Деловые переговоры: подготовка и ведение

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ,

МОЛОДЕЖИ И СПОРТА УКРАИНЫ

ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСТИТЕТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

 

 

 

Реферат

По дисциплине «Этика бизнеса  и делового общения»

На тему: «Деловые переговоры: подготовка и ведение»

 

Выполнила:

Студентка 3го курса

Экономического факультета

Группы 0503Б

Борковская Оксана

 

 

 

ДОНЕЦК – 2012

 

План

1. Введение.

2. Определение переговоров, роль интересов и разногласий.

3. Разновидности переговоров, переговоры как позиционный торг.

4. Подготовка к переговорам: тактика и стратегия.

5. Встреча за столом переговоров. Переговоры как один из видов общения.

6. Заключение.

7. Список используемой литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Умение  общаться с деловым партнером, понимание  психологии другого человека, интересов  другой организации можно считать  одним из определяющих факторов в  процессе ведения переговоров. Это  умение главенствует не только на деловых  переговорах. Если человек умеет  побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя.

В основе человеческого поведения  лежат сокровенные желания. Прежде всего, надо понять эти желания, затем  надо заставить вашего собеседника  страстно чего-то пожелать. Тот, кто  сможет это сделать, завоюет весь мир, а кто не сможет – останется  в одиночестве. Человек, который  пытается бескорыстно служить другим людям, приобретает огромное преимущество. Человеку, способному поставить себя на место других людей и понять ход их мыслей, нет необходимости беспокоиться о своем будущем.

В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это требует от участников общения не только грамотности, но и  следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения  приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и  религии. Самое существенное, заключено  в умении слушать собеседника, постоянно  проявлять к нему внимание и поощрять его наградами, т.е. отмечать положительные  качества, помогать самоутверждению партнера по переговорам. ¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Определение переговоров, роль интересов и разногласий

Переговоры  — это средство, взаимосвязь между  людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны  имеют совпадающие либо противоположные  интересы.

Разница между позициями  и интересами в переговорах заключается  в том, что позиция - это нечто, о чем принято решение, а интересы - это нечто, что заставило принять решение.

Основная проблема переговоров  заключается не в конфликтных  позициях, а в конфликте между  нуждами, желаниями, заботами и опасениями каждой из сторон.

Интересы являются мотивировкой поведения людей, они являются молчаливой силой на фоне шума из-за позиций.

За противоположенными позициями, наряду с противоречиями, находятся  разделяемые и приемлемые интересы. Разногласия в интересах можно  снять, достигнув согласия.

Один из наиболее приемлемых способов раскрыть интересы другой стороны - это поставить себя на место  противоположной стороны и определить, какое решение, по их мнению, вы должны предложить, а затем спросить себя, почему они сами не приняли такого решения. ²

Почти на всех переговорах  каждая из сторон имеет не один, а  множество интересов.

Наиболее сильные интересы - это основные человеческие нужды: безопасность, экономическое состояние, жизнеспособность.

Для того, чтобы выявить  различные интересы каждой из сторон, большую помощь может оказать их изложение на бумаге, это поможет разложить интересы в определенном порядке.

Вероятность успеха в переговорах  возрастает, если о проблемах говорят  открыто и перечисляют конкретные детали.

Чтобы ваши интересы произвели  впечатление на оппонентов необходимо обосновать их законность, необходимо убедить оппонентов в том, что на вашем месте они чувствовали бы то же самое.

Люди лучше слушают, если чувствуют, что их поняли. Они склонны  считать, что те, кто понимает, знающие  и симпатизирующие им люди, к чьему  мнению стоит прислушаться. Поэтому, если вы хотите, чтобы другая сторона  уважала ваши интересы, начните с  того, что доведите до их сведения об уважении их интересов.

Вы лучше удовлетворите  свои интересы, если будите говорить о  том, чего хотите достичь, а не о том, что у вас было.

Достичь цели в переговорах  будет легче, если вы будете твёрды в защите своих интересов, но мягки  в отношениях с людьми.

Людей надо отделить от проблемы, слушать их с уважением, оказывать  им любезность, подчеркивать свои стремления понять их нужды.

Твердая защита своих интересов  на переговорах не означает, что  вы оказываетесь понимать точку зрения своих оппонентов. Совсем наоборот. Вряд ли стоит рассчитывать, что  другая сторона прислушается к вашим  интересам и обсудит ваши варианты, если вы не будите принимать во внимание её интересы и не покажите, что вы открыты для их предложений.

 

 

 

 

 

Разновидности переговоров, переговоры как позиционный торг

Существуют различные  виды переговоров, в зависимости от выделения различных целей их участников.

1). Переговоры о продлении действующих соглашений. Например, временного соглашения о прекращении военных действий.

2). Переговоры о нормализации. Проводятся с целью перевода конфликтных отношений к более конструктивному общению оппонентов. Часто проводятся с участием третьей стороны.

3). Переговоры о перераспределении. Одна из сторон требует изменений в свою пользу за счет другой. Эти требования, как правило, сопровождаются угрозами наступающей стороны.

4). Переговоры о создании новых условий. Их целью является формирование новых отношений, заключение новых соглашений.

5). Переговоры по достижению побочных эффектов. Решаются второстепенные вопросы (уяснение позиций, отвлечение внимания и т.д.).

В зависимости от того, какие  цели преследуют участники переговоров, выделяются различные функции переговоров:

• информационная функция  – это когда стороны заинтересованы в обмене взглядами, но не готовы по каким-либо причинам на совместные действия;

• коммуникативная функция  – это функция налаживания новых связей, отношений;

• функция регуляции и  координации действий;

• функция контроля;

• функция отвлечения внимания;

• функция пропаганды.

Подготовка к  переговорам: тактика и стратегия

Переговоры  предназначены в основном для  того, чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями (в форме различных  предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые  бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и  ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или  напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или  с большим трудом, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для  каждых переговоров необходимо разрабатывать  и применять специальную тактику  и стратегию их ведения. В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель.

Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель: ³  

• четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;
• обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;
• наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;
• определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация  данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров  будут изучены следующие вопросы:       

1) цель переговоров;

2) партнер по переговорам;

3) предмет переговоров;

4) ситуация и условия переговоров;

5) присутствующие на переговорах;

6) организация переговоров.

Содержательная подготовка переговоров.

Содержательная  подготовка переговоров включает решение  следующих вопросов:

• анализ проблемы и диагностика ситуации;
• формирование общего подхода, основных целей и задач;
• определение переговорной позиции, возможных вариантов решения проблемы и согласование интересов;
• формирование предложений и их аргументация.

Анализ проблемы и диагностику  ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного  этапа. В процессе подготовки к переговорам  необходимо выявить интересы участников переговоров, причем не только собственные, но и партнера по переговорам. Непонимание  интересов партнера часто приводят к срыву процесса переговоров.

Организационная подготовка переговоров

Организационная подготовка переговоров  предусматривает:

• формирование делегации;
• методы подготовки к переговорам.

Количественный и качественный состав делегации определяется количеством  вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждением некоторых вопросов, уровнем представительства. При  формировании делегации определяются основные функции каждого участника  переговоров.

В процессе подготовки переговоров  проводятся совещания. Этот метод подготовки можно считать общепризнанным. Совещания  различаются по числу участников, периодичности их проведения, количеству обсуждаемых проблем. Совещания направлены на определение задач и целей предстоящих переговоров.

В процессе подготовки к переговорам  проводятся также деловые или  имитационные игры, позволяющие воспроизвести  ситуации на предстоящих переговорах. Параллельно деловые игры способствуют выработке навыков ведения переговоров. Использование имитационных игр  в процессе подготовки к переговорам  требует больших материальных и  временных затрат, а также квалифицированных  специалистов для подготовки сценария игры и его реализации. Они применяются  сравнительно редко.

В процессе подготовки переговоров  важно точно определить позиции  участников переговоров и возможные  варианты взаимоприемлемых решений.

Правила организации беседы.

Правила организации и проведения деловых  бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон. Основной принцип – равноправия и взаимного  уважения. Обычно о времени и месте  поведения беседы договариваются заранее, за 3 – 5 дней. Меньший интервал может  помешать кому-то из участников, нарушив  их планы, больший – снижает надежность договоренности из-за возможных изменений  графика каждого участника. Местом проведения обычно является служебное  помещение одного из участников, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем  офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти нарушает принцип  равноправия. Это должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто  внимательным его отношением к другому  участнику встречи (убедиться, что  ему удобно время, и он не будет испытывать затруднений при поиске места встречи, проявлять гостеприимство в процессе встречи, предоставить более удобное место за столом переговоров, предложить кофе и т.д.) Продолжительность беседы также определяется заранее и регламент должен соблюдаться каждой из сторон. При длительных беседах рекомендуется через 40-50 минут устраивать перерыв, чтобы продуктивность работы не снижалась от утомления.⁴

Состав  участников беседы (и переговоров) также  согласуется заранее и отражает баланс интересов сторон. Оговариваются  также тематические рамки беседы и ее основные цели.  В том случае, если участники имеют высокий  должностной статус и беседа носит  в высшей степени официальный  характер, то прибывающего на встречу  участника должен встретить недалеко от входа и проводить к месту  проведения разговора сотрудник  более низкого статуса, например, секретарь. Поведение участников встречи  регулируется правилами этикета  в соответствии с их статусом. Если участники беседы ранее не были знакомы, то их взаимное представление сопровождается обменом визитными карточками.