Процедура запрошення на дипломатичний прийом

 

 

Міністерство аграрної політики та продовольства України

Харківський національний аграрний університет імені В.В. Докучаєва

 

 

Кафедра менеджменту організацій

 

 

РЕФЕРАТ з дисципліни

«Дипломатичний протокол»

на тему:

«Процедура запрошення на

дипломатичний прийом»

 

 

Виконала: студентка ОКР «Магістр»

першого року навчання

напряму підготовки «Менеджмент

організацій і адміністрування»

                                           Нікітенко М.О.

Перевірила: ст. викладач Никоненко С.В.

 

 

 

 

Харків – 2014

 

Зміст

Вступ………………………………………………………………………..3

1. Процедура запрошення на дипломатичний прийом………………….4

2. Етикет запрошення та відмова від нього……………………………..13

Висновки…………………………………………………………………..18

Список використаних джерел……………………………………………19

 

Вступ

 

Прийоми влаштовуються з нагоди завершення якої-небудь визначної події, національного, релігійного та професійного свята, ювілейних дат, важливих заходів - виставок, конференцій, симпозіумів, випуску ювілейного видання чи моделі, отримання великого виграшу, на честь прибулої на фірму іноземної делегації чи високого гостя.

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, особливості організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Прийоми - це зібрання запрошених осіб, де гостям пропонують різні страви і створюють умови для спілкування та знайомства, відпочинку, ритуальних процесій і церемоній.

Прийоми - найдавніша форма підтримки офіційних контактів. Сучасні правила їх підготовки, проведення, етикет поведінки гостей увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застілля різних народів. 

Незважаючи на наявні і сьогодні національні особливості, у міжнародній практиці склалася певна класифікація прийомів, що носить в деякому сенсі умовний характер. Особливо це стосується критерію «офіційний». Так, прийом прийнято вважати офіційним, якщо на нього запрошені гості згідно їх службовому статусу: чоловіки без дружин, а жінки в силу офіційного положення - без чоловіків. Організатори, однак, за своїм розсудом можуть надати заходу статус офіційного, оскільки дружини (чоловіки), як відомо, розділяють старшинство подружжя. 

 

1. Процедура запрошення на дипломатичний прийом

Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених. [2]

Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з автомобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов. 

Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подаватися аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Якщо прийом проводиться в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом. [3]

Відповідальний момент прийому - обмін тостами: необхідно заздалегідь продумати, хто і коли буде виголошувати тост із боку господарів, якою буде його зміст і тривалість. Нарешті, необхідно ретельно продумати схему (порядок проведення) прийому, процедуру прощання після завершення протокольного заходу.

Вибір виду прийому, часу п місця проведення.  Вибір виду прийому визначається, перш за все, подією, якій він призначений, та фінансовими можливостями його організаторів. Також враховуються мета проведення заходу й протокольні традиції країни перебування.  

Прийом може проводитися в резиденції посла або посольстві. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В орендованому посольством приміщенні можуть вивішуватися державні прапори акредитуючої країни і країни перебування, портрети глав держав. В особливо урочистих випадках (прийом на честь глави держави) може бути запрошений оркестр для виконання гімнів країни гостя і країни перебування. На таких прийомах нерідко організуються концерти, виконується національна музика. Відповідно й приміщення повинно відповідати формату прийому такого рівня.

Для проведення прийому з розсадкою бажано мати дві зали: одну для збору гостей, другу для банкету. У першій залі (аванзалі) ставлять крісла, низькі столики, на які можна покласти сигарети, розставити попільниці. Тут запрошені збираються до початку прийому й приходу головного гостя. Столи накриваються в другому, основному залі прийому. При проведенні прийому без розсадки гостей можна обмежитися однією залою. Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. 

При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не влаштовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з запрошенням гостей-мусульман у період Рамадану.

Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх - обід. Вони зазвичай проводяться з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної дипломатичної діяльності представництв. їх підготовка, однак, вимагає значних організаційних зусиль і фінансових витрат, специфіка проведення (необхідність розсадки гостей згідно із протокольним старшинством) примушує обмежувати число запрошених осіб. [1]

Більш прості в підготовці та більш демократичні за характером проведення прийоми без розсадки типу "коктейль", "а-ля фуршет", які отримали в останні роки широке поширення в міжнародній протокольній практиці. Означені види прийомів дозволяють значно розширити коло запрошених - до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце, мають можливість поспілкуватися з великою кількістю людей і встановити ділові контакти. Дипломатичними представництвами такі види прийомів влаштовуються, наприклад, з нагоди національних свят. 

Складання списку осіб, що запрошуються па прийом --  один із найважливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисельність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Необхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду обставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення.

На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної делегації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спілкувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протокольних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.

Кожне представництво має власний список осіб, які запрошуються на прийоми, в якому указані офіційні посадові особи, глави та члени персоналу дипломатичних представництв, представники ділового світу, громадських організацій, культурних та наукових кіл країни перебування тощо. Протокольні служби зовнішньополітичних відомств, дипломатичних представництв ретельно перевіряють ці списки, регулярно їх уточнюючи. Зокрема, при підготовці запрошення не буде зайвим уточнити родинне становище, точну адресу запрошеної особи, переконатися, чи не змінився його службовий статус. При цьому враховується ділова необхідність контакту з тією чи іншою особою, яку передбачається запросити. У деяких країнах дипломатам слід виявляти особливу обережність щодо запрошення представників опозиційних партій. [4]

Підготовка та розсилка запрошень. На дипломатичні прийоми гостей запрошують за допомогою письмових запрошень. Кожне представництво має власну форму запрошень, як правило, двох типів. Бланки запрошень першого типу виготовляються друкарським способом, а від руки в них вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазначають вид прийому, місце, дату (включаючи день тижня) та час проведення відповідно до конкретного заходу. Усі ці дані можуть бути й надруковані, але це вважається менш ввічливим. Запрошення першого типу використовуються установами, які часто влаштовують різні протокольні заходи, оскільки частково друковані запрошення завдяки своїй універсальності дешевші, ніж запрошення другого типу. 

Якщо прийом влаштовується з нагоди перебування високого гостя в країні, ювілейної дати, національного свята, то запрошення виготовляють типографським способом у вигляді спеціальних бланків. У таких запрошеннях (запрошення другого типу) від руки вписують лише ім'я та посаду запрошеної особи.

Запрошення друкуються на папері білого кольору чорною фарбою. Текст запрошень на офіційний прийом пишеться від третьої особи із застосуванням вислову "має честь запросити". У запрошенні рекомендують робити записи чорнилом чорного кольору (у минулому такі записи виконувались лише тушшю). Запрошення не підписуються. Бланки, які надсилаються від імені глави держави, уряду, керівників офіційних державних відомств (наприклад міністра закордонних справ), голів закордонних представництв, мають спеціальну форму, де в центрі вгорі друкується або виконується тисненням елемент державної символіки. Існує практика, коли на запрошеннях на протокольні заходи, які влаштовуються від імені високих посадових осіб, послів елементи державної символіки виконуються золотою фарбою, тоді як на запрошеннях, складених від імені дипломатів нижчого рангу - в іншій кольоровій гамі (чорній, черво ній тощо). Угорі, вище від імені особи - адресанта, або в тексті можна вказати, на чию честь або з якої нагоди влаштовується прийом. У запрошеннях на прийом типу "коктейль", "а-ля фуршет" указується час початку й закінчення прийому. У запрошенні на "сніданок", "чай", "обід", "обід-буфет", "вечерю" зазначається лише час початку прийому.

У запрошеннях на вечірні прийоми може бути вказівка на особливу форму одягу. У лівому нижньому куті бланку зазначається: "whitetie" (біла краватка, що означає - фрак); "black tie" (чорна краватка, тобто смокінг). Ці позначення також означають, що жінки повинні бути на прийомі у вечірньому одязі. У Великобританії іноді в запрошеннях зазначається "ewening dress" - вечірній одяг;"undress" - буквальний сенс - "без одягу", що означає побажання гостю бути в повсякденному костюмі.

З метою попереднього з'ясування можливості присутності гостя на прийомі в правому нижньому куті бланка запрошення проставляють літери R.S.V.P. (фр. repondez, s'il vous plait), що означає прохання відповісти. У Бельгії у відповідному випадку зазначається - R.S.L.P. Нижче літер R.S.V.P. можливе уточнення -"Regrets only" (українською - "Прохання повідомити про неучасть"або "У випадку відмови"), що означає необхідність повідомлення лише у випадку неможливості бути присутнім на прийомі. Якщо на запрошенні під літерами R.S.V.P. указаний номер телефону, то відповідь можна дати по телефону. [2]

При запрошенні головного гостя - президента, глави парламенту, прем'єр-міністра, міністра закордонних справ тощо - посол попередньо домовляється з ним усно і тільки після одержання згоди надсилає зарошення. У цьому випадку літери R.S.V.P. закреслюються і замість них пишуть "р.м." (фр. pour memoire - для нагадування) або "to remind' англійською. Таким же чином оформлюється запрошення, якщо з кимось вже досягнута особиста домовленість щодо його присутності на прийомі. На практиці означений спосіб запрошення виглядає таким чином: наприклад, секретарка посла 9 квітня телефонує до протокольного відділу МЗС і повідомляє, що посол і його дружина запрошують міністра і його дружину взяти участь у прийомі в другій половині травня. Міністр пропонує дату - 21 або 23 травня. Посол обирає 21 травня і повідомляє про цю дату службу протоколу. Під час розсилки запрошень міністру та його дружині надсилається запрошення з відповідним зазначенням. 

Запрошення прийнято надсилати за два-три тижні до прийому, обов'язково в білих заклеєних конвертах. Розсилка запрошень за тиждень До заходу може призвести до чисельних відмов взяти в ньому участь, як У зв'язку з прийнятими раніше запрошеннями на інші заходи, так і через эбразу з боку деяких осіб, які можуть вирішити, що їх запрошують через відмову запрошених раніше взяти участь у заході. Запрошення надсилаються з кур'єром, рідше поштою. Високим посадовцям, видатним діячам рекомендується завжди надсилати запрошення з кур'єром.