Автоматизовані інформаційні системи

Приклад бухгалтерського комплексу АРМ: "МОНОЛІТ" та інші.

Під бухгалтерією - офіс розуміють систему автоматизованого управління підприємством. Програми цього класу називають "корпоративними системами управління фінансами та бізнесом". Термін "корпоративний облік" є новим для російських підприємств. Відомо, що облік на підприємстві не зводиться тільки до бухгалтерського обліку, побудованому на подвійного запису і проведеннях по кореспондуючих рахунках. Існує ще й управлінський облік, форми якого визначаються потребами самого підприємства. Даний вид обліку наближений до поточної діяльності фірми і вирішує в першу чергу оперативні завдання.

Бухгалтерія - офіс налаштована, як правило, не тільки на бухгалтера, але і на керівника, менеджера і інших представників керівної ланки. Величезна увага в програмах цього класу приділяється можливості ефективного управління підприємством та отримання прибутку. При цьому дуже важко визначити, який облік "первинні" - бухгалтерський або оперативний. Наприклад, коли керівник ставить завдання мінімізації податку на прибуток, то для прийняття правильних рішень необхідно знати розмір оподатковуваного прибутку за даними бухгалтерського обліку. З іншого боку, для відображення в бухгалтерському обліку величини товарних запасів потрібні дані оперативного обліку про надходження, переміщення, вибуття товарних цінностей. Таким чином, бухгалтерський облік спрямований на вирішення завдань з узагальнення показників діяльності підприємства, тоді як оперативно - управлінський облік вирішує приватні, щоденні завдання. Відірвати одну форму обліку від іншої практично неможливо. Обидва види обліку існують спільно і утворюють єдиний цілісний облік, який і називається корпоративним.

Клас систем бухгалтерія - офіс дуже молодий. У Росії пропозицію даних програмних продуктів дуже обмежена західними розробками.

Приклад систем для автоматизованого управління підприємством: "Baan", "R3", "Oracle", "People soft", "Navision", "Квестор" та інші.

"Еккаунт кутюр" призначена  для розбірливих і заможних користувачів. Коло користувачів програм класу "Еккаунт кутюр" дуже вузьке. Це пояснюється тим, що послуги з доопрацювання та впровадження програм дуже дорогі, тому помилка замовника у виборі системи обходиться дуже недешево.

Основою галузевої системи з бухгалтерським обліком служить бухгалтерський комплекс АРМ, до якого приєднані спеціалізовані галузеві АРМи. Сьогодні найбільш відомі наступні галузеві системи: "Торгівля", "Бюджетні організації", "Промисловість", "Будівництво", "Аудит", "Банківські структури", "Страхування" та інші.

Системи фінансово-аналітичної групи можна розділити на:

1. системи аналізу господарської діяльності підприємства;
2. системи для роботи з інвестиційними проектами.

Приклад фінансово-аналітичних систем: «Project Expert», «Budget management» та інші.

Під ПБД розуміють системи для роботи, зберігання і регулярного оновлення в комп'ютері збірників нормативних документів.

Приклад ПБД: інформаційні бази даних "Гарант", "Кодекс", "Консультант Плюс" та інші.

Розглянемо докладніше структуру інтегрованої фінансової системи, так як саме цей клас програм є сьогодні одним з найбільш поширених:

ІФС - це сукупність модулів:

• Головна книга
• Основні засоби
• Управління запасами
• Розрахунки з постачальниками та замовниками
• Каса і банк
• Зарплата
• Кадри і т. д.

Кожен модуль виконує певні функції обліку, наприклад:

модуль кадриь відповідає за ведення табелю робочого часу та ведення штатного розкладу і т.п.; модуль розрахунки з постачальниками та замовниками:

1. список контрагентів
2. система договорів і замовлень
3. система знижок
4. система податків
5. заповнення рахунків-фактур
6. облік взаємозаліків і т.п.

Між усіма модулями системи існує двосторонній зв'язок, тобто дотримується принцип інтегрованості. Саме завдяки цьому принципу вдається уникнути проблем, пов'язаних з подвійним введенням документів при їх обробці.

Кожна інтегрована система має загально функціональні властивості, такі як:

• система документованого обліку (дозволяє на підставі документів, введених операторами, автоматично формувати бухгалтерські проводки);
• ступінь інтеграції (дозволяє переносити дані з одного модуля в інший, а також забезпечує зв'язок з іншими програмними продуктами);
• інтерфейс - особа програмного продукту, що характеризує зручність роботи з системою;
• мультивалютність - здатність системи правильно вести облік в декількох валютах; Сучасні інтегровані системи пропонують безліч стандартних рішень управлінських завдань на рівні користувача. Все це дозволяє керівнику підприємства зменшити витрати з її обслуговування. Середній термін окупності таких систем 1-2 роки.

Крім готового пакету програми, необхідно придбати спеціальне програмне забезпечення, що дозволяє встановити ІФС, також вкласти кошти на впровадження програми (повністю налаштувати її на облік конкретного підприємства) і навчання робочого персоналу. Деякі фірми сьогодні готові здійснити такі грошові вкладення.

Більшість підприємств вважають за краще скористатися послугами розробників більш дешевого класу програм, так званого, бухгалтерського конструктора. Серед даного класу програм найпоширенішими є сімейство програм "IС".

Програми сімейства "IС".

Програма "IС: Бухгалтерія" побудована на основних принципах бухгалтерського обліку, загальних для всіх його розділів. Бухгалтер сам може налаштувати практично все - план рахунків, види первинних і звітних документів, схеми проводок. Програма допомагає бухгалтеру швидко знайти потрібні записи, сформувати необхідну звітність. Спеціальні режими дозволяють використовувати програму на окремих робочих місцях, де формуються первинні документи. Можна використовувати її для надання звітності керівнику. Крім того, в програмі передбачена можливість ведення складного аналітичного обліку.

Універсальність програм сімейства IС полягає в тому, що ми набуваємо якийсь бухгалтерський конструктор, тобто систему з розширеними інструментальними можливостями.

Первинні можливості даного програмного продукту досить обмежені. Наприклад, виконання в рамках бухгалтерського конструктора таких операцій, як розрахунок зносу основних засобів, розрахунок заробітної плати тощо, практично неможливо здійснити без відповідних установок. Проте, опанувавши спеціальним мовою, користувач може самостійно навчити програму виконувати будь-які розрахунки, створювати звіти і т.п.

Цей клас систем орієнтований на масовий тираж. В одній програмі важко врахувати специфіку обліку декількох бухгалтерій. Тому і застосовуються певні універсальні заготовки, з яких за допомогою настройок створюється програмний продукт, що підходить для врахування в будь-якій фірмі.

Універсальність програм родини "ІС" дозволяє їм краще адаптуватися до швидких змін законодавства в нашій країні. Однак вона не рятує систему від недоліків.

Програми сімейства "ІС" виходять на ринок досить сирими. Оскільки виробник хоче встигнути завоювати ринок, випередивши своїх конкурентів. А їх сьогодні достатньо.

Сама програма протестована і не містить грубих помилок, але іноді невеликі недоліки тягнуть за собою цілий список небажаних наслідків [1].

 

 

3. Проблеми й ефекти  від впровадження автоматизованих інформаційних систем

 

Вже давно настав час, коли під автоматизацією підприємств стало матися на увазі не просто придбання комп'ютерів і створення корпоративної мережі, але створення інформаційної системи, що включає в себе і комп'ютери, і мережі, і програмне забезпечення, а головне - організацію інформаційних потоків. Проаналізувавши досвід впровадження інформаційних систем (ІС) на російських підприємствах, можна помітити, що час від часу ІС на базі будь-якого інтегрованого продукту або впроваджуються не до кінця, або керівництво компаній ними практично не користується.

Аналіз впроваджень, здійснених на сьогоднішній день, виявляє декілька причин невдач при створенні ІС:

1. Перша полягає в тому, що  готові західні системи орієнтовані  на якісь ідеальні бізнес-процеси, відірвані від реальної структури конкретної компанії. А реальні установи, компанії та корпорації зовсім не ідеальні, а навпаки, дуже складні з точки зору ієрархії управління. Більше того, часто формальна ієрархія химерно переплітається з реальним.

2. Друга причина - в тому, що історично  розробкою систем займалися програмісти, в силу чого вони будувалися  відповідно до теорії автоматизованих  систем. Виходив замкнутий автоматизований  процес, по можливості виключає  людини. У результаті весь середній менеджмент такою системою відторгався. Тому керівники середньої ланки противляться впровадження таких систем і свідомо, і несвідомо.

3. Третє - це недостатній аналіз  існуючих завдань на етапі  проектування. Наприклад, на Заході, зокрема, в США, у компаній-замовників, як правило, є спеціальні відділи, які планують роботи з автоматизації і аналізують: що треба автоматизувати, що не треба, що вигідно, а що збитково, і як взагалі має бути побудована система, які функції вона повинна виконувати. У вітчизняних компаній подібні структури, як правило, відсутні [5].

Досвід показує, що успішні, бувають ті проекти, в результаті впровадження яких клієнт повністю володіє своєю системою, розуміє, як вона працює. Цей, важкодосяжний при традиційних способах, результат виходить тоді, коли керівництво підприємства приділяє значну увагу проекту, вникає в усі його тонкощі, детально розбирається в організації всіх бізнес-процесів на підприємстві. В іншому випадку керівник з недовірою ставиться до цифр, які видаються системою, тому що не знає, звідки вони беруться, і хто за них несе відповідальність.

Сьогодні необхідний новий підхід до створення інформаційних систем. Новизна полягає не в створенні системи на базі будь-якого інтегрованого продукту, а в ретельному проектуванні системи і лише потім реалізації її за допомогою адекватних програмних засобів.

Не секрет, що часто підхід до автоматизації буває таким: потрібно автоматизувати всі, а тому купуємо могутню інтегровану систему і модуль за модулем всю її впроваджуємо. Але вже потім з'ясовується, що отриманий ефект вельми далекий від очікуваного і гроші витрачені марно. На практиці для вирішення конкретної проблеми компанії буває достатньо мати електронну пошту і Excel. Іноді буває потрібно впровадити всього лише кілька спеціалізованих і недорогих додатків і пов'язати їх на базі інтеграційної платформи або там, де це необхідно, використовувати функціональність ERP-системи. Всі ці питання можна і потрібно вирішувати на етапі проектування, тобто свідомо підходити до вибору засобів автоматизації, порівнюючи витрати з очікуваним ефектом.

Нинішніх огріхів проектування можна уникнути, використовуючи принцип, який називається сінархіческім проектуванням. Цей новий принцип є проявом "закону сінархіі", який описав на початку ХХ століття російський філософ Володимир Шмаков. Якщо коротко, то це органічне поєднання певної ієрархії та аналогії у побудові світобудови.

Сінархічне проектування - це технологія, яка дозволяє створювати ІС для конкретного підприємства, холдингу або концерну з урахуванням реальної ієрархії управління, поетапно її впроваджувати, реально планувати і отримувати ефект від впровадження на кожному етапі, органічно вбудовувати в систему стандартні компоненти й оригінальні розробки. Більш того, сінархіческое проектування дозволяє опанувати систему як інструментом управління на всіх рівнях - від виконавця до директора. При цьому відповідальність не перекладається на систему, і керівникові зрозуміло походження інформації, в ній циркулюючої [4].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновки

 

Для підприємств велике значення має продуктивність АІС, її здатність швидко переробляти інформацію, відстежувати зміни на об'єкті, у навколишньому середовищі та максимально їх ураховувати, оскільки затримка з обробкою таких даних може коштувати дуже дорого. Наприклад, невраховування нових вимог, постанов, вказівок тощо для підприємства може призвести щонайменше до штрафних санкцій.

І замовнику, і постачальнику рішення ще до вибору того або іншого ПЗ для створення ІС необхідно, насамперед, провести аналіз, що їм дійсно необхідно автоматизувати, після чого зайнятися проектуванням. Іншими словами, тільки ретельне передпроектне обстеження, а потім проектування з урахуванням всіх особливостей реальної структури управління конкретної компанії дадуть в результаті дійсний ефект від впровадження автоматизованої інформаційної системи, до якого в кінцевому підсумку прагнуть і замовники, і системні інтегратори.