж стенда;

¬  текущие затраты  по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе. Ведь успех зависит и от того, где находится фирма – в «пыльном углу» или «на перекрестке всех дорог».

Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60%. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м2 арендной площади увеличивается на 40%.

Некоторые фирмы устанавливают  одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует  простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне.

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

Ø  напротив и справа от главного входа;

Ø  на центральных внутренних проходах;

Ø  в углах;

Ø вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых  фирма имеет возможность сэкономить, это размещение стенда:

Ø  вдали от выходов  и центральных проходов;

Ø  в задней части зала;

Ø  позади больших колонн, лестниц;

Ø лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

За определенный фиксированный  срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются  все реквизиты фирмы (страна, адрес / телефон, номер расчётного счета  и т.д.) Суть заявки – предварительная  регистрация и бронирование выставочной  площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это  в своем роде договор между  сторонами. По получении заявки, в  ответ посылается подтверждение  о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии  оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5–10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит  к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его  общую предпринимательскую культуру. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое. В связи с этим стенд должен:

Ø  выделять предприятие;

Ø  привлекать, не будучи вызывающим;

Ø  пробуждать интерес.

На классический вопрос, занимающий каждого экспонента: «Каким все же должен быть стенд?» – следует  ответить: «Таким, который с первого  же момента раскрывает цели участия  экспонента в ярмарке или выставке, отпечатывается в памяти посетителей  как единое целое конструкции  и предоставляемых товаров \ услуг  и подчеркивает или улучшает имидж  предприятия».

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых  являются:

1. Количество и вид  экспонатов;

2. Ожидаемое количество  потребителей;

3. Особые запросы экспонента, определяемые целями его участия;

4. Размеры и авторитет  фирмы;

5. Размеры стендов конкурентов.

Стенд площадью в 20 кв. метров может удовлетворять потребности  мелкого экспонента, но если он расположен в близком соседстве со стендами в 150 или 200 кв. м., опасность падения  авторитета экспонента очевидна.

•  Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат.

Рассмотрев статьи затрат на участие в выставке, можно сделать  вывод, что затраты на монтаж и  оформление стенда – дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.

Выставочный стенд – это  лицо фирмы. Поэтому успех участия  туристского предприятия в выставочных  мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной  экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требовательно  относятся к рекламным объявлениям  в газетах, журналах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потенциальных клиентов или  партнеров чтение газет с рекламой – занятие ежедневное, а посещение  стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо приложить  все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.

Первый вопрос, который  возникает перед фирмой после  принятия решения об участии в  выставке: какого размера необходим  стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя.

В принципе при организации  стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции. Одна из них, особенно характерная для  стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных  стран и делает упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения  внимания посетителей используются определенные игровые элементы. Это  может быть либо мини-представление (например, «танец живота» всегда обеспечивает успех тунисских стендов), либо игра (например, угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

Другая же концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представляет собой  достаточно просто, но со вкусом оформленные  пункты распространения рекламной  продукции и информации. Здесь  наиболее существенное значение имеют  компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение  рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд: располагает  лишь одной лицевой стороной и  является наиболее распространенным типом  стендов.

Угловой стенд: является идеальным  решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко  проектируется и обеспечивает удобный  доступ к двум проходам.

«Полуостров»: этот стенд  открыт с трех сторон и позволяет  экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

«Остров»: идеальное решение  для крупных предприятий, т. к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

«Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших  вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия  на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно  выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда. Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы  понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате  для переговоров (не менее 6 кв. м.) или  месте складирования экспонатов (не менее 2 кв. м.). Однако наличие офиса  увеличивает потребность в общей  площади.

В качестве сравнения можно  рассмотреть два типа стенда:

Ø  Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3 м;

Ø  Угловой стенд той  же площади.

В первом случае фронт общения  с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров.

Фирма так же должна четко  определить тематический план своей  экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность  стенда всегда достигается броской  частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько  зон:

Ø  публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

Ø  рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

Ø  служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы  посетители брали их с собой. Запас  таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для  раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Ее цель – оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный  вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных  материалов на стенде, обычно, находятся  рекламные или информационные материалы  для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше  хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для  ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью  отдельных рекламных элементов:

Ø  надписи на фризе  стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;

Ø  плакатов, для оформления стен стенда;

Ø  экранов с бегущей  строкой или изображением, размещенных