Деловые коммуникации

Официальный визит для глав государств занимает второе место по важности, но первое – для глав правительств и министров иностранных дел.

Деловой (рабочий) визит – встречи  государственных деятелей для переговоров, подписания соглашений и т. п. Неофициальный (частный) визит – посещение чужой  страны в частном порядке или  в качестве гостя, а также приезд для участия в конференциях и  других общественных мероприятиях.

Визит проездом – низшая ступень  в иерархии визитов, тем не менее множество стандартов присутствует и здесь. Любой визит начинается со служебной записки от инициатора встречи. После этого протокольные службы обеих сторон занимаются согласованием условий. Обсуждается, где и когда пройдет встреча, состав делегаций, круг обсуждаемых вопросов, программа пребывания и масса других моментов. На этом этапе идет взаимодействие протокольных служб не только друг с другом, но и со службами безопасности, информационными, техническими, транспортными и другими.

Принимающая сторона должна встретить  гостей, разместить их и позаботиться о том, чтобы их пребывание было максимально  комфортным. Обычно на дипломатических  встречах решаются немаловажные вопросы, и от качественной работы протокольщиков в какой-то степени зависит исход переговоров.

Переговоры являются центральной  частью практически любого визита, которую, пожалуй, стоит рассмотреть  подробней. Подготовка начинается задолго  до самих переговоров. Готовится  зал, составляется план рассадки, решаются технические вопросы, предусматриваются  все мельчайшие нюансы и т. д.

Согласно протоколу сотрудник  протокольной службы встречает гостей у входа в зал и рассаживает  согласно принципу старшинства: во главе  стола – место старшего по должности, справа от него – ближайший по статусу, и далее по ранжиру. Если же это  переговоры двух лиц, то они садятся  друг напротив друга, по левую сторону  от каждого располагается переводчик. На некоторых мероприятиях переводчик садится чуть сзади.

Принимающая сторона всегда садится  спиной к окну и лицом к входу. Перед каждым заранее поставлена кувертная карточка с его именем, иногда и должностью. Как правило, на фронтальной стороне таблички надпись на языке принимающей страны  или на 
английском (иногда в скобках приведена транскрипция), на тыльной – на родном языке гостей.

На столах перед каждым участником – необходимый минимум канцелярских принадлежностей (блокнот, ручка), бутылка  минеральной воды, стакан. Кстати, в  мировой практике не принято ставить  воду с газом. Также периодически возникают споры среди протокольщиков, нужно ли класть салфетку под стакан. Общего мнения пока не найдено, поэтому на разных мероприятиях можно встретить оба варианта, а порою и третий – салфетка накрывает стакан.

Кроме того, на столах могут присутствовать флажки стран представителей, а за спинами глав делегаций – большие  флаги. Обычно заранее обговаривается временной лимит переговоров, время  на подписание документов и на общение  с журналистами, если таковое предусмотрено.

Опоздание на переговоры является грубым нарушением делового этикета, и статус визита может понизиться. Англичане  и вовсе могут отменить встречу  изза нескольких минут опоздания. Хотя испанцы, например, воспринимают такие загвоздки довольно спокойно. Перед началом переговоров главы делегаций должны представить их участников. Далее все идет согласно повестке. В ходе переговоров также принято обмениваться визитками. Здесь существует ряд правил, которых необходимо придерживаться.

К примеру, первым дает визитку вышестоящий по должности. В некоторых случаях обмениваться визитками могут только равноправные по статусу партнеры. Если на карточке, помимо адреса компании и рабочего телефона, указан и мобильный номер владельца, это означает, что звонок будет уместен практически в любое время. Но если на визитке телефонного номера вовсе нет, значит, дальнейшего общения не предвидится. Впрочем, визитные карточки и процедура обмена ими – предмет постоянных разногласий специалистов по протоколу. Например, некоторые считают, что за столом переговоров вообще не стоит обмениваться визитками, а уместнее это делать на последующем приеме.

При организации визита крайне важно  учитывать национальные и культурные особенности сторон. Члены делегаций  могут получить краткие инструкции относительно традиций партнеров. Например, при общении с китайцами крайне не рекомендуется затрагивать демографический  вопрос, который в Китае стоит  очень остро. В некоторых странах  моветоном считается вопрос о  здоровье супруги, хотя в России он в порядке вещей. Один из принципов  делового протокола гласит, что дискриминация  по национальному, религиозному и другому  признаку недопустима, и этот принцип  неукоснительно соблюдается.

В расписание визита входит также  посещение приема, устраиваемого  принимающей стороной. Варианты их разнообразны и форма проведения каждого зависит от множества  факторов. Приемы, как правило, уступают по важности переговорам, но это ничуть не умаляет ответственности организаторов.

В конце визита принято обмениваться подарками. Эта процедура также  строго регламентируема и включает в себя так много правил и деталей, что является предметом отдельного разговора. Конечно, в рамках одной  статьи невозможно описать все мелочи для каждого конкретного случая, коих на практике великое множество. Нужно лишь заметить, что всем этим тонкостям специалисты протокольных служб обучаются не один год.

Правила протокола не имеют юридической  силы, и насильно исполнять их никто  никого не принуждает. При этом все  понимают, что без соблюдения общепринятых норм не будет и должного взаимодействия отдельных лиц и целых государств.                                                                                                                         В протоколе постоянно происходят изменения под влиянием веяний времени и современных тенденций, в которых наблюдается стремление упростить некоторые сложные процедуры и сделать их более удобными. Но основные принципы, сложившиеся исторически, еще долго останутся неизменными.

 
5. Разработать и представить  подробную программу пребывания  зарубежной делегации фирмы-партнера. Период пребывания не менее  трех дней.

Принимающая сторона:

Фирма «Мех Севера»  занимается производством и реализацией  изделий из кожи и меха, предназначенных  для небольшого круга потребителей с большим достатком. В состав делегации вошли: генеральный директор, коммерческий директор,  дизайнер, секретарь-референт.

Иностранную делегацию  принимают: генеральный директор, коммерческий директор, дизайнер, менеджер региональных продаж.

Пребывающая сторона:

«Milano» - итальянская компания, специализируется на производстве кожаных и меховых изделий, зарекомендовавшая себя на мировом рынке.

ПРОГРАММА пребывания иностранной  делегации из Италии.

Данная программа разработана  в связи с пребыванием иностранной  делегации в г. Анадырь в количестве 4 человек (представители компании «Milano»):

Luciano Muzy - генеральный директор;

Alberto Moretti - коммерческий директор;

Laura Ricci- дизайнер;

Paollo Costa – менеджер региональных продаж.

Цель приезда делегации: проведение переговоров о возможном  сотрудничестве. Срок пребывания - 3 дня, с 15 по 18 июля 2013 г. включительно.

Ответственный за прием иностранной  делегации – генеральный директор Крупин Р.Б. Лица, сопровождающие делегацию: Крупин Р.Б, Осипов Д.А. – коммерческий директор, Пластинина К.П. – дизайнер и Антонова Е.В. – секретарь-референт.

Программа пребывания представителей компании «Milano» в г. Анадырь в период с 15 по 18 июля 2013г. состоит из следующих мероприятий:

 

Дата, день недели	Время	Мероприятия	Ответственные лица
15 июля, понедельник	12.00	Встреча в аэропорту	Крупин Р.Б.
	15.00	Размещение в отеле «Чукотка»
	15.30	Обед
	17.00	Экскурсия по г. Анадырь	Антонова Е.В.
	19.00	Официальный ужин с руководством «Мех Севера»	Крупин Р.Б.
16 июля, вторник	9.00	Завтрак в ресторане отеля «Чукотка»	Крупин Р.Б.
	10.00	Посещение магазина и цеха по производству изделий «Мех Севера»	Осипов Д.А.
	12.00	Переговоры	Осипов Д.А.
	14.00	Обед	Антонова Е.В.
	16.00	Продолжение переговоров	Осипов Д.А.
	19.00	Концерт в Доме Культуры	Антонова Е.В.
17 июля, среда	9.00	Завтрак в ресторане отеля «Чукотка»	Антонова Е.В.
	10.00	Завершение переговоров  Подписание итоговых документов	Крупин Р.Б.
	14.00	Фуршет «Мех Севера»	Антонова Е.В.
	17.00	Официальный обед с  руководством «Мех Севера»	Крупин Р.Б.
	19.00	Посещение музея	Антонова Е.В.
18 июля, четверг	9.00	Завтрак	Антонова Е.В.
	10.00	Отъезд в аэропорт	Крупин Р.Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

 

1. Баева О.Е. Ораторское искусство и деловое общение. Минск: Наука, 2011.
2. Безруких М. Этика делового общения. Курс лекций. М., 2009.
3. Бороздина Г.В. Психология делового общения. Минск.: Наука, 2008.
4. Егоршин А.П., Распопов В.П., Шашкова Н.В. Этика деловых отношений:                      Учеб. пособие для вузов.- Н.Новгород: НИМБ, 2005. – 408 с.
5. Панфилова В.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. СПб. 2001
6. Шеламова Г.М. Этикет делового общения: Учеб. пособ. / Г.М. Шеламова. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2006. - 192с.