Подготовка деловых бесед, переговоров, дискуссий

МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ МЕНЕДЖМЕНТА И ПРАВА.

 

Факультет:  Управления.

Кафедра: Гуманитарных и социальных дисциплин.

 

РЕФЕРАТ.

 

По дисциплине: Русский язык и культура речи.

Тема: Подготовка деловых бесед, переговоров, дискуссий.

 

 

 

 

Выполнил: студентка Звягинцева И. Н.

Группа: УС 3.1/0-10

Проверил: Качуренко М. И.

 

 

Москва 2011 г.

 Самый массовый вид общения людей в обществе - деловое общение. В жизни любой организации или предприятия оно занимает важное место. Умение успешно вести переговоры, грамотно и правильно составить документ и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека. Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношения) эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания. Деловые беседы, совещания, переговоры, дискуссии можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации.

Деловые беседы, переговоры, дискуссии осуществляются в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии. Самое существенное, заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять к нему внимание и отмечать положительные качества, помогать самоутверждению партнера по переговорам.

Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных поручений для исполнения решений.  Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью. Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяются предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении беседы используются заранее подготовленные документы и материалы. Особое внимание при подготовке следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику, определить желаемый конечный результат, регламент и место проведения беседы, определить ее стратегию и тактику. Во время беседы нельзя перебивать речь собеседника, негативно оценивать его высказывания, подчеркивать разницу между собой и партнером.

Правила организации и проведения деловых бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон. Обычно о времени и месте поведения беседы договариваются заранее. Местом проведения обычно является служебное помещение одного из участников, но не исключена и  нейтральная территория. Продолжительность беседы также определяется заранее и регламент должен соблюдаться каждой из сторон. При длительных беседах рекомендуется через 40-50 минут устраивать перерыв, чтобы продуктивность работы не снижалась от утомления.

 Состав участников беседы (и переговоров) также согласуется заранее и отражает баланс интересов сторон. Оговариваются также тематические рамки беседы и ее основные цели. Особое внимание следует обращать на построение отношений в процессе подготовки и проведения беседы, опираясь на принцип равноправия сторон, проявляя   уважение, предупредительность, соблюдая баланс интересов. Анализируя вербальные и невербальные проявления в поведении собеседника следить за колебаниями уровня эмоционального напряжения, не допуская обострения ситуации, использовать приемы управления напряжением в разговоре. Основой корректного делового стиля является уверенное  поведение, и совершенно недопустимы малейшие проявления агрессии.

Переговоры имеют более официальный, конкретный характер и,  как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные  обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

  Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов (документов).

Первым этапом переговорного процесса может быть ознакомительная встреча (беседа), в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких предварительных контактов. Основными правилами налаживания  отношений между партнерами на предварительных переговорах являются:

1. Рациональность. Необходимо  вести себя сдержанно. Неконтролируемые  эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести с ними консультации. Это  позволит сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегайте менторского  тона. Недопустимо поучать партнера. Основной  метод - убеждение.

6. Принятие. Постарайтесь  принять другую сторону и будьте  открыты для  того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

 Переговоры могут проводиться  в вашем офисе, представительстве  партнера или на нейтральной территории.

Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Они состоят из выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры  могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. Для этого нужно: четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему. Обязательно составить примерную программу, сценарий хода  переговоров. Наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах. Определить для себя уровни  компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы: цель переговоров, партнер по переговорам, предмет переговоров, ситуация и условия переговоров, присутствующие, на переговорах, организация переговоров.

 Содержательная подготовка переговоров включает решение следующих вопросов: анализ проблемы и диагностика ситуации, формирование общего подхода, основных целей и задач, определение переговорной позиции, возможных вариантов решение проблемы и согласование интересов, формирование предложений и их аргументация.

 Анализ проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым  элементом всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к переговорам необходимо выявить интересы участников переговоров, причем не  только собственные, но и партнера по переговорам. Непонимание интересов партнера часто приводят к срыву процесса переговоров.

Организационная подготовка переговоров предусматривает: формирование делегации, методы подготовки к переговорам. В процессе подготовки переговоров проводятся совещания, позволяющие воспроизвести ситуации на предстоящих переговорах.

В процессе подготовки переговоров важно точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений.

Деловая дискуссия - это обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных ее участников. Целью дискуссии является представление возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации. Как правило, такого рода дискуссии спора не разрешают и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. Основное коммуникативное средство - диалог, который каждый раз ведут только два участника. Число участников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сторону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении. Очень важно быть хорошо подготовленным, иметь при себе статистические данные, необходимые материалы. Большое значение имеет манера говорить, культура речевой коммуникации. А также стиль ее демонстрации: непринужденно, в оживленной манере, точно формулировать вопросы и лаконично комментировать ответы или краткие замечания. Целесообразно, чтобы участники называли друг друга по имени и отчеству. Ведущий дискуссию должен регулировать ее ход, все процедуры, представлять тему и выступающих, следить за регламентом, руководить обменом мнений, произносить заключительное слово.

Дискуссия - это вид спора, в рамках которого рассматривается, обсуждается какая-либо проблема с целью достичь взаимоприемлемого её решения. При подготовке к дискуссии в обязанности ведущего входит: следить за соблюдением регламента; обеспечить каждому возможность высказаться, поддерживать и стимулировать работу наименее активных участников с помощью вопросов (“А как вы считаете?”, “Вы удовлетворены таким объяснением?”, “Вы согласны с данной точкой зрения?”, “Нам очень бы хотелось услышать ваше мнение” и т.д.); не допускать отклонений от темы дискуссии; предупреждать переход дискуссии в спор; следить за тем, чтобы дискуссия не переходила на уровень межличностного противостояния и конфликта; стимулировать активность участников в случае спада дискуссии.

Успехом при ведении переговоров, бесед, дискуссий во многом определяется умение задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы на них. Вопросы служат для управления ходом переговоров и выяснения точки зрения оппонента. Правильная  постановка вопросов способствует принятию нужного вам решения. Точность - одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание свидетельствует о вашей ненадежности в делах. Честность - включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы. Корректность и такт - не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д. Умение выслушать -  внимательно и сосредоточенно. Не перебивайте говорящего. Конкретность - беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами. И последнее, негативный исход деловой беседы, переговоров, дискуссий не  является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на  будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. На результаты  переговоров влияет много факторов: восприятие, эмоции, позиции разных сторон и другие. Важным моментом в ведении переговоров, бесед, дискуссий имеют также эмоции, которые необходимо подавлять так называемым методом « выпуска пара», что позволяет  освободиться от чувства гнева,  страха возникающих в спорах. Кроме того, враждебную ситуацию снимают извинения, выражения сожаления, обмен рукопожатиями, недорогие подарки. Объективные критерии должны быть законными и практичными, независимо  от желания сторон.

Список использованной литературы:

 

1. Волгин Б. Деловые совещания. - М., 1991.

2. Проведение деловых  бесед  и  переговоров.  Как  добиться  своей  цели.  -

   Воронеж, 1991.

3.  Дебольский М. Психология  делового общения. - М., 1992.

4.  Т.И. Холопова, М.М. Лебедева, Протокол и этикет для деловых  людей,  М.,1995 г.

5.  Сухарев В.А. Быть  деловым человеком. - Симферополь, 1996.

6.  Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в  мире  бизнеса.  -  М.,

   1994

7.  Браим И.Н. Этика делового  общения. - Минск, 1996.

8.  Мицич П. Как проводить  деловые беседы – М., 1987