Формы деловой коммуникации

 

ВСЕРОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ КИНЕМАТОГРАФИИ имени  С. А. ГЕРАСИМОВА (ВГИК)

__________________________________________________________________

 

Факультет продюсерства и экономики

Кафедра продюсерского  мастерства

 

 

 

 

 

 

Доклад

по дисциплине «Деловая этика»

 

 «Формы деловой коммуникации»

 

 

 

 

 

 

 

           Студентки V курса

факультета продюсерства и экономики

специальность «Продюсерство  кино и ТВ»

Резановой Марии

 

ПРОВЕРЕНО:

Л. А. Чужинова

 

 

_________________________

(подпись)

 

 

 

 

 

Москва 2013г.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение …................................................................................................................................ 3 стр.

 

1. Собрания и совещания как  групповые делового общения, их  классификация …...........4 стр.

 

1.1 Типы совещаний …..............................................................................................................4 стр.

 

1.2 Подготовка к совещанию …................................................................................................6 стр.

 

1.3 Правила поведения на совещании  …................................................................................10 стр.

 

1.4 Методы контролирования дискуссии  …...........................................................................11 стр.

 

1.5 Анализ проведенного совещания  ….................................................................................12 стр.

 

1.6 Резюмирование итогов, достигнутых  договоренностей …............................................16 стр.

 

1.7 Алгоритм  постановки и принятия задания …................................................................. 17 стр.

2. Применение smart-критериев  …..........................................................................................19 стр.

Заключение …...........................................................................................................................20 стр.

Список использованной литературы …..................................................................................21 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Основными формами деловой коммуникации являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи.

     Кроме того, развитие рыночных отношений порождает проведение таких форм делового общения, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

     Специфическими жанрами деловой коммуникации можно считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное значение.

     Особенности деловой коммуникации включают следующие критерии:

• цель проведения (зачем?);
• контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);
• регламент (как долго?);
• коммуникативные средства реализации намерений (как?);
• организация пространственной среды (где?);
• ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?).

 

     Целью данного доклада является изучение проведения деловых собраний и совещаний.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СОБРАНИЯ И  СОВЕЩАНИЯ КАК ГРУППОВЫЕ ДЕЛОВОГО  ОБЩЕНИЯ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

 

1.1 ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ

 

     Совещание — метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей.

     Совещание — это собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов. 
 
     Разновидностями расширенного совещания являются:

 - симпозиум - расширенное совещание по специальному научному вопросу;  
- конференция - расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей; 
- конгресс, съезд - совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба. 
 
     В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний: 
- оперативное;  
- инструктивное;  
- проблемное.

 
      Также, совещания  могут быть официальные (заседания  совета директоров, наблюдательного совета) и неофициальные. 
      В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые. 
     Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы: 
- диктаторское (фактическим правом голоса обладает только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь вероятность задавать вопросы, но никак не высказывать свое мнение);  
- автократическое (основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог);  
- сегрегативное (отчет обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию);  
- дискуссионное (свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем);  
  - свободное (на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но, в основном, сводится к обмену мнениями).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 ПОДГОТОВКА  К СОВЕЩАНИЮ

 

     Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки.

     При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

 
     При проведении планового  совещания (заседания) с большим  числом участников подготовка  начинается за 1.5-2 недели до его  проведения и включает в себя следующие этапы:

1. Уточняется дата, место и время проведения совещания.
2. Составляются повестка дня, списки участников, и докладчиков совещания.
3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания.
4. Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения следует указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком, или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это необходимо указать в тексте приглашения.
5. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т.д.
6. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания.
7. Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т.п.

     По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающему аппаратуру.

     Заранее должно быть  заготовлено необходимое количество  визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов.

     Накануне совещания  секретарь еще раз напоминает  докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании и фактических участников.

     За час до начала  совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеющую ленту, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.

     Регистрацию участников  начинают, как правило, за 30 минут  и заканчивают за 5 минут до  начала заседания. Необходимо  предусмотреть, чтобы в гардеробе  и в вестибюле висели объявления  с указанием места проведения  совещания и регистрации участников.

     Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником. Регистрацию рекомендуется проводить по спискам по следующей форме:

№	Фамилия, отчество	имя,	Должность	Организация	Телефон

     Если на совещании  присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.

     Если секретарь не  принимает участия в совещании,  то он дежурит у телефона, сокращая  до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку — это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.

     Секретарю может быть  поручено ведение протокола совещания.  В этом случае он должен  предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим  — итоговый, или стенографически воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения.

     На небольших совещаниях  в обязанности секретаря может  входить сервировка рабочего  стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с прохладительными напитками устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола, так, чтобы вплотную друг к другу стояло одинаковое количество бутылок и стаканов. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов — на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

 

      При подготовке  совещаний руководителю важно  знать:

• На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно производственно необходимым;
• На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;
• Вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;
• Основная задача совещания не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;
• Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;
• Следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;
• За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;
• Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и сроки их исполнения;
• Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании. Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ  НА СОВЕЩАНИИ

 

     Для проведения эффективного совещания руководителю важно:

• начать и завершить совещание в точно назначенное время;
• сообщить о регламенте;
• согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
• назначить ответственного за регламент и протокол; регулировать деловитость и направленность выступлений; соблюдать корректность дискуссии;
• использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
• подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи па будущее;
• в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.