Кадровый аудит

                                           СОДЕРЖАНИЕ

1. КАДРОВЫЙ АУДИТ…………………………………………………3
2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ……………12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Кадровый аудит

Кадровый аудит – это  масштабная процедура, в ходе которой  оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал  компании, анализируется эффективность  системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит  кадрового делопроизводства.

Все специалисты по персоналу  понимают: в кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как  понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое  кадровый аудит, в каких ситуациях  он проводится, из каких этапов состоит  и как его можно провести собственными силами.

Необходимость этого мероприятия  в компании возникает в следующих случаях:

* при смене кадрового  работника, отвечающего за ведение  кадрового делопроизводства (при  увольнении или переводе на  другую должность, в другое  подразделение, филиал);

* при вручении трудовой  инспекцией предписания о предстоящей  плановой проверке;

* при угрозе проверки  после увольнения обиженного  работника (невыплата вовремя  заработной платы, премии, увольнение  по инициативе работодателя);

* при смене руководства  организации; 

* при приведении кадровой  документации в соответствие  с действующим законодательством  после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит  можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную  проверку по наработанной методике и  представят отчет по результатам  работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия  и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на аудит кадрового  делопроизводства довольно высока. Кроме  того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и  задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя  главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения понятия аудит кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета  необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные  акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

О многих локальных нормативных  актах в Трудовом кодексе говорится  косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что  иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость  многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге  учета движения трудовых книжек и  вкладышей к ним упоминается  в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят  рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как  многие из них поступают в бухгалтерию  организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже  можно говорить об обязательности этих документов.

Не надо забывать, что  работодатель сейчас обязан знакомить  работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно  связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать  лист ознакомления с этими документами  либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной  документации есть документы, которые  становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документы, которые могут стать обязательными

 

 

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в  специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что  работодатели могут создавать и  другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в  трудовом законодательстве, но они  могут значительно помогать в  работе, например, облегчать процесс  адаптации новых сотрудников (положения  о персонале, аттестации, адаптации  и т. д.).

II. Проведение сверки документов

 

После того как мы составили  список документов, обязательных для  отдела кадров, необходимо произвести сверку – что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Результаты сверки удобно свести в  таблицу:

 

Таблица сверки документов

 

 

Таблица наглядно покажет, какие  локальные нормативные акты требуют  доработки, а какие нужно создать  вновь. Теперь предстоит не только разработать  юридически корректные документы, но и  правильно их утвердить и ввести в действие.

III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких  документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует  доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую  грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы  приказы по основной деятельности хранились  отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно  оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных  подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют  различные сроки хранения, поэтому  документы после исполнения должны формироваться в дела[6] в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют  по определенным признакам), это позволяет  хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно  сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует  уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

IV. Кадровый аудит и оформление отчетов

В заключение комиссия, которая  проводит кадровый аудит составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно  составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы  были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также  серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели  алгоритм проведения очень важной и  ответственной процедуры – аудит  кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт.

 

2.Анализ использования рабочего времени .

Увеличение производительности труда находится в прямой зависимости  от использования рабочего времени. Снижение потерь рабочего времени и  нерациональных его затрат приводит к росту производительности труда  без дополнительных мероприятий и затрат.

Объем вырабатываемой продукции  прямо пропорционален фонду рабочего времени и обратно пропорционален трудоемкости. Анализ использования  рабочего времени проводится в двух направлениях: выявление потерь рабочего времени и непроизводительного  его использования. Целью анализа  использования рабочего времени  на предприятии является выявление  целесообразности использования рабочего времени, при котором есть возможность  выявить недостатки в его использовании, определить их причины и разработать  предложения по рациональному использованию.

Цель анализа использования  рабочего времени на предприятии  предполагает решение следующих задач:

- рассмотреть основные  экономические показатели деятельности  предприятия;

- изучить использования  фонда рабочего времени в динамике;

- оценить эффективность  использования трудовых ресурсов;

- выявить при проведении  анализа все положительные и  негативные моменты при использовании  фонда рабочего времени в целом по предприятию;

- выявить возможность  экономии рабочего времени;

- рассчитать экономический  эффект использования рабочего  времени на предприятии.

Основной источник информации данных для анализа потерь рабочего времени – статистические формы 1-Т, 4-П, в которых содержатся показатели, характеризующие использование  рабочего времени рабочими за год:

- отработанные человеко-дни;

- число целодневных простоев;

- расшифровка неявок на работу по причинам;

- отработанные человеко-часы;

- часы внутрисменных простоев.

 Дополнительно привлекаются  данные о плановом и фактическом  балансе рабочего времени одного  рабочего и другие показатели, полученные выборочным и оперативным  путем (фотография рабочего времени  и самофотографии, хронометраж операций, данные моментных наблюдений и др.)

Проведения анализа использования  рабочего времени на предприятии  происходит в несколько этапов:

 

1. Первый этап анализа  использования рабочего времени  представляет собой анализ использования  среднесписочного состава рабочих  на основе расчета коэффициента  использования среднесписочного  состава Кисп. Для его определения вначале рассчитывают ежедневную численность рабочих (явочное число рабочих Ч р.яв) в предшествующем и отчетном периодах:

Ч яв = Ф р * Ч р.ср / Ф н ;     (1.1.);

где: Ф р – реальный фонд одного рабочего в год;

 Р р.ср – среднесписочная численность рабочих;

 Ф н – номинальный фонд одного рабочего в год.

К исп = Ч р.яв / Ч р.ср.  (1.2.);

 

Коэффициент использования  среднесписочного состава рассчитывается для двух периодов – предшествующего  и отчетного. Сравнение коэффициентов  отражает динамику этого показателя.

 

 К исп.отч / К исп.пред * 100-100.                                        (1.3.);

 

Причина невыполнения плана  по показателю использования среднесписочного числа рабочих могут быть:

- увеличение числа отпусков  с разрешения администрации;

- увеличение числа прогулов;

- рост заболеваемости.

Анализ и расчет данного  показателя необходим для планирования численности по рабочим местам и нормам обслуживания.

2. Второй этап связан  с анализом использования фонда  рабочего времени по балансу  рабочего времени одного среднесписочного  рабочего. Непосредственное влияние  на рост производительности труда  оказывает увеличение годового (квартального, месячного) реального (эффективного) фонда рабочего времени в часах  на одного среднесписочного рабочего. Увеличение этого фонда зависит  от роста реальной продолжительности  рабочего дня и от сокращения  целосменных простоев и невыходов на работу. Поэтому при анализе рассматриваются причины увеличения или уменьшения этих составляющих фонда рабочего времени.