Ведение деловых переговоров

Ведение деловых переговоров

I.Введение

Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько  они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров. Это умение главенствует не только на деловых переговорах. Если человек умеет побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя.

Цель моего реферата – показать алгоритм ведения деловых переговоров, показать, как важно избегать ошибок, что нужно сделать для того, чтобы переговоры прошли успешно.

II. Основные понятия

Общение — это основа человеческих взаимоотношений. Общение присутствует абсолютно во всех сферах нашей жизни.

Переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. Нравится вам это или нет, но вы являетесь человеком, ведущим переговоры. Переговоры - это факт нашей повседневной жизни, основное средство получить от других людей то, чего вы хотите. Одной из этих сфер являются деловые переговоры.

Деловые переговоры — это один из ключевых моментов в ведении бизнеса.  Другими словами, успешный бизнесмен умеет провести переговоры в свою пользу. Специфика переговоров состоит в том, что общение, которое происходит во время их проведения, не реализует чувственную и эмоциональную сферы, но служит для навязывания своей воли оппоненту. Деловые переговоры - это не только сфера расширения бизнеса, но и важнейшая часть PR-деятельности организации, формирующая и эффективно поддерживающая ее имидж. Успешное и профессиональное ведение переговоров способствует привлечению к ней внимания потенциальных клиентов и партнеров.

Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

Мастерство ведения переговоров в бизнесе очень необходимо. А сам процесс переговоров сопровождает деятельность бизнес-структур практически ежедневно.

III. Виды переговоров

1.      Официальные – с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов.

2.      Неофициальные – похожие на непринужденную беседу, не предполагающие по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг.

3.      Внешние - с деловыми партнерами и клиентами.

4.      Внутренние - между сотрудниками.

Чтобы переговоры прошли так, как Вам хотелось бы, Вы должны тщательно подготовиться.

IV. Подготовка к переговорам

Успех переговоров формируется в ходе их подготовки, ибо наспех продуманная линия поведения кого-либо из участников порождает у другой стороны впечатление о некомпетентности партнера, вызывает разочарование в нем, отрицательно сказывается на имидже.

Подготовка к переговорам начинается с анализа той проблемы, которую выносят на обсуждение во время встречи с партнерами, т.е. предмета переговоров. В зависимости от него, следует выяснить, какой подход к переговорам будет уместнее.

Подходы к переговорам

Следующий этап подготовки – разработка вариантов предложений к партнерам и проектов решений, принятых совместно. Предпочтительно, чтобы их было как можно больше, тогда можно будет менять их содержание, объединяя, т.е. укрупняя, или наоборот, детализируя и дробя.

Последний (заключительный) этап подготовки к деловым переговорам – продумывание ответов на вопросы, которые, вероятнее всего, будут заданы. Например: Почему именно эта фирма пригласила вас для переговоров? Какова причина приглашения? Каковы стратегические и тактические цели этой фирмы? Каковы основные характеристики фирмы: профессиональные, социальные, экономические и т.п.?

V. Ведение переговоров

Порядок проведения деловых переговоров зависит от характера рассматриваемых вопросов, целей, задач и многих других факторов. В большинстве случаев сценарий деловых переговоров включает:

      Определение темы для обсуждения сторон;

      Постановку вопроса об условиях предполагаемой сделки;

      Обсуждение данного вопроса;

      Поиск приемлемого решения.

Конечно, ситуации бывают разные, и предугадать ход событий невозможно, но все же хочется отметить несколько правил ведения переговоров.

Настройте психологически партнера на дружелюбный лад. Создайте обстановку доверия. Начните деловые переговоры с наиболее сложного и объемного вопроса, пока партнеры не устали и их восприятие не притупилось. При выступлении расскажите максимум информации, используйте как можно больше аргументов, но не забывайте о корректности. Аргументирование не должно  быть декларировано и выглядеть как монолог одной из сторон. Старайтесь избегать речевых ошибок и ошибок общения.

Основные ошибки общения.

Отсутствие критики авторитета. Очень часто бывает так, что при проведении переговоров все требования оппонента, являются для Вас обязательными для выполнения, Вы даже не пытаетесь критиковать эти требования, не говоря уже о том, чтобы выдвинуть свои. Это происходит из-за того, что Вы ставите статус оппонента выше своего, и всё что он говорит для Вас, становится истиной в последней инстанции. При этом, обоснованием статуса оппонента может служить любое обстоятельство: возраст, пол, место работы и должность, образование. Зачастую это обоснование не имеет прямого отношения к делу и является псевдорациональным.

Снятие ответственности. При проведении переговоров, да и в повседневной жизни часто бывают ситуации, когда человек боится нести ответственность за принятое им решение. В таких ситуациях вы просто передаёте инициативу в проблемном для Вас вопросе оппоненту, а он, в свою очередь, начинает навязывать Вам свои условия. Это происходит потому, что для Вас психологически легче выполнять чужие требования, чем опасаться, что Вас обвинят в неправильности ваших решений. Тем не менее, попробуйте вспомнить, как часто вы привлекали кого-нибудь к ответственности за то, что он принял неправильное решение, и какие меры наказания вы при этом использовали.

Боязнь конфликта. Конфликт всегда воспринимается человеком крайне негативно. Люди, в большинстве своём, совершенно не готовы к конфликту. Поэтому многие возможности, открываемые в результате переговоров, остаются незатронутыми только из-за того, что они могут привести к конфликту. Пугает даже сама возможность конфликта. При таком положении дел в более выгодной ситуации оказывается тот, кто проявляет большую устойчивость к конфликтам, тот, кто готов пойти на открытое противостояние или, хотя бы, открыто и твёрдо предъявить свои требования. Зачастую происходит так, что если оппонент идёт на конфликт, то вы стараетесь уступить свои позиции, лишь бы предотвратить конфликтную ситуацию, не разбираясь  даже в том, чем этот конфликт Вам угрожает и какие трудности, кроме психологических, он несёт.

Непонимание собственных интересов. Эта ошибка происходит из-за недостаточного изучения ситуации. Очень часто человек в погоне за своими текущими целями может упустить моменты, связанные с другими текущими или долгосрочными планами. При этом оппонент может сознательно подводить Вас к невыгодному решению, уступая те позиции, которые важны для Вас на данном этапе.

Эмоциональное восприятие оппонента. Личная зависимость от мнения и реакции оппонента — это гарантия провала переговоров. Если вы будете бояться обидеть, разозлить своего оппонента, ждать от него одобрения или, наоборот, разозлитесь на него, то это неизбежно приведёт к провалу. Во-первых, Вы не сможете адекватно оценивать — ситуацию. Чувства и эмоции будут заглушать голос разума. Во-вторых, эти же чувства будут сковывать Вас в действиях и поступках. Например, вы не сможете довести положение дел с оппонентом до желаемого только из-за того, что пожалеете его или побоитесь потерять его уважение. Задумайтесь, что для Вас важнее мнение оппонента или Ваша выгода? Тем не менее, не стоит ограничивать себя в проявлении эмоций, если это приведёт к успешному исходу переговоров.

Выслушайте вопросы, предложения оппонента. При разных ситуациях выберите нужную тактику.

Тактики реагирования в переговорном процессе

VI. Решение проблемы (завершение переговоров)

Завершение переговоров предусматривает 2 варианта:

1.      Компромисс

2.      Конфликт

Стратегии взаимодействия