Организация приемов в деловом этикете

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а  по размещению гостей – на приёмы с  рассадкой и без рассадки. 

 

III. Назначение и подготовка проведения приёмов

 

Приём – одна из форм «внешне  – и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём  проводится: а)по случаю торжественной  даты – юбилея, годовщины основания  фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации  фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может  быть расширение и углубление контактов  в сфере деятельности компании, получение  необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой  среде.

Приёмы могут быть: дневные  и вечерние, с рассадкой (заранее  распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы – это  «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского « начинается обычно в 12 часов и длится около  часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального  праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание   делегации. Открытие выставки (фестиваля) и так далее. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей – стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой  – более торжественная форма  приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с  рассадкой устраивается между двенадцатью  и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака – сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости как правило приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки  зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием  проходит стоя. Гости сами подходят к столам  с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности  встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженого, кофе. Фуршет – наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

- подходить к столу  следует только после приглашения  или после того, как к столу  пошли остальные присутствующие;

- гости берут тарелки  из стопки, стоящие в начале  стола, и движутся вдоль стола  в одну сторону (чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

- неучтиво находиться  возле стола с дымящейся сигаретой;

-некрасиво наваливать  на тарелку все предлагаемые  блюда сразу. Существует определенный  порядок угощения: полагается в  начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть  на одной тарелке;

- следует брать ровно  столько, сколько можно съесть;

- закуски перекладывают  в тарелку общим прибором, который  находится на блюде с данной  закуской. Набрав угощения, следует  не забыть положить общий прибор  на место;

- для десерта и сладких  блюд необходимо взять чистые  тарелки;

- мужчина может угостить  даму, принеся ей что-нибудь из  буфета. Даме недопустимо угощать  мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому  закуски нарезают небольшими кусочками («на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки – небольшие палочки, воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием  – «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для  коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших  столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и  напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают  прием подачей шампанского и  кофе.

Обед – наиболее торжественная  форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят  в другое, менее официальное помещение, или часть зала  для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма  одежды – торжественная. Обед проводиться  с рассадкой – каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами  по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола  и садятся за один из небольших  столов. Меню как на фуршете. Такой  прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда  только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой  паузы, используемой для взаимных приветствий  и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется  разговаривать с кем-нибудь через  соседа по столу. За столом женщина  может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

 На приеме с рассадкой  необходимо соблюдать старшинство,  служебное или общественное положение  гостей, так как места делятся  на более почетные и менее  почетные. Первым считается место  справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии  женщин первым считается место  справа от хозяина, вторым - слева  от него. При рассадке придерживаются  следующих правил:

- первыми по правую  и левую руку от хозяйки  сажают мужчин, хозяина же окружают  дамы. Затем места чередуются: рядом  с женщинами сажают мужчин  и наоборот;

- женщину не сажают  с женщиной и в конце стола,  если в торце стола не сидит  мужчина;

- мужа не сажают рядом  с женой;

- два иностранца из  одной страны не сидят вместе;

- последние места за  столом занимают сотрудники своего  учреждения ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог  быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается  каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает  следующие этапы: постановка целей  приема, выбор формы приема, определение  состава участников, составление  сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом( если она предусмотрена), составление  меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей « не ждали» заранее, чаще в небольших  фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке.  Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

 

Заключение

 

В ходе проведенной мною работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере  – это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к приему надо относится ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

Приемы необходимы для  плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности  и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть  принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы  самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать  как вести себя на нем. Этому и  была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов.

Современная международная  протокольная практика свидетельствует  о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

Придя с запада, практика проведения приемов приобретает  все большее распространение  и в нашей стране, становясь  неотъемлемой частью проведения деловых  переговоров.

 

Список использованных источников

 

1. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2002.-с.208.
2. Данкел. Деловой этикет – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006.- 370.
3. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика.- М.: Дело, 2003.-с.496.
4. Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с.354.
5. Яшин В.В Деловая этика.- М.: Дело, 2002.-с.342