Деловая переписка

Администрации районов 

 Московской области 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению  к самой длинной строке.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «Копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат»  может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в  организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

 Всероссийский научно-исследовательский

 институт документоведения  и архивного дела 

 Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа  физическому лицу указывают фамилию  и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

 ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

 г. Липки, Киреевский  р-н, 

 Тульская обл., 301264 [3]

Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос "О чем?". Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков. [2]

В зависимости  от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование  вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.[1]

Отметка о наличии  приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

Если в тексте письма упоминается  название приложения (например, "Направляем вам проект инструкции по делопроизводству..."), то отметка о нем оформляется  следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

Приложение:

Проект Договора о поставках

от 02.10.2005

N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

Если к письму прилагаются  несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается  количество страниц и экземпляров.

В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в  первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:

Приложение: в 1 экз.[2]

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

 региональных предприятий          Личная подпись       А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент    Личная подпись     А.А. Борисов

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне.

Реквизит "Печать" - реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).[2 ].

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. [3]

Заключение

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту. Для таких бланков  установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться  в определенном порядке.

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи.

Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и  помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом  успеха и будет свидетельствовать  о фирме как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

 

Список используемой литературы

1. Домащенко Г.А., Коробова В.А. Документирование управленческой деятельности.Учебное пособие.-Филиал ГОУ ВПО «РосЗИТЛП» в г. Омске, 2008.-228с.
2. "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 3
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. www.psyfactor.org

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

ОБЩЕСТВЕННАЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ «РАДОСТЬ»

(ОО «Радость»)

ул. Пушкина, 112, г. Омск, 644010

Телефон: (3812)68-56-93; Факс: (3812)68-56-93;

ОКПО 3586924578, ОГРН 1024546891234,

 ИНН/КПП 7735847985/773545897

 

 

08.07.2011		№	02-12/183
На  №
О проведении благотворительной акции

                   Директору

ОАО «Канцелярский мир»

П.А. Заходерко 

 

 
Уважаемый Павел Алексеевич!

25 августа 2011 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных и малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10-00 до 17-00 в помещении торгового центра «Континент-2» по адресу: г. Омск, ул. 70лет Октября, 25.

Просим Вас  принять участие в данном мероприятии  и рассмотреть вопрос о выделении  выпускаемых ОАО «Канцелярский  мир» школьных принадлежностей для  проведения благотворительной акции.

Надеемся на сотрудничество. В случае положительного решения  просим сообщить о возможности предоставления канцелярской продукции в срок до 1 августа 2011 г.

Спешите дарить радость! Дети имеют право на счастливое детство!

 

С уважением,

Директор               Д.Г. Стыркина

 

 

Красильникова Анфиса Олеговна

68-56-93