Организация деловой встречи представителей Украины

Отель Леополис, обладатель титулов World Travel Award в номинациях "Лучший отель Украины 2011" и "Лучший бизнес отель Украины 2011" - это результат прогрессивного видения, целью которого является создание действительно исключительного сервиса, который поднимает индустрию гостеприимства на качественно новый уровень. Изысканный отель старинного Львова в невероятно красивом здании в центре города. Центральное размещение отеля – идеально как для бизнесменов, так и для туристов, которые посещают Львов. 65 комнат и 6 люксов, были созданы, для удовлетворения потребностей деловых людей, а также влюбленных пар, куда они имеют возможность ускользнуть в изысканную и волнующую атмосферу. Предлагаем Вам удобное размещение, современные технологии и индивидуальный сервис, который Вы ожидаете от бутик отеля. Сотрудники гостиницы обеспечат Вам комфортное и приятное пребывание в отеле.

Номера: 71

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Стратегия успеха в переговорах  с украинцами – что нужно делать (на что давить / чего избегать)

 

 Давить на украинцев есть чем.

 

К примеру, украинцы обожают слово «компромисс» и  многие идут на переговоры с целью  «поиска компромиссного решения». К  сожалению, не совсем понимая, что такая стратегия не самая выгодная, поскольку компромисс всегда предполагает уступки и если идти с такой установкой можно отдать многое... Поэтому неоднократно призывая украинских переговорщиков «к поиску компромисса», иностранцы могут рассчитывать на получение значительных скидок и бонусов.

 

Снижает эффективность  переговоров также и отечественная  склонность к неконкретным предложениям и общим фразам. «Мы все для  вас сделаем», «лучшие условия  предоставим» - часто говорят при  встрече, а потом удивляются, почему иностранцы требуют слишком много, не понимаю, что сами пообещали «все» и «лучшие».

 

А избегать следует... Ошибочно не брать в расчет широту украинского гостеприимства и меняющиеся реалии экономического, политического и законодательного характера.

 

Топ-5 правил любых  успешных переговоров

 

 Успех готовится заранее, важна подготовка. Не зная своей цели и задач в переговорах — не рассчитывайте на хороший эффект. Ваши партнеры не будут об этом заботится, они будут преследовать свои цели и решать свои задачи, а помогать вам определиться с вашими.

 Не начинайте вести переговоры, пока для себя не определили, по меньшей мере, три варианта их исхода: минимум, максимум и оптимум.

В трудных переговорах  всегда помните, что имеете право: а) сказать «нет» и б) взять паузу. И то, и другое нужно делать филигранно — чтобы не обидеть партнеров и иметь возможность, при необходимости, продолжить переговорный процесс.

 Любая агрессия - признак слабости, которая свидетельствует о скудности инструментов влияния на собеседников. Важно быть напористым в деле, добиваться максимального бизнес-результата, но не опускаться до нецивилизованных форм общения с людьми. Это сделать не сложно — есть много хороших и выверенных приемов.

Если договорится  не удается, важно, чтобы вас запомнили как профессионала и тактичного собеседника. Это выгодно для любого бизнеса — о вас еще не раз вспомнят при случае, порекомендуют к нам обратиться или ... вновь пригласят на переговоры.

 

Организационные документы для подготовки и проведения встречи

 

Для главы принимающей стороны формируется пакет документов:

- порядок ведения  встречи;

- список участников  встреч;

- справочную  информацию о стране, из которой  прибывает делегация;

- справку о  международных и внешнеэкономических  связях со страной, из которой прибывает делегация;

- тему и перечень  вопросов, предлагаемых к обсуждению  в рамках встречи;

- информационные  материалы (в соответствии с  тематикой, предложенной для обсуждения  в рамках визита) для подготовки  выступления;

- тезисы приветствия  главы принимающей стороны;

- проекты документов  для подписания (в случае необходимости);

- программа  пребывания иностранной делегации

 

Кроме того, необходимо составить список приглашенных, для  чего необходимо заблаговременно заполнить  и разослать приглашения, составить меню и план рассадки за столом, если речь идет о завтраке, обеде, ужине.

Программа приема делегации 

Время  Мероприятие

10:00  Встреча в аэропорту

10:00-11.00  Торжественная встреча делегации в отеле

11.00- 13.00              Экскурсия в Дудин монастырь

13:00-14:00  Завтрак в ресторане «Акватория»

14:00-16:00  Переговоры с представителями компании.

16.00-16.30           кофе-брейк

  16.30-18.00                    подписание документов, подведение итогов деловой

встречи.

18.00-19.00   экскурсия  по отелю « Чайка»

19.00-20.30     Oбед

21.00    проводы  иностранной делегации

 

 

 

«Завтрак» –  устраивается между 12 и 15 часами (как  правило, в 12.30 или 13 часов) с рассадкой  за столом. Продолжается обычно около  часа за столом и около 20 минут –  за кофе. Кофе (чай) могут быть поданы за тем же столом или в гостиной. Меню традиционно включает одну-две холодные закуски, горячие рыбное и мясное блюда и десерт. Не будет ошибкой предложить первое блюдо (супы). Перед завтраком подается аперитив; к холодным блюдам – водка или настойки (охлажденные); к рыбе – белое охлажденное вино; к мясу – красное вино комнатной температуры; к десерту – охлажденное шампанское; к чаю, кофе – ликер, коньяк. Завтрак, наряду с обедом и ужином, наиболее почетный вид приема.

 

«Обед» –  наиболее почетный вид приема. Обычно начинается между 19 и 21 часами (но не позднее), длится 2-2,5 часа до ухода главного гостя. Проводится с рассадкой за столом. В силу своего высокого статуса требует тщательной подготовки, профессионального обслуживания. Меню в соответствии с национальными традициями включает две-три холодные закуски, первое, горячие рыбное и мясное блюда, десерт. Порядок подачи напитков тот же, что и на завтраке. Нередко обед предполагает особую форму одежды (смокинг или фрак для мужчин, вечернее платье для женщин), о чем указывается в приглашении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Встреча (проводы) иностранной делегации

 

Любой визит  начинается со встречи делегации, поэтому  этот элемент программы требует  особо тщательной проработки. Встрече  делегации предшествует работа по подготовке здания аэропорта, железнодорожного вокзала, приграничной автотрассы. На зданиях или перед зданиями вывешиваются флаги. Все флагштоки и все вывешенные флаги должны быть одинакового размера. Считается оптимальным соотношение размера ширины флага и высоты флагштока как 1:6. Нельзя располагать флаги на разных уровнях, а также друг над другом. Почетное место справа всегда отдается флагу зарубежного гостя. Следовательно, расположение флагов должно быть следующим: Государственный флаг страны гостя, Государственный флаг Российской Федерации и флаг субъекта федерации (последовательность дана слева направо, если смотреть на фасад здания).

 

Количественный  и персональный состав лиц, встречающих  зарубежную делегацию, определяется заранее с учетом уровня и значимости визитом уровня и значимости визита

 

Высшим знаком внимания для приезжающих является их встреча у трапа самолета. Однако, если у принимающей стороны такой  возможности нет, то можно ограничиться встречей в зале прилета.

 Можно встретить в национальных костюмах Украины или России на приветственном коктейле в отеле

 

 

Порядок проводов зарубежной делегации должен соответствовать  порядку ее встречи. Снижение уровня проводов по сравнению с уровнем  встречи может быть расценено  как проявление хозяевами неудовлетворенности итогами визита. Внесение некоторых непринципиальных изменений в порядок проводов допустимо лишь по желанию гостей. Это может быть вызвано поздним временем отбытия делегации, усталостью ее членов из-за насыщенности рабочей программы и т. д.

Приветствия

 

При встрече  гостей первым представляется глава  встречающей делегации. Если с ним  приехала супруга, встречать супругу  гостя, то он представляет и ее. Вторым представляется сам и представляет супругу глава делегации гостей.

 

Далее глава  встречающей делегации представляет сопровождающих его лиц – вначале  женщин согласно протокольного старшинства (по нисходящей), затем в таком  же порядке – мужчин. Этих правил в последующем придерживается на всех этапах визита.

 

Во время  представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями. Женщины это делают по обоюдному желанию. В соответствии с нормами этикета хозяева вручают цветы дамам, прибывшим в составе делегации гостей.

 

Программа визита предполагает обеспечение гостей транспортом с целью доставки к месту проживания и дальнейших перемещений на все время пребывания в стране. Вид транспорта, степень его комфортабельности во многом определяется количественным составом и официальным уровнем зарубежной делегации.

 

Звания  и формы обращения

 

 

Используйте звания — обращайтесь к своим украинским коллегам, используя звание и фамилию  при первой встрече. Если Ваш украинский коллега не имеет профессионального  или ученого звания, используйте  приставку «Пани» (для женщин) или  «Пан» (для мужчин) вместе с ее или его фамилией.

 

Рассадка  в автомобили

 

В представительских  экипажах с расположением мест друг против друга почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения.

 

По прибытии экипаж подается таким образом, чтобы  выход был с правой стороны, причем лицо, занимающее почетное место выходит первым

 

При следовании на церемониях в автомашинах, как  правило, занимается только заднее сидение. Если в автомашину садится еще  одно лицо, то занимается место либо между двумя почетными лицами, либо откидное сидение, чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время движения и при выходе.

 

 При посадке  в автомашину двух персон, места  занимаются на заднем сидении,  где почетный гость (а если  это женщина, то независимо  от своего положения) занимает правое место по ходу движения.

 

Мы говорим  о том, что протокол писан для  всех и соблюдение его для всех неукоснительно. Однако в исключительных случаях допускается корректировка  протокола. И некоторые корректировки  мы внесем в указанную параграфами протокола рассадку в экипажах.

 

Как известно, место  на переднем сидении рядом с водителем  никогда не занимается, ни первым, ни даже вторым лицом. Это место чисто  рабочее. Там может сидеть охранник, репортер, как исключение переводчик. И ведется это издревле, с тех давних времен, когда передвижение осуществлялось в конных экипажах. Ну, разве можно представить себе высокопоставленную особу или приближенного к царскому двору дворянина, восседающего на облучке с кучером. Кстати, исстари существовала загадка-шутка: "Кто имеет право сидеть к царю спиною?" Ответ: "Кучер". Не поэтому ли щепетильные англичане изобрели своеобразные коляски, называемые "кэбами", где кучер не сидел на облучке, а стоял на запятках и длинными вожжами, через крышу кэба управлял лошадями.

 

Так вот, этот обычай не занимать место рядом с кучером, а в XX веке рядом с водителем  существует и по сей день. Но все  же существуют ситуации, когда это  правило мы просто обязаны нарушить. Это касается таких случаев, когда  вы пользуетесь не служебной машиной, а любезностью принимающего вас хозяина, предоставляющего свою личную машину и находящегося за рулем. Здесь вы просто обязаны сесть рядом с ним на переднее сидение. Ваша посадка на заднее место, чего требует протокол, в данном случае будет оскорбительна для вашего друга, партнера или коллеги, который ведет машину. Даже если вы следуете с дамой, то дама занимает правое заднее место, а вы остаетесь на переднем

 

В случае же посадки  в машину со вторым сопровождающим вас лицом, второе лицо садиться спереди, а вы сзади

 

В случае же следования в экипажах, управляемых профессиональным

водителем (такие  автомашины называются персональными), нарушение протокола, означенного  параграфом категорически исключено. К тому же встречающему лицу необходимо учитывать, что лучшим вариантом при встрече почетного гостя является следование в автомашинах вдвоем. Рассадка вторых и третьих лиц в последующих машинах, движущихся кортежем, допускается и численностью до четырех человек.

 

Теперь обратим  внимание на рассадку в автомашинах при встрече почетного гостя, прибывающего с супругой или женщиной, являющейся деловой партнершей (секретарь, референт, помощник). В одном случае женщина вне зависимости от своего служебного положения занимает заднее место справа, вы - левое. Не лишним будет на место рядом с водителем усадить сопровождающего. Хозяин же, обязанный в этом случае встречать вас также с супругой (или с деловой партнершей), садится в следующую машину.

 

Не исключен случай, когда вы пребываете на деловую  встречу в личной машине, находясь за рулем самостоятельно. Хотя это и не принято протоколом, но кратковременность и безотлагательность визита это допускают. В этом случае глава принимающей фирмы ни в коем случае не должен пользоваться любезным предложением воспользоваться вашей машиной, а предоставить сопровождающего, который по ходу поездки будет консультировать вас по правильности выбранного маршрута, уведомлять те или иные инстанции о вашем приезде и пр. Естественно, сопровождающий садиться рядом с вами. Если же с вами следует еще и помощник, то он (если это не женщина) пересаживается на заднее левое сидение, оставляя почетное правое место свободным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация культурной (досуговой программы)