Международные выставки и ярмарки

Основное отличие ярмарки  от обычного рынка заключается в  том, что в ее рамках запрещена  продажа товаров с выносом, т.е. торговля осуществляется строго по образцам, хотя сам образец по ее окончании  может быть продан.

Наиболее известными международными ярмарками признаны Ганноверская международная  ярмарка, международные ярмарки  во Франкфурте - на – Майне, в Лейпциге, Париже, Милане, Брюсселе и др.

В последнее десятилетие  граница между выставками и ярмарками  практически стерлась, поскольку  в настоящее время не только на ярмарках, но и на выставках осуществляется торговля по образцам, заключаются  сделки, ведется маркетинговая, коммерческая и рекламно-пропагандистская работа, включающая также PR-акции.

Ярмарки и выставки - считаются  международными при значительном количестве иностранных участников (обычно не менее 10%) и посетителей-специалистов (обычно не менее 5%). На международных  ярмарках и выставках демонстрируются  основные предлагаемые товары и услуги одной или нескольких отраслей.

 
 

3. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ  ВЫСТАВКИ

3.1. ЦЕЛИ УЧАСТИЯ

Прежде всего, нужно четко  определить цели, которые фирма ставит перед собой, участвуя в выставке. Как правило, круг таких целей  включает:

- демонстрацию вашей продукции, представление новых товаров (услуг);

- продвижение вашей торговой марки, улучшение имиджа фирмы;

- изучение рынков сбыта, формирование дилерской сети;

- рекламу вашей фирмы;

- непосредственный сбыт продукции;

- изучение продукции и стратегии конкурентов.

Планируя участие в  выставке, не нужно забывать обо  всех этих целях. Также необходимо собрать  сведения о выставках, по тематике близких  к деятельности вашей фирмы. Участвуя в работе ярмарки или выставки, каждая фирма хочет использовать конкретные мероприятия для достижения своей главной цели – обеспечения  эффективной предпринимательской  деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели и ее достижению должны быть подчинены цели более низкого  уровня, в частности цели реализации маркетинга. Последними, например, являются:

-обеспечение эффективной  товарной политики;

-реализация действенной  ценовой политики;

-обеспечение эффективной  политики распределения товаров;

-реализация действенной  политики продвижения.

Достижение сформулированных целей может быть обеспечено, если будут достигнуты цели более низкого  уровня. В качестве таких целей, например, по отношению к обеспечению эффективной  товарной политики можно указать:

-расширение ассортимента  предлагаемых товаров;

-оценка новых товаров;

-улучшение качества производимых  товаров;

-перепозиционирование товара на рынке.

Что касается ценовой политики, то здесь для обеспечения ее действенности  возможными целями участия в ярмарке  или выставке могут быть:

-определение верхней  границы цены товара;

-определение наиболее  приемлемого уровня сервисного  обслуживания;

-адаптация  методов  ценовой  политики  к  используемым подходам к решению аналогичных задач конкурентами.

С точки зрения совершенствования  распределения товаров основными  целями участия в ярмарках и выставках  обычно являются:

- поиск новых торговых  партнеров;

- оценка эффективности  сложившейся системы распределения;

- создание и совершенствование  деятельности торговых сетей.

Наконец, для обеспечения  эффективной политики продвижения  товаров в качестве целей участия  в ярмарках и выставках могут  быть:

- создание высокого имиджа  товара или услуг;

- активизация отдельных  элементов политики продвижения;

- создание фирменного  имиджа.

Указанные выше цели уточняются и конкретизируются для каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом наряду с перечисленными могут быть сформулированы и другие, более общие цели. В частности, такими могут быть:

- увеличение объемов продаж  в краткосрочной перспективе;

- исследование конкурентов;

- исследование товаров;

- презентация фирмы и  ее товаров;

- расширение числа клиентов  и др.

Составленные списки целей  разбиваются по рангу значимости, и составляется древо целей. При  этом предусматривается возможность  изменения целей в случае изменения  соответствующих условий.

Цели участия фирмы  в работе каждой конкретной ярмарки  или выставки могут быть самыми различными. Однако все они должны быть подчинены  целям реализации маркетинга, которые  в свою очередь следует согласовать  с долгосрочными, среднесрочными и  краткосрочными целями деятельности фирмы. Формулируя ту или иную цель, фирме  следует обеспечить ее достижение.

Лучшими аргументами в  пользу или против участия в конкретной выставке могут служить результаты проведения этой выставки в прошлом  году и результаты проведения других выставок этими же организаторами. Изучение каталогов, отзывов в прессе, мнение коллег, тип выставки, количество и уровень участников, количество посетителей.

 

 

3.2 ПОДГОТОВКА К УЧАСТИЮ В РАБОТЕ ВЫСТАВКИ ИЛИ ЯРМАРКИ

Рассматривая подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки, следует  учитывать, каким образом эта  подготовка осуществляется, а именно, организует фирма самостоятельно подготовку к участию в работе данного  мероприятия или пользуется услугами коммерческой фирмы, имеющей опыт работы или связи в области ярмарочной и выставочной деятельности.

Фирма может принять участие  в коллективных экспозициях, когда  непосредственной подготовкой к  ярмарке или выставке занимаются отдельные организации. Например, подготовкой  постоянно проводимых национальных ярмарок и выставок занимаются, как  правило, промышленно-торговые палаты соответствующих стран и различные  государственные организации. Одновременно в организации коллективных экспозиций могут участвовать и различные  коммерческие фирмы.

Услугами коммерческих фирм, специализирующихся в области ярмарочной и выставочной деятельности, могут  и самостоятельно воспользоваться  фирмы-экспоненты. В этом случае им следует иметь в виду, что стоимость  услуг, оказываемых такими фирмами, составляет не менее 10% стоимости арендной площади.

Итак, фирмам-экспонентам, принявшим  решение об участии в работе ярмарки  или выставки, необходимо определиться, каким образом будет осуществляться подготовка к данному мероприятию, проинформировать организационный  комитет выставки о своем участии в ее работе путем подачи соответствующей заявки.

В идеале подготовка к участию  в работе конкретной ярмарки или  выставки должна начинаться примерно за год до ее открытия. Эта подготовка предполагает выполнение целого ряда работ, обусловленных необходимостью достижения сформулированных целей  и требующих некоторых затрат, как правило, ограниченных возможностями  фирмы.

Все отмеченные работы следует  расположить в определенной последовательности с указанием возможных сроков их выполнения, необходимых ресурсов и ответственных исполнителей. Иными  словами, целесообразно построить  сетевой график, моделирующий процесс  подготовки к участию в каждой конкретной ярмарке или выставке, и на его основе рассчитать сроки  начала и окончания отдельных  работ, обеспечивающих своевременную  подготовку к данному мероприятию.

Одновременно с указанием  ответственных исполнителей по отдельным  работам необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы  в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего  комплекса работ, обусловленного подготовкой  к участию в данной ярмарке  или выставке, обеспечивается решение  следующих задач:

1. определяется способ  участия в ярмарке или выставке;

2. выявляется необходимость  участия посредников и их роль  в подготовке фирмы к ярмарке  или выставке;

3. определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь.

Такие экспонаты устанавливаются  службой управления маркетингом, и  их выбор основывается на результатах  сегментирования рынка с учетом как места проведения ярмарки  или выставки, так и состава  потенциальных посетителей данного  мероприятия.

4. обосновываются выбор  стенда и его конструкция, позволяющая  демонстрировать соответствующие  экспонаты;

5. подбирается персонал  и проводится обучение его  работе на выставке. Персонал  должен хорошо знать экспонируемый  товар, уметь показать его в  действии, а также объяснить его  основные функции и преимущества;

6. составляется план проведения  маркетинговых исследований, реализация  которых призвана обеспечить  решение маркетинговых проблем;

7.  подготавливаются необходимые материалы для каталога выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

8. составляется план и  в соответствии с ним организуются  транспортировка, складирование,  хранение и страхование экспонатов;

9. организуется рекламная  кампания, призванная привлечь внимание  потенциальных посетителей ярмарки  или выставки к факту участия  фирмы в ее работе; 

10. создаются и изготавливаются  соответствующие информационные  материалы;

11. согласовываются все  организационные вопросы с оргкомитетом  ярмарки или выставки;

12. печатаются и рассылаются  приглашения потенциальным посетителям  ярмарки или выставки, в которых  заинтересована фирма.

Решение перечисленных задач  призвано обеспечить подготовку фирмы  к участию в работе конкретной ярмарки или выставки.

Все, что упустили или  оставили «на потом», не в лучшую сторону отразится на имидже фирмы, на окупаемости участия в выставке. Желательно, чтобы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением  вел один уполномоченный представитель  фирмы. Прямые затраты на участие  в выставке состоят из затрат на выставочную площадь (оборудованную  или необорудованную), дополнительное оборудование и регистрационный  сбор. Косвенные затраты включают затраты на: оформление стенда; изготовление рекламно-информационных материалов и  сувениров; реклама в средствах  массовой информации с приглашением посетить стенд на выставке; транспортные расходы на перевозку экспонатов; проезд к месту проведения выставки и обратно, проживание в гостиницах; питание персонала, представительские  и хозяйственные расходы. 

 

 

3.3 ПРОВЕДЕНИЕ ВЫСТАВКИ

Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности). Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона. Организация сервис-бюро. Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).

Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет).

Реализация деловой программы:

- Регистрационные листы

- Социологическое исследование

- Отчетные и рекламные материалы мероприятия

- Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест)

- Регистрация участников, раздача материалов

- Ведение протокола

- Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы

- Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия

Подготовка ежедневной  программы дня. Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки. Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов, консультации экспонентов, организационные вопросы). Обеспечение работы VIP зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций). Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне. Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины, шоу-программы, концерты) на сценической площадке. Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение. Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра. Организация графика встреч официальных лиц и партнеров. Реализация социологического исследования по проекту. Организация видео- и фотосъемки. Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ. 

3.6 СТРУКТУРА МЕРОПРИЯТИЙ  ДЕЛОВОЙ ПРОГРАММЫ ВЫСТАВКИ

Современная выставка —  многоуровневый инструмент маркетинга, место, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию  и формировать образ своей  фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени формирует  деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая  программа выставки - инструмент «принудительного»  привлечения целевой аудитории.