Организация приемов и презентаций

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЛИПЕЦКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА И СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по этике делового общения

на тему: «Организация приемов и презентаций» 
 
 
 

                                                                                   Подготовила студентка

                                                        Группы ГМУ-08-1

                                                        Татьяна Толстых 

                                                           

Проверила к.п.н., доц.

                                                                                             Е.Е. Насонова 
 
 

Липецк 2011

Содержание 

Введение……………………………………………………………………..……3

1. Технология  подготовки презентации…………………………………….…..4

2. Этапы  проведения презентации………………………………………….…..6

3. Виды приемов и их подготовка……………………………………………….8

Заключение……………………………………………………………………….13

Список использованной литературы……………………………………..…….14 

 

     Введение 

     Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений в настоящее время широкое распространение получили презентации и приемы.

     Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т. п. Очень важно, чтобы  презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это  мероприятие как "смотрины" компании.

     Образ фирмы как  достойного члена общества обязательно должен включать в себя проявление гостеприимства. Для этого устраиваются приемы. Прием является одной из форм внешней и внутренней жизни организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и специалистами PR для совместного проведения времени представителей фирмы, хозяина и гостей.

     Целью данной работы является рассмотрение способов организации презентаций  и приемов.

     В соответствии с целью выделяются следующие  задачи:

     - определить технологию подготовки презентаций;

     - обозначить этапы проведения презентаций;

     - изучить  виды приемов и их подготовку.

      
  
  
  
  
  
 
 

     1. Технология подготовки презентации 

     В практике делового общения широкое  распространение получила презентация, так как она открывает большие возможности перед организацией любого типа.

     Главная цель деловой презентации - убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект, поддержать новую идею, купить продукт или услугу, внедрить новые методы, проголосовать за кандидата и т. д.

     Очень важно, чтобы презентации были хорошо продуманы и спланированы. Чтобы презентация была успешной, она должна быть интересной по содержанию, оригинальной по форме, яркой, запоминающейся, побуждающей к активным действиям.

     Предварительная подготовка презентации  включает в себя:

     1. Определение цели презентации  - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться  презентация. Главная идея должна  быть связана с объектом и  должна служить стержнем, на который  каждый присутствующий должен  нанизывать получаемую информацию.

     2. Создание рабочей группы для  подготовки и проведения презентации.

     3. Определение времени проведения.

     4. Выбор и подготовку места проведения.

     5. Составление списка приглашенных.

     6. Заблаговременную рассылку приглашений  (не позднее, чем за четыре  дня до проведения мероприятия). Для приглашения гостей на  презентацию следует использовать  специальные бланки, изготовленные  типографским способом. На них  пишутся от руки или печатаются: имена, фамилии и звания приглашаемых; вид презентации; место презентации;  дата и время проведения презентации;  форма одежды. 

     7. Составление схемы или порядка  проведения презентации. Структура для выступления должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.  

     8. Составление речей и справочно-информационного  материала. Необходимо спланировать речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами.  

     9. Подбор рекламных подарков или сувениров. Традиция дарения подарков существует тысячи лет и не устарела по сей день. Подарки и сувениры в деловой жизни делаются не с целью подкупить влиятельное лицо, а для создания атмосферы доброжелательности и для налаживания доверительных отношений, благоприятного делового климата.

      Таким образом, мы рассмотрели  презентацию, главная цель которой - убедить присутствующих действовать в нужном направлении. Технология подготовки презентации  включает в себя несколько взаимосвязанных этапов и во многом зависит от цели презентации. Она включает: определение цели презентации, создание рабочей группы для подготовки и проведения презентации, определение времени проведения, выбор и подготовку места проведения, составление списка приглашенных, заблаговременную рассылку приглашений, составление схемы или порядка проведения презентации, составление речей и справочно-информационного материала, подбор рекламных подарков или сувениров.

         
  
 

 

     2. Этапы  проведения презентации    

     Публичная презентация проходит чаще всего  в течение 1,5-2 ч. Начинать ее лучше всего в 15-16 ч, с тем, чтобы после нее можно было организовать прием (как правило, коктейль или фуршет).

     Персонал  организации выступает в роли "хозяев". На груди у работников организации-хозяина должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Хозяева должны радушно встречать прибывающих  гостей, представлять их руководителям организации, другим гостям.

     Обычно  открывает презентацию и ведет  ее один из руководителей организации. Он также представляет других руководителей. Затем, как правило, следует сообщение о деятельности организации, ее перспективах.

     Если  раньше при проведении презентаций  основное внимание уделялось процессу угощения и создания хорошего настроения, то сегодня организаторы в первую очередь стараются донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами. 

     Схема презентации выглядит следующим  образом: 

     1. Вступление. Вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.  

     2. Основная часть. Основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей. Необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций.

     3. Заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем  вступление или основная часть презентации. На заключение планируют примерно 10% от общей продолжительности выступления.

     Начинают заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нельзя предъявлять новых идей во время заключения и пытаться изменить здесь настроение публики.

     4. Период завоевания и ответов на вопросы. В добавление к вступлению, основной части и заключению презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы. Период  задавания вопросов очень важен  и позволяет  выяснить поняла ли аудитория идеи.  

     Таким образом, мы выяснили, что на презентации организаторы в первую очередь стараются донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами. Схема  презентации включает в себя: вступление, основную часть, заключение, период задавания  вопросов и ответов на них. Что  касается, этапов проведения, то здесь не существует строго определенного правила.   

 

     3. Виды приемов и их подготовка 

     Деловые вопросы решаются не только за столом переговоров или путем переписки, но и во время приемов. На приемах деловые партнеры получают дополнительную информацию, углубляют и расширяют контакты.

     При проведении приемов можно использовать традиции, церемонии и ритуалы, принятые в данной организации для различных торжественных случаев, профессиональных праздников и для формирования и внедрения корпоративной культуры.

     Приемы  подразделяются на наиболее почетные и менее почетные, дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без нее.

     Подготовка  приема включает в  себя:

     1. Выбор вида приема.

     2. Составление списка приглашенных лиц.

     3. Заблаговременную рассылку приглашений.

     4. Составление плана рассадки за столом.

     5. Составление меню.

     6. Сервировку стола.

     7. Подготовку тостов и речей (на приемах с рассадкой).

     8. Составление схемы и порядка проведения приема.

     9. Подготовку помещения.

     Рассмотрим  различные виды приемов и некоторые  особенности их подготовки.

     "Бокал вина" или "Бокал шампанского" – начинается в 12.00 и заканчивается к 13 часам. 

     Подаются  только шампанское, вина, соки, возможны виски и водка. Закуски не обязательны. Если закуска подается, то это обычно маленькие пирожные, бутерброды, орешки. Во время  приема не садятся.

     Форма одежды - повседневный костюм или платье.

     "Завтрак" - проводится между 12 и 15 часами. Средняя продолжительность 1-1,5 ч, из них 45-60 мин гости проводят за столом, а 15-30 мин - за кофе.

     Во  время приема подаются одно-два блюда холодной закуски, одно горячее мясное и рыбное блюдо и десерт. Перед завтраком гостям предлагаются аперитив, коктейль, сухое вино, соки и в течение всего завтрака - минеральная вода. 

     Форма одежды - повседневный костюм или платье.

     "Коктейль"- начинается между 17 и 18 часами и продолжается 2 ч.

     На приглашении  принято указывать время приема. На "коктейль" можно прийти в любое время в указанном промежутке и уйти в любое время до окончания приема. Обычно на коктейле присутствуют до полутора часов.