Деловая переписка

 

Содержание

        Введение………………………………………………………………….3

1. Особенности деловой переписки. Современное деловое письмо…….5
2. Виды деловых писем……………………………………………………..7
3. Рекомендуемый состав реквизитов деловых писем и требования к их оформлению………………………………………………………………10

Заключение……………………………………………………………….16

Список используемой литературы……………………………………...17

Приложение………………………………………………………………18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Одним из главных каналов  связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое  письмо. С помощью писем ведутся  преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения  принять участие в тех или  иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных  форм связи: электронной почты, спутниковой  связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо - перспективная часть документооборота.

Цель контрольной работы – рассмотреть виды деловых писем и правила их оформления.

Исходя из цели, в контрольной работе были поставлены следующие задачи:

• изучить особенности деловой переписки;

-  рассмотреть понятие делового письма и его виды;

- перечислить рекомендуемый состав реквизитов деловых писем и требования к их оформлению;

-     привести пример  делового письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Особенности деловой переписки. Современное деловое письмо

Служебная переписка - важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею - это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборот фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями. Первое что отличает деловую переписку от других стилей переписки это официально-деловой стиль.

Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых  отношений.

Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей  и других должностных лиц. [4]

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе - деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в учреждении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности  для заключения разного рода договоров  и актов.

Поэтому, в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой  документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации и стандартизации.

При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

• документы должны оформляться на специальных бланках для писем формата А4;
• события и факты излагают объективно, полно, ясно, в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы;
• текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным; излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования, затрудняющих чтение.[1]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды деловых писем

Все письма можно разделить по функциональному  признаку на две группы писем:

• требующие письма-ответа;
• не требующие письма-ответа.

Письма, требующие письма-ответа, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить: письмо-просьбу (излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении); письмо-обращение; письмо-предложение (может представлять собой заявление предприятия о желании заключить сделку с указанием конкретных условий, либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос); письмо-запрос; письмо-требование.

Ответы  на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера  исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа, следующие:

-письмо-напоминание (факт напоминания о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события);

• письмо-приглашение   (приглашение   на   заседание,   совещание, конференцию, семинар);
• письмо-подтверждение (указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; уведомление отправителя о получении документов, ценностей , переводы, письма, бандероли, телеграммы и т.п.);
• письмо-отказ (повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа);

- сопроводительное письмо (указание на факт отправки прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей);

• письмо-извещение (часто является ответом на запрос);
• гарантийное письмо (предоставление обещания гарантии);

- информационное письмо (сообщение о каких-либо фактах, информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях).

По  тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности организации, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности учреждения, следует отличать от переписки общественной - между  профсоюзными и общественными организациями.

Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула - это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Так, языковой формулой является для:

• письма-просьбы - выражение: «Прошу (Просим)...»;
• сопроводительного письма - выражение: «Высылаем (Направляем, Посылаем)...»;

• письма-подтверждения - выражение: «Подтверждаем, (Подтверждаю)…».

Само название письма - обусловлено языковой формулой письма. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа:

• «В подтверждение нашего телефонного разговора ...»;
• «В ответ на Ваше письмо...»;
• «В соответствии с нашей договоренностью...».

Однако, любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно  сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражением «В соответствии с...». Однако, это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи...».

Предлагаемые  ниже варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма:

Если автор - лицо «юридическое», то действия передаются:

от третьего лица единственного  числа. Например:

«Не возражает...», «Гарантирует...», «Предлагает...»;

от третьего лица множественного числа. Например:

«Администрация  и профсоюзный комитет... убедительно просят...»;

от первого лица множественного числа. Например:

«Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...».

Если автор - физическое лицо, то действия передаются: от первого лица единственного числа. Например:

«Прошу...», «Ставлю  Вас в известность...»,

«Довожу до Вашего сведения...»;

от первого лица множественного числа. Например:

«Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем...»,

«Мы получили Вашу телеграмму...».[1]

Пример письма оформлен в приложении.

 

 

 

 

3.Рекомендуемый  состав реквизитов деловых писем  и требования к их оформлению

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в  состав реквизитов бланка письма входят следующие: наименование организации -автора документа, справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа.

Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

 Департамент информатизации 

 и научно-технического

 обеспечения

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже, например:

Генеральному директору 

 ОАО «Северные регионы» 

 В.А. Лагунину 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: