Процедура запрошення на дипломатичний прийом

Подружнім парам надсилається спільне запрошення із зазначенням на першому місці імені або посади офіційної особи. Для інших членів родини, наприклад для дорослої дочки, складається окреме запрошення. На запрошення, яке містить літери R.S.V.P., і вони не закреслені, треба відповідати протягом 48 годин. Затримка із відповіддю, а тим більше її відсутність - свідчення неповаги до організаторів прийому. Якщо особа, яку запрошують, не певна в тому, чи зможе вона бути присутньою на прийомі, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Після того, як дана згода прибути на прийом, змінювати рішення вельми небажано, для цього повинна бути лише дуже серйозна причина, пов'язана зі станом здоров'я або вимушеною та неочікуваною поїздкою в інше місто. У випадку появи форс-мажорних обставин необхідно терміново попередити організаторів, не залишаючи це на день проведення прийому. 

На запрошення відповідають листом або листівкою. Відповідь пишеться чорним чорнилом на аркуші білого паперу, який має приблизно такий же розмір, що й запрошення. Відповідь на запрошення складається від третьої особи й не підписується. [1] 

Неможливість участі чоловіка-офіційної особи в прийомі виключає можливість участі в заході його дружини. Однак хвороба або від'їзд дружини -не перешкода для участі в заході чоловіка - офіційної особи. Він інформує про ситуацію і запитує, чи може взяти участь у протокольному заході сам.  

Запрошення на прийоми надсилаються кожному персонально, тому направляти замість себе на захід іншу особу не можна. Якщо запрошення укладається від імені високих посадових осіб -президента, глави парламенту, прем'єр-міністра, міністрів, послів і посланників - або їм адресується, то указується лише їхня посада. Якщо ж адресанти або адресати - заступники міністрів, радники тощо, то в запрошеннях після службового становища вказують їхні імена та прізвища. Зауважимо, що згідно із нормами етикету західноєвропейських країн в запрошенні не пишуть повний титул глав дипломатичних представництв. Якщо запрошується подружжя, то вважається неввічливим написати, що запрошується "посол... з дружиною". Буде правильним написати, що запрошуються "посол... і пані..."

У запрошенні на прийом, даний на честь особи, міститься мовна формула: " Посол (назва країни) має честь запросити на обід,даний на честь пана Міністра закордонних справ (назва країни)...". Якщо почесний гість присутній на заході з дружиною, то в запрошенні пишуть так: "Посол (назва країни) має честьзапросити на обід, даний на честь пана Міністра закордоннихсправ (назва країни) і пані..." . Якщо прийом дається на честь високого державного діяча, який прибув до країни з візитом, то в запрошенні пишеться: "З нагоди прибуття з візитом пана Міністра закордонних справ (назва країни) Міністр закордоннихсправ (назва країни) має честь запросити...". Позитивна відповідь на запрошення може мати таку форму: "Радник Посольства (повна назва країни) та (ім'я та прізвищедружини) дякують Послу (повна назва країни) і пані (ім'я тапрізвище дружини) за їхнє люб'язне запрошення на обід у середу 27 квітня о 20.00, яке вони із задоволенням приймають".

У випадку, якщо з будь-яких причин запрошені не можуть бути присутніми на прийомі, то в останньому рядку після зазначення часу слід про це повідомити, наприклад: "...на якому вони, на жаль,не зможуть бути присутніми у зв'язку з від'їздом у відпустку". Якщо із запрошеного подружжя дружина не зможе бути присутньою, то дипломату треба повідомити, що він приймає запрошення, але його дружина "пані (ім'я та прізвище), на жаль,не зможе бути присутньою на обіді...".

2. Етикет запрошення та відмова від нього

На прийом з розсаджуванням список запрошених готують завчасно, що пояснюється необхідністю скласти план розміщення гостей за столом.

На дипломатичні офіційні прийоми гостям надсилають відповідні запрошення, які можуть бути повністю або ж частково надрукованими. Для менш офіційних заходів допускається надсилання запрошень, повністю написаних від руки. Незалежно від виду запрошення завжди пишеться від третьої особи. Офіційний протокол вважає за можливе передати його телефоном або телеграфом. [5]

Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на білосніжному ("off white") папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів написання літер перевага надається рукописному стилю.

Повністю надруковані запрошення використовують для особливих заходів — дуже великих або формальних, офіційних прийомів. Вважається, що такі запрошення демонструють особливу повагу до запрошених (вони ж є і найдорожчими). У повністю надруковане запрошення від руки вписується тільки ім’я гостя та, за потреби, його дружини.

Якщо господарем прийому є висока офіційна особа (глава держави, прем’єр-міністр, спікер парламенту, посол держави тощо), запрошення може мати вгорі зображення герба країни або ж печатку офісу посадової особи (наприклад, прем’єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запрошеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запрошеннях на робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні заходи — некольорове випукле зображення герба або печатки. Усі запрошення від імені президента країни мають золоте зображення державного герба або ж президентської печатки.

Частково друковані запрошення можуть використовуватися для будь-якого виду прийняття, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати і часу. Запрошення такого роду можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів тощо. [3]

Частково друковані запрошення дешевші, ніж друковані повністю, і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організовують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийому, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно до конкретного заходу.

Існують загальні вимоги до запрошень усіх видів. Якщо захід влаштовується на честь певної офіційної особи, високого гостя або ж на відзначення національного свята, відповідна інформація вказується вгорі на запрошенні або ж, якщо допускає розмір, у самому тексті. У тому випадку, коли відповідна фраза дуже довга, друкується окрема картка, яка прикріплюється до запрошення.

Запрошення, що надсилається почесному гостю, не пояснює причину заходу, а містить напис "То Remind" або "Pour Memoire" (P. M.).

Зазвичай, усі запрошення, зокрема запрошення на прийом з розсадкою гостей, обов’язково у лівому нижньому кутку містять літери R. S. V. Р. — прохання відповісти. Нижче можливе уточнення — "Regrets only" — повідомити тільки в разі неможливості бути присутнім. Таке прохання відсутнє на запрошенні, що надсилається почесному гостю, з яким обов’язково досягається попередня домовленість про його присутність, і таким чином запрошення у такому випадку є нагадуванням про захід. Якщо відповідь очікується по телефону, його номер пишеться під проханням дати відповідь.

У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, передбачена для конкретного заходу. Це може бути:

— повсякденний одяг. Така форма визначається словами: "informai", "tenue de ville", "undress" (характерно для Великобританії);

—смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для такої форми використовується визначення "black tie". Можливо також, для напівформальних заходів, "dinner dress", "tuxedo";

— фрак. У запрошеннях така форма визначається як "white tie". Можливо також "tenue de soire", "evening dress", "decorations" і просто "tails".

Якщо у запрошенні форму одягу не вказано, вважається, що в такому разі організатори передбачають неформальний, повсякденний одяг. У такій ситуації варто уточнити форму одягу напередодні прийому.

Запрошення на прийом можуть бути передані телефоном. Як тільки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилається відповідне надруковане або написане від руки нагадування. Може бути воно надіслане також і телеграфом. Запрошення на офіційні заходи, передані телеграфом, дублюються надрукованими. Відповідь на запрошення такого роду дається також телеграфом або по телефону. [1]

Запрошення на прийом розсилаються заздалегідь. Мінімальний строк — за тиждень до проведення заходу. Щоправда, така розсилка може призвести до небажаних наслідків — численних відмов у зв’язку з тим, що раніше вже були прийняті запрошення на ті чи інші заходи, образи з боку деяких запрошуваних, які можуть подумати, що про них згадали в останній момент, коли хтось, кого запросили раніше, відмовився прийти.

Оптимальний час розсилки запрошень — за два-три тижні, у разі організації особливо важливого заходу — за чотири тижні.

Залежно від конкретних обставин запрошення надсилаються з кур’єром, рідше поштою (високим посадовим особам, визначним діячам рекомендується завжди надсилати з кур’єром).

У всіх випадках, коли у запрошенні є літери К. в. V. Р. або слова "прохання відповісти", необхідно якомога швидше дати відповідь про моясливість чи неможливість бути присутнім. Як заведено, відповідь дається протягом 1—2 днів після отримання запрошення. Якщо особа, яку запрошують, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що вони не можуть прийняти рішення щодо розсадки за столом, а також не можуть запросити когось іншого. Це й змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь. Узагалі ж не відповісти на запрошення — серйозна помилка.

Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка або дружини у місті або у зв’язку з отриманням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, і тоді можливе надсилання запрошення одному — тому, хто вільний на час запрошення.

Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, і самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, "а-ля фуршет", якщо це є бажаним і коли на його чи її присутність розраховують організатори.

На запрошення, які надходять від імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин з моменту його отримання. На запрошення, передане по телеграфу, слід відповісти негайно також по телеграфу або по телефону. Існує лише кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти запрошення від імені глави держави. Це — смерть члена сім’ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім’ї, відсутність запрошеного у столиці, в країні у день проведення відповідного заходу.

Більш правильним вважається відповісти на запрошення листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення. [4]

Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи. Запрошення на прийом з розсаджуванням надсилається кожному персонально і старшинство гостей визначається згідно з рангом кожного, тому направляти на офіційний сніданок, обід, ланч замість себе іншу особу не дозволяється. Така заміна можлива тільки за згодою організаторів.

Важливим моментом у протоколі та етикеті запрошень на дипломатичні офіційні прийоми є питання щодо можливості чи неможливості прохання надіслати запрошення. Вважається недопустимим просити запрошення для себе на жодні заходи. Офіційна особа може попросити запрошення для колеги або ж для особи, яка обіймає вищу посаду. Дипломатичний працівник може у разі, якщо його колега або вища офіційна особа з його країни проїжджає через столицю на місце нової акредитації, попросити своїх колег з дипломатичного корпусу включити гостя до списку на офіційні або дипломатичні заходи, на які список запрошених не має обмежень.

Висновки

Після вибору виду прийому можна переходити до складання списку запрошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не було людей, які вороже ставляться один до одного або ж дотримуються протилежних політичних поглядів.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада запрошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері. Запрошення розсилають за один-два тижні до прийому - це етикетний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку, термін на обміркування та прийняття гостям рішення, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку до прийому), то їх краще розсилати за місяць.

У разі якщо візит гостя не зовсім бажаний, запрошення передають в день прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завжди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, то це зазначається окремо. На перше місце в такому запрошенні ставлять ім'я чоловіка. Якщо жінку запрошують як офіційну особу або з огляду на її положення у суспільстві, запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце залежно від рангу та статусу.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені - виключно посадові особи. Чоловіки мають бути присутні на офіційних прийомах без жінок, а запрошені з огляду на соціальне становище жінки - без чоловіків (сніданок, на який запрошуються чоловіки разом з жінками, вважається неофіційним незалежно від кількості запрошених). Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. У запрошенні на офіційний прийом зазначається титул запрошеного без зазначення його імені та імені дружини. У тексті запрошення на дипломатичний прийом використовують форму "маємо честь запросити..."

Список використаних джерел:

1. Галушко В. П. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч. посіб. — Вінниця: Нова книга, 2002.
2. Калашник Г. М. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету / Г. М. Калашник. – К. : Знання, 2007. – 143 с.
3. Сагайдак О. П., Олійник В.М. Принцип міжнародної ввічливості в дипломатичному протоколі. — Л., 2001.
4. Сагайдак О. П. Дипломатичний протокол та етикет : підручник / О. П. Сагайдак. – 2-ге вид., випр. – К. : Знання, 2012. – 262 с.