Аудит основных средств

Часто при встречной проверке сопоставляются копии документов, находящихся  в разных организациях и отражающих одну и ту же хозяйственную операцию. Притом могут выявиться различия, вследствие исправления данных в  документах, подмены документов или  же отражения в документах совершенно разных сведений, связанных с формированием  одной и той же операции. Применяется  также хронологическая проверка операций. Используя этот прием документального  контроля можно выявить определенные закономерности в ведении учета  и оформлении хозяйственных операций и своевременно вносить предложения  по исправлению ошибок.

При проведении аудиторской  проверки основных средств в организации, прежде всего, следует проверить, как  ведется аналитический учет основных средств.

Прибывшие в организацию  основные средства должны своевременно приходоваться на склад, если их сразу  не передают в производство, о чем  в документах делается специальная  отметка. Оприходованные основные средства контролируют, анализируя поступающие  от поставщиков расчетные документы, платежные требования, счета фактуры, товарно-транспортные накладные, сертификаты  и т.д.

Работник склада подтверждает наличие и передачу поступивших  средств эксплуатацию или на производство. Если этого не делать, то происходит нарушение порядка передачи основных средств в производство, а это  приводит к злоупотреблению. Если обнаруживается при проверке расхождения, вызванные недоставкой оборудования поставщиками, составляется акт, который является основанием для предъявления претензий поставщику и транспортной организации.

Дт. сч. 63   Кт. сч. 60, 76

При приобретении оборудования, требующего установки, должна быть сделана  бухгалтерская запись:

Дт. сч. 07 «Оборудование к  установке»

Кт. сч. 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками».

Иногда оборудование вносят учредители в счет их вклада в Уставной капитал, тогда составляется проводка:

Дт. сч. 07   Кт. сч. 75 «Расчеты с поставщиками»

объективный учет основных средств ведется в инвентарных  карточках или книгах.

Следует проверить, нет ли объектов основных средств, по которым  не ведутся инвентарные карточки, и предложить – восстановить на такие средства инвентарные карточки.

В организации для учета  основных средств вместо инвентарных  карточек или книг основных средств  используется ПЭВМ, что позволяет  сократить трудоемкость аналитического учета. Для визуального контроля распечатывается и представлена в виде описи («Инвентарная книга») проверяющему.

Синтетический учет движения основных средств и их износа ведется  в журналах – ордерах № 13, 10, 10/1, а при использовании ПЭВМ –  в машинограммах дебетовых и  кредитовых оборотов по счетам 01, 02, и 03. Необходимо по эти регистрам сверить  данные с Главной книгой, балансом.

При расхождении между  данными аналитического и синтетического учета необходимо выявить их причины  и виновных в этом должностных  лиц, определить последствия (недоначисление или излишнее начисление амортизации) и внести предложения по устранению выявленных недостатков. Важным моментом в организации сохранности основных средств является качественное и  своевременное проведение их инвентаризации. Аудитор проверяет, как была проведена  последняя инвентаризация, какие  были выявлены ошибки и как они  были исправлены. Если инвентаризация основных средств не проводилась  более 2-3 лет, то аудитор может потребовать  ее проведения. Это позволит более  качественно провести последующую  проверку и уменьшить аудиторский  риск.

Поступившие в организацию  новые основные средства учитываются  по первоначальной стоимости. Приобретенные  основные средства, бывшие в эксплуатации, приходуют в сумме покупной стоимости (оплаты) и расходов по их доставке и  установке с добавлением суммы  износа по этим объектам, указанной  в документах на оплату. Первоначальная стоимость основных средств не подлежит изменению за исключением случаев  достройки и дооборудования объектов, произведенные в порядке капитальных  вложений, а также переоценки основных средств. Документальной проверке в  организации также подлежат операции по списанию основных средств. В каждом отдельном случае необходимо проверить  правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также  правильность отражения в учете  операций, связанных с ликвидацией  и выбытием основных средств. В процессе контроля выясняют, не было ли случаев  списания новых объектов основных средств  и подмены их старыми. При проверке операций по реализации и выбытию  основных средств надо выяснить, проводились  ли эти операции по счету 47 «Реализация  и прочее выбытие основных средств». По дебету счета 47 отражается стоимость  выбывающих основных средств, расходы  связанные с выбытием (снос и разборка зданий, демонтаж станков и оборудования, транспортные расходы и т.д.). На кредит счета 47 относятся: выручка от реализации основных средств, сумма начисленного износа по счету 02, стоимость материальных ценностей в оценке возможного использования  при реализации. Дебетовые (убыток) или кредитовые (прибыль) сальдо по счету 47 должно быть списано на счет 80.

При безвозмездной передаче основных средств и иного имущества  выявленный финансовый результат относится  на собственные источники средств  организации (81, 87, 88).

Недостача или порча основных средств также отражаются через  счет 47. Составляются проводки:

1. Дт. сч. 47                  списание первоначальной стоимости

Кт. сч.08             стоимости основных средств.

2. Дь. Сч. 02       списание начисленного износа

Кт. сч. 47  

3. Дт. сч. 84                  списание разницы между первоначальной

Кт. сч. 47            стоимости и суммой начисленного износа.

4. Дт. сч. 73        Кт. сч. 84.

Входе, контроля за правильностью  начисления амортизации необходимо установить, все ли объекты основных средств приняты в расчет при  начислении амортизации.

Сумму амортизации, подлежащую начислению в отчетном периоде, рассчитывают на основе начисленной амортизации  в предыдущем месяце, к которой  прибавляют начисленную сумму амортизации  по поступившим основным средствам  и вычитывают сумму амортизации  по выбывшим основным средствам в  прошлом месяце, а также сумму  амортизации в связи с истечением нормативных сроков службы полностью  амортизованных основных средств. Начисление амортизации без учета движения и приводит к искажению учетных  данных об издержках производства и  действительной величине остаточной стоимости  основных средств.

Важно проверить правильность применения норм амортизации и поправочных  коэффициентов к ним. Поправочные  коэффициенты, увеличивающие базовую  норму амортизации, применяются  в случаях эксплуатации основных средств условиях их значительной нагрузки или в условиях их содержания в  агрессивной среде, вызывающей их повышенный износ.

При проверке документов по начислению и учету амортизации  основных средств нужно иметь  в виду, что начисление амортизации  не производится во время проведения реконструкции и технического переоборудования основных фондов с полной их остановкой, а также в случае переводов  в установленном порядке на консервацию.

На время реконструкции  и технического перевооружения продлевается нормативный срок службы основных средств. При этом не прекращается начисление амортизации во время ремонта  основных средств.

По всем фактам неправильного  начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или  недоначисленной амортизации. Устанавливают, как это повлияло на себестоимость  продукции и финансовые результаты, выявляют причины нарушений и  виновных в этом лиц, предлагает меры к недопущению подобных недостатков  в будущем.

При проверке правильности начисления износа по основным средствам, следует учитывать, что начисление износа основных средств производится исходя из их восстановительной стоимости  и в соответствии с принятой учетной  политикой организации.

Проверяя обоснованность ускоренной амортизации, следует иметь  в виду, что она является целевым  методом более быстрого по сравнению  с нормативными сроками службы основных средств полного перенесения  их балансовой стоимости на издержки обращения и производства.

Решение о применение механизма  ускоренной амортизации должно быть отражено в учетной политике организации  и доведены до соответствующих налоговых  органов. В организации, как и  в других организациях, проводится переоценка основных средств практически  каждый год. Результаты переоценки основных фондов отражаются по дебету счетов 01, 07, 08. Результаты переоценки (разница  стоимости и индексированного износа) должны отражаться на счете 87/1 «Прирост стоимости имущества по переоценке»  в части основных средств производственного  назначения, или на счете 88 для основных средств непроизводственного назначения.

Составляются проводки:

Дт. сч. 01/Кт. сч. 87/1 суммы переоценки основных средств (или увеличении стоимости).

Сумма при дооценке отражаются:

Дт. сч. 87/1, 88/ Кт. сч. 02    Суммы увеличения износа основных средств.

Суммы, отнесенные в кредит счета «Добавочный капитал», как  правило, не списываются.

Учет долгосрочных инвестиций по приобретаемым организацией основным средствам ведется на счете 08 «Капитальные вложения» за исключением объектов, переданных организации в качестве вкладов в Уставной капитал и  полученных безвозмездно от государственных  органов, юридических и физических лиц. Порядок учета затрат на строительство  и приобретение основных средств, а  также определение стоимости  отдельных объектов определен в  Положении по бухгалтерскому учету  долгосрочных инвестиций.

Этим положением следует  руководствоваться при проверке правильности отражения данных по статьям  баланса «Основные средства», «Оборудование  к установке», «Незавершенные капитальные  вложения».

На счете 08 калькулируется инвентарная стоимость объектов основных средств, включающая все фактические  затраты по их возведению, сооружению, приобретению и расходы по их доведению  до состояния, в котором они пригодны к использованию.

При осуществлении капитальных  вложений и приобретении основных средств  на счета их учета относят расходы  на транспортировку, погрузку, налоги и сборы, а также расходы по уплате процентов по кредитам банков и другим заемным обязательствам, взятым на эти цели. При этом проценты, уплаченные после ввода в действие объектов основных средств и постановки на учет относят в дебет чета 80 и не включают в первоначальную стоимость  основных средств. Особое включение  при проведении аудиторской проверки следует обращать на правильность отражения  в учете налогов, связанных с  приобретением основных средств. Например, в организации «Лиховская дистанция  пути» в соответствии с налоговым  законодательством, в инвентарную  стоимость объектов основных средств  включаются вносимый в дорожный фонд налог на приобретение основных средств. Он отражается проводкой:

Дт. сч. 08   Кт. сч. 67

НДС за приобретенные основные средства для производственных нужд отражался бухгалтерской проводкой:

ДТ. сч. 19  Кт. сч. 60, 76

Далее учтенные на счете 19 «НДС»  суммы налога вычитались из причитающихся  платежей в бюджет равными долями в течении шести месяцев, начиная  с момента ввода в эксплуатацию основных средств и принятия их на учет.

При приобретении основных средств для непроизводственных целей, а также при покупке  легкового автотранспорта уплаченный НДС на расчеты с бюджетом не относятся, а покрывается за счет источников финансирования.

При вводе в эксплуатацию законченных строительством объектов, уплаченные суммы НДС, включаются в  инвентарную стоимость основных средств и списываются на себестоимость  выпущенной продукции через отчисление износа (амортизации).

Все расходы по созданию основных средств в организации  отражаются на счете 08 «Капитальные вложения».

Объекты капитальных вложений (основные средства), которые еще  не готов для использования в  предназначенных целях, остаются на учете на счете 08 и отражаются в  балансе по статье «Незавершенные капитальные  вложения».

НДС в расчетных документах не выделяется и в части уплаченного  передающей стороной учитывается у  принимающей стороны в составе  стоимости этих основных средств  с последующим отнесением на издержки производства в составе износа.

Для проверки правильности отражения в балансе данных по статьям «Оборудование к установке», «Незавершенные капитальные вложения»  аудитор использует данные журнала  – ордера № 16 и ведомостей № 18 и 18/1.

Аудитор, проверяя правильность использования ремонтного фонда, руководствуется  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности в РФ, с учетом изменений  и дополнений, вносимых Министерством  Финансов Росси, где сказано, что  в целях равномерных включений  предстоящих расходов а издержки производства, организация может  создавать резерв расходов на ремонт основных средств и относить по составленному  расчету бухгалтера – на затраты  производства.

При осуществлении аудита проверяют правильность составления  плана и смет капитального ремонта. Особое внимание должно уделяться реальности смет (иногда их составляют после завершения ремонта объекта и, соответственно, сметную стоимость приравнивают к фактическим затратам). Сметы  на капитальный ремонт зданий и сооружений должны составляться на основании актов  технического осмотра, которые утверждают руководитель.

Проверяя операции по ремонту  основных средств, следует убедиться, не допускались ли приписки выполненных  работ с целью завышения заработной платы и списания израсходованных  материалов, запасных частей, которые  впоследствии были похищены; не завышались ли нормы расхода материалов и  расценки по оплате труда на ремонтные  работы.