Виды документации в турфирме

- быть оформленным на одном из языков международного общения (чаще всего таким языком выступает английский);

- выписываться только от имени туроператора, непосредственно вступающего в контакт с поставщиками туристических услуг, и прилагаться к выдаваемым путевкам в качестве основного документа, необходимого для поселения туристов;

- содержать информацию о туристах (их личные данные), а также необходимую информацию об оплаченных ими туристических услугах;

- не отражать реальной стоимости тура, оплаченной туроператору агентством, так как оплачиваемая туроператору стоимость туруслуг всегда меньше суммы, уплаченной туристами (хотя бы на размер комиссионного вознаграждения), а демонстрация в ваучере реальной стоимости туристической поездки приведет к негативным впечатлениям туристов. Документом, полностью отвечающим этим требованиям, является туристический ваучер (или инвойс). В отличие от туристической путевки, ваучер оформляется только туроператором (причем никаких подписей или печатей агента на ваучере не требуется) и является основным документом, гарантирующим получение туристом оплаченных туристических услуг во время отдыха. Ваучер предназначен только для его предоставления поставщикам туристических услуг и для внутреннего учета и отчетности туроператора. Поэтому любой отправляющийся на отдых турист, купивший тур через туристическое агентство, обязан помимо выданной турагентством путевки иметь на руках ваучер, гарантирующий ему получение оплаченных туристических услуг. В случае, когда тур приобретается туристом непосредственно у туроператора, для получения им оплаченных услуг в туре достаточно одной путевки.

Форма туристического ваучера свободна и разрабатывается туроператором. Обязательными условиями для оформления ваучера являются:

- указание на туроператора, выдавшего ваучер;

- нумерация ваучера;

Типовой ваучер туроператора выглядит так:

- содержание в ваучере данных обо всех заезжающих туристах (фамилии и паспортные данные всех путешествующих);

- содержание оплаченных туристами туристических услуг;

- указание на туристическое агентство, продавшее путевку непосредственно туристам;

- сроки поездки.

Кроме того, ваучер существенно упрощает деятельность работников организаций — поставщиков туристических услуг (например, службе расселения отеля), которым уже нет необходимости связываться с менеджерами туроператора для того, чтобы установить, действительно ли прибывшие туристы оплачивали забронированный тур.

Наконец, еще одним документом, регламентирующим отношения туроператора и туриста, является информационный листок. Необходимость выдачи туристам информационного листка не закреплена законодательно, то есть, туроператор имеет полное право отправить людей в поездку, не снабдив их этим документом, однако практика туризма показывает, что наличие у туриста информационного листка не только сокращает количество вопросов, которые могут возникнуть у путешественников к менеджерам туроператора и требующих немедленного разрешения , что занимает довольно большую часть их рабочего времени, но и предостерегает и туриста от возможных негативных ситуаций во время тура, и туроператора от необоснованных претензий туристов по возвращению из поездок.

Смысл информационного листка как документа не столько в донесении до туриста знаний об условиях предстоящей поездки, сколько получение гарантий того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре (это подтверждается росписью туриста под информационным листком), что не даст ему в дальнейшем винить менеджера туроператора в неполном донесении информации.

Содержание информационного листка разрабатывается самим туроператором. Можно выделить разделы информации, которые чаще всего встречаются в информационных листках отечественных работников турбизнеса. Это:

- информация о стране или курорте, на который направляется турист (географическое расположение, национальный состав, климатические особенности, температурный режим);

- сведения о том, каким транспортом можно добраться к месту отдыха (если не входят транспортные услуги) и о приблизительной стоимости проезда;

- краткое изложение правил пересечения границы (работа пограничных пунктов, список документов, необходимых для пересечения границы, товары, провоз которых через гра­ницу требует декларирования, таможенные правила и т.д.);

- сведения о пунктах медицинской помощи и правила страхования туристов;

- сведения о средстве размещения, в котором должны будут расселиться туристы (адрес отеля, описание того, как проехать или пройти к гостинице);

- сведения о порядке поселения в отель (если турист должен будет размещаться самостоятельно);

- сведения о месте и времени сбора группы (в случае групповых поездок);

- сведения о перелете, переезде, переправах, предстоящих в туре;

- рекомендации на время отдыха (рекомендуемые экскурсии, музеи, рестораны, парки и т.д.);

- информация о возможных угрозах жизни или здоровью путешественника.

Как и договор-тур, информационный листок лучше составлять в двух экземплярах, один из которых, подписанный туристом, остается у работника туристического оператора, а другой — на руках отправляющегося в поездку туриста.

Схематически документооборот, сопровождающий взаимоотношения между туроператором, турагентом и туристом, возникающие при продаже тура, можно изобразить так, как представлено на схеме.

В результате покупки путевки турист должен иметь на руках следующий пакет туристических документов:

- договор-тур, подписанный между туристом и туристическим агентством;

- туристическая путевка, выданная туристическим агентством;

- ваучер, выданный туроператором;

- информационный листок, выданный туроператором или туристическим агентом;

Разумеется, помимо этого перечня документов, турист может также получить На руки, например, билеты, визу или страховку, бухгалтерские документы (приходный ордер, накладную, счет-фактуру). Но это, в отличие от перечисленных документов, не обязательно для абсолютно всех туров.

Переданные ему документы турист либо оставляет у себя в качестве гарантии факта его сделки с турагентством или туроператором (договор-тур), либо предъявляет поставщикам туристических услуг по прибытию на курорт или сопровождающему группы при отправлении (туристическая путевка или ваучер).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В последние годы наблюдается значительный подъем на туристическом рынке России. Этот подъем обусловлен как ростом доходов потребителей, так и постепенным развитием культуры отдыха россиян. Увеличение спроса на туристские услуги, с одной стороны, и отмена лицензирования турагентсткой деятельности, с другой стороны, привели к заметному росту количества туристических компаний на рынке.

Качественное оказание туристских услуг не может быть обеспечено без грамотной организации документооборота деятельности туристической компании. Некоторые аспекты этого процесса регламентируются нормативными документами, действующими в туристической сфере, налоговой сфере, бухгалтерском учете, некоторые – отдаются на откуп самим компаниям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы и источников:

1. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина – Волгоград, 2002.

2. Быкова, Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006.

3. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.16. 16. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007.

4. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2009.

5. Еланцева О.П. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: учебник для вузов / М.: ФЛИНТА, 2012.

5. www.tours.ru

6. www.travel.ru