Неофициальные встречи с деловыми партнёрами

ВВЕДЕНИЕ

НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ С ДЕЛОВЫМИ ПАРТНЕРАМИ

Неофициальные встречи с деловыми партнерами дают возможность побеседовать с ними в непринужденной обстановке, упрочить взаимоотношения, лучше узнать клиентов, ближе познакомиться с руководителями и подчиненными. Тем не менее, непринужденность в данном случае вовсе не означает, что деловые отношения обязательно должны перерасти в личные или что к таким встречам можно относиться "спустя рукава" лишь потому, что они проходят не на работе. Ваши внешность и манера себя держать являются критерием для продвижения по службе, как в рабочей обстановке, так и во время неофициального общения с коллегами. Если вы слишком много выпьете, станете себя вести чересчур шумно и грубо или позволите себе хоть небольшую небрежность в одежде, будьте уверены, что ваше руководство обязательно сделает неблагоприятные для вашей будущей карьеры выводы. Если же вы сами "босс", нет, наверное, необходимости говорить о том, что ваша профессиональная репутация должна оставаться незапятнанной вне зависимости от того, в какой обстановке вы находитесь.

Для того чтобы  организовывать неофициальную встречу  с деловыми партнерами, вы прежде всего должны ясно представлять себе политику, проводимую вашей компанией в отношении расходов на такое рода мероприятия. Если фирма поощряет их проведение и возместит вам понесенные затраты, тогда все пожелания по этому поводу можно сформулировать лишь в двух словах: будьте честны. Мне нередко рассказывают о людях, которые раздувают свои представительские расходы, проявляя при этом недюжинную изобретательность. Для этого они используют самые разные способы - от оплаты обедов с друзьями под видом деловых встреч до представления в бухгалтерию поддельных счетов из ресторанов. Руководитель, заподозривший своего сотрудника в таких махинациях, теряет к нему доверие, а получив доказательства обоснованности своих подозрений, выгоняет жулика с работы. Очевидно, что какие бы то ни было перспективы дальнейшего продвижения по службе утрачиваются раз и навсегда. Храните все счета и чеки, подтверждающие ваши расходы на представительские и служебные нужды, даже квитанции за проезд на такси. На их основе составляйте отчеты, где в хронологическом порядке будут перечислены ваши документально подтвержденные издержки. Не допускайте, чтобы эти отчеты у вас подолгу залеживались, лучше всего сдавайте их в бухгалтерию в конце каждого месяца.

 НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

Неофициальные встречи с деловыми партнерами устраиваются не столько для отдыха, сколько для того, чтобы решать связанные с работой проблемы в непринужденной обстановке. Такие встречи, в частности, могут быть организованы по следующим поводам:

в знак благодарности  за оказанную услугу;

чтобы отметить только что заключенную сделку;

чтобы завоевать  доверие клиента - как уже пользующегося  вашими услугами, так и потенциального; чтобы обсудить общие проблемы; чтобы ближе познакомиться с партнером; чтобы попросить об одолжении; чтобы выдвинуть или обсудить возникшие идеи; чтобы представить кому-то других людей; просто чтобы отдохнуть от официальной служебной обстановки и немного расслабиться.

Кого вы приглашаете. В рабочие дни вы можете позвать на ленч или на обед коллегу, клиента, потенциального партнера, занимающего равное с вами положение служащего другой компании, а иногда - вашу секретаршу. Если же вы "босс", никто не запретит вам пригласить любого сотрудника вашей фирмы.

По будням никогда не приглашайте в ресторан представителей своего руководства - ни на ленч, ни на обед. Однако если кто-то из коллег, занимающих более высокое положение, позовет вас одного, либо с супругой или подругой на неофициальную встречу, вам так или иначе обязательно надо будет организовать ответный прием.

ПРИГЛАШЕНИЕ НА НЕОФИЦИАЛЬНУЮ ВСТРЕЧУ

•  не следует приглашать такого человека лично - это уместно по отношению к сотруднику, занимающему равное с вами положение. Если вы - женщина, пошлите письменное приглашение вашему начальнику и его супруге; если же вы - мужчина, попросите написать такое приглашение вашу жену или сами напишите его;
• если вы обращаетесь к начальнику по фамилии, вашей жене следует поступать так же в том случае, если вы и ваша жена обращаетесь к вашему начальнику по фамилии, вы оба должны так же обращаться к его супруге;
• вам, возможно, будет проще и удобнее принимать своего начальника, если вы пригласите и других гостей. Позовите тех, с кем у него могут быть какие-то общие интересы;
• совсем не обязательно устраивать прием такого же уровня, как тот, на который вас приглашал ваш руководитель. Так, например, вместо обеда в дорогом ресторане, на который вы были приглашены, можно организовать скромный ответный обед дома;
• когда начальник будет у вас в гостях, не пытайтесь строить из себя того, кем вы на самом деле не являетесь. Делайте все, как обычно; держитесь естественно, как со всяким другим вашим гостем. Не надо для этого случая нанимать специальную прислугу, если обычно вы так не поступаете; не стоит зажаривать мясо настолько, чтобы с ним потом было трудно справиться; не надо занимать для этого приема фарфор и хрусталь, если вы будете опасаться, что его разобьют. Короче говоря, будьте сами собой и поступайте так, как считаете нужным.

 ПРИГЛАШЕНИЕ НА ЛЕНЧ

Наиболее  распространенным в деловых кругах является приглашение на ленч. Некоторые ответственные работники назначают встречи во время ленча каждый день. Для их проведения обычно выбирают такой ресторан, который был бы удобен и для вас, и для того, кого вы пригласили. Вам надо заранее заказать столик, за которым можно было бы спокойно обсудить ваши проблемы, особенно если они носят деловой характер.

Хотя в  настоящее время в большинстве  компаний, как правило, часовой перерыв на ленч строго не соблюдается, встречу не следует затягивать дольше, чем на полтора, максимум два часа, поскольку это может иметь не желательные последствия, как для вашей компании, так и для того, кого вы пригласили. Коль скоро вы привыкли к коктейлю перед ленчем, ограничьтесь одним - насильно никто вас пить не заставляет. Если же ваш гость закажет второй коктейль, вам совсем не обязательно следовать его примеру; вместо крепкого напитка вы вполне можете попросить что-нибудь безалкогольное. Если же ваш гость продолжит пить, можно вежливо предложить: "Наверное, уже стоит сделать заказ, а то мы здесь слишком долго засидимся". Ленчи, как правило, всегда проходят в неофициальной обстановке, даже когда вы приглашаете несколько человек. Размечать места для приглашенных во время таких встреч приходится крайне редко. Уместно, например, поставить на стол карточки с именами ваших гостей, когда вы приглашаете на ленч двоих человек для принятия срочного решения или обсуждения неотложной проблемы.

 ПРИГЛАШЕНИЕ НА ОБЕД

Приглашения деловых партнеров на обед распространены меньше, чем приглашения на ленч, поскольку такие встречи приходятся на нерабочее время и, естественно, затрагивают частную жизнь людей. Тем не менее, руководители компаний, занятые в течение дня настолько, что не в состоянии выкроить время даже на ленч, могут согласиться обсудить деловые проблемы за обедом. Чаще бывает так, что на обед приглашают несколько человек, имеющих общие интересы.

Приглашения на такое мероприятие должны быть сделаны заранее. Секретарша организатора встречи может либо позвонить по телефону приглашаемому, либо послать ему записку, в которой говорится, что Пётр Степанович имеет честь пригласить Виктора Ивановича на обед 27-го... и т.д. Если у того, кто приглашает на подобную встречу, секретаря нет, он сам может известить своих предполагаемых гостей о будущей встрече. Приглашения такого рода должны быть направлены деловому человеку только на адрес офиса, поскольку в этом случае сразу станет ясно, что присутствие супруги не предусматривается. Для делового обеда следует выбрать подходящий ресторан и заказать удобный для беседы или переговоров столик, либо – если это возможно, - один из отдельных кабинетов, которые во многих ресторанах существуют именно для таких случаев.

Вам, как инициатору приглашения, надо приехать заблаговременно, чтобы встретить ваших гостей, представить их друг другу, если они раньше не были знакомы, и рассадить их за столом. Самого уважаемого или высокопоставленного из приглашенных посадите справа от себя; второго по значению гостя - слева. Остальные могут занять любые свободные места. Если все приглашенные занимают одинаковое положение, вы просто можете сказать: "Давайте-ка будем рассаживаться, кто куда хочет".

Когда все  соберутся, вам следует заказать напитки; если кто-то будет задерживаться, все равно сделайте заказ, оставив опоздавшему возможность выбрать себе напиток, как только он придет. Перед обедом собравшимся будет вполне достаточно выпить одну-две порции, однако если кто-то из ваших гостей захочет попросить третью, вряд ли вы сможете этому как-то воспрепятствовать. Возможно, не все приглашенные захотят выпить вторую порцию, поэтому не спешите просить официанта налить всем по второму разу, поскольку гостям будет неудобно оставить свои напитки нетронутыми. Заказывая вино к обеду, вы не ошибетесь, если попросите принести бутылку красного вина и бутылку белого.

Нередко приглашения  на обед предшествуют какому-нибудь вечернему  мероприятию, на которое у вас заранее куплены билеты. "У меня есть билеты на футбольный матч в следующую пятницу. Если у тебя нет никаких определенных планов, я бы очень хотел пойти на него с тобой, а до этого мы бы вполне могли вместе пообедать". В том случае, когда вы хотите доставить удовольствие особенно важному для вас клиенту, выясните сначала, что он больше любит - театр, музыку, бейсбол или нечто такое, чем славится ваш город, - и купите заранее билеты, спланировав время так, чтобы перед этим мероприятием вместе пообедать. Нередко обстоятельства сами диктуют характер послеобеденных развлечений.

 РАЗВЛЕЧЕНИЯ В ЗАГОРОДНОМ КЛУБЕ

Один из традиционных способов, которым бизнесмены доставляют удовольствие клиентам своей компании, - это приглашение в загородный клуб на партию в гольф или на несколько сетов в теннис. Говорят, что важные решения чаще принимаются у семнадцатой лунки за игрой в гольф, чем в кабинете высокопоставленного чиновника. Деловые женщины, точно так же, как и мужчины, вполне могут развлекать в загородных клубах своих деловых партнеров, в свою очередь, принимая аналогичные приглашения для решения рабочих проблем.

Для такого рода развлечений вы можете утром встретиться  в клубе, поиграть в гольф или в теннис, перекусить во время ленча, а потом расстаться, возвратившись на работу или уехав домой. Если же вы заняты с утра на службе, вместе или порознь поезжайте в клуб к ленчу, а перекусив, проведите день на поле для игры в гольф или на теннисном корте. В любом случае, такое времяпрепровождение может оказаться прекрасным сочетанием приятного с полезным.

 РАЗВЛЕЧЕНИЯ С УЧАСТИЕМ СУПРУГ ИЛИ СУПРУГОВ

В некоторых  случаях развлечения, связанные с деловой активностью, требуют присутствия супруг или супругов, например:

приезд деловых  партнеров с супругами в ваши края;

прием в ответ  на приглашение вас с супругой;

стремление  ближе познакомиться с клиентом;

прием, приглашение  на который подразумевает участие  супружеской четы, например, официальный обед или танцевальный вечер; установление дружеских отношений с деловым партнером и желание разделить испытываемые вами дружеские чувства с супругами; ваше стремление, будучи руководителем, ближе познакомиться с сотрудниками и дать им возможность лучше узнать вас как человека.

 Приглашения. Нередко деловым партнерам хочется упрочить возникшие между ними отношения и отправиться куда-нибудь вместе с супругами. Выступая инициатором такого приглашения, вы подразумеваете, что будете вместе с женой, а если принимаете приглашение партнера, это значит, что оно распространяется и на нее. Если вы не женаты, приглашая куда-нибудь такого знакомого, договоритесь со своей приятельницей о том, что она пойдет с вами на эту встречу, а если вас пригласит супружеская пара, можете задать вопрос: "Мне лучше прийти с подругой или вы хотели бы, чтобы я был один?"

Коль скоро  вы не состоите в браке, но живете с близким человеком, отношение к нему должно быть точно таким же, как к супругу. Ваш приятель (приятельница) может бывать с вами на всех приемах и вечеринках, куда приглашают сотрудников с супругами, вне зависимости от того, проводится ли это мероприятие на работе или дома у кого-нибудь из ваших коллег. Если вашу подругу или друга не пригласили, поскольку тот, кто организует прием или вечеринку, не осведомлен о вашей личной жизни, вам вполне удобно задать такой вопрос: "Могу я привести с собой Светлану Владимировну - женщину, с которой я живу?", или: "Я живу с Александром Степановичам, и мне бы хотелось прийти вместе с ним. Вы не возражаете?" Правила хорошего тона требуют, чтобы человека, с которым вы вместе живете, приглашали на званые вечера точно так же, как вашего супруга или супругу, поэтому вам должны будут ответить: "Да, конечно".

Если же, тем  не менее, ответ будет отрицательным, вам самому придется решать, хотите ли вы идти туда в одиночестве или предпочтете отклонить приглашение. В первом случае - если вы согласитесь пойти, - постарайтесь не впадать в гостях в дурное расположение духа. Если же вы откажетесь, можете вежливо объяснить: "Мне очень жаль, но я прийти не смогу. В любом случае, очень вам благодарен".

Не забывайте  и о том, что существуют "встречи  в офисе", на которые супруги не приглашаются.