Операционный анализ

Лена Тарасова

Операционный анализ

Вариант 4

Содержание

Введение

Роль информации в современном  деловом мире неуклонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли и росте  капитала. Для принятия инвестиционных решений, выбора клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров, необходима полнота и достоверность сведений.

Под отчетом понимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Как правило, отчет представляется на бумажном носителе, но может и в электронном виде или в любом другом. Важен не носитель, а обращенность отчета к  пользователю. Человек заведомо не в состоянии воспринимать и перерабатывать всю информацию, присутствующую в  информационных системах управления, поэтому вынужден потреблять ее порциями. Порция информации, содержащая только требуемые пользователю сведения и  сгруппированная максимально удобным  для него образом, и представляет собой отчет.

Отчетность — это система  взаимосвязанных показателей, характеризующих  условия и результаты деятельности предприятия или составляющих его  элементов за истекший период.

Составление отчетности —  завершающий этап учетного процесса, поэтому она состоит из обобщающих итоговых показателей, которые получают в конце отчетного периода  с помощью соответствующей обработки  данных текущего учета. Отчетность может  содержать как количественные, так  и качественные показатели, как в  стоимостном, так и в натуральном  выражениях. Таким образом, отчетность представляет собой источник информации для анализа и принятия решений.  

1. Информационное обеспечение операционного анализа

Важной составной частью управленческого процесса, основой  экономического анализа является система экономической информации. Она является базой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение  анализа хозяйственной деятельности тесно взаимодействует с информационным обеспечением бухгалтерского учета, планирования и иных функций управления предприятием. Такое взаимодействие объясняется несколькими причинами, среди которых первостепенную значимость играют источники информации и удовлетворение информационных потребностей. Потребности в аналитической информации постоянно изменяются под воздействием внутренних и внешних факторов. Новые хозяйственные решения приводят к возникновению и, следовательно, изменению существующих информационных потребностей. Руководители должны постоянно оценивать соответствие своего информационного обеспечения изменившимся условиям управления.

Управление производством  невозможно представить без управленческой информации, которая образует систему управления. Возникновение и формирование этой системы обусловливается системным характером внутренних и внешних связей каждого объекта управления, а содержание неразрывно связано с содержанием комплекса управленческих воздействий, осуществляемых субъектом управления по отношению к объекту.

Информация необходима при  осуществлении всех этапов цикла  управления, однако в системе управленческой информации особое место занимает та ее часть, которая связана с управленческими решениями, поскольку информация является исходным материалом для подготовки, обоснования и принятия решений. Любое управленческое решение нельзя сформулировать, не проанализировав факты и обстоятельства, относящиеся к конкретной ситуации, сложившейся на производстве. Для принятия решения всегда нужны сведения, подробно, достоверно, своевременно и всесторонне характеризующие ситуацию, требующую управленческого вмешательства.

Операционный анализ должен способствовать уменьшению риска, связанного с выбором правильного решения, усилению творческого начала в его принятии. Он должен строиться на информации учета, отчетности, планов и прогнозов. Требования к анализу предъявляются из-за потребностей управления. Сам же анализ может предъявлять требования к учету, естественно, не ради анализа, а в целях его результативности для управления.

Несмотря на свою значимость и результативность в процессе принятия решений, анализ продолжает занимать незначительный удельный вес в бюджете времени различных экономических служб предприятия. Это в свою очередь сказывается на низкой эффективности принимаемых решений, что ведет к управленческим ошибкам и просчетам.

Причин недостаточной  эффективности управленческих решений  много, но одной из основных является неполнота и некачественность аналитической информации. Требование полноты информации с позиций экономического анализа означает, что в ней должны быть данные, в достаточной степени детализированные для того, чтобы на их основе провести исчерпывающий факторный анализ.

С другой стороны, и при  абсолютном избытке, информация не уменьшает неопределенность ситуации. Она возникает из за расхождения состава и периодичности данных, используемых при оценках и управлении, с содержанием учета и отчетности, из-за низкого уровня аналитичности информации, нехватки времени на ее осмысление и из за нерационального распределения информации по уровням управления.

Информационное обеспечение  анализа должно учитывать такие  требования, как целенаправленность информации, достоверность, актуальность, конкретность, сопоставимость, непрерывность, перспективность.

Достоверная информация –  это та информация, которая полно  и правильно отображает существующие явления и процессы. Соблюдение признака «достоверности» гарантирует не только объективное описание и приемлемое отражение тех событий, которые она должна представлять, но и отсутствие существенных ошибок и отклонений.

Актуальность информации предполагает наличие новейших сведений, т.е. информация должна носить опережающий характер.

Информация должна быть конкретной, т.е. необходимо выбрать из всей массы сведений наиболее существенную. Оперативность информации означает, что она должна быть готова в любой момент для использования по требованию пользователя. Для того, чтобы информация поступала оперативно, необходимо сократить время на сбор информации, ее обработку, систематизацию и своевременно представлять по назначению.

Сравнимость включает в себя согласованность, она пересекается с уместностью и достоверностью. Сравнение является одним из наиболее важных и основополагающих инструментов анализа при принятии решений. Почти все оценки и решения об альтернативном выборе включают сравнения того или иного рода. Таким образом, способность сравнить ряд данных бухгалтерского учета на одном и том же предприятии за разные периоды времени или данные одного предприятия с данными другого предприятия очень важна для процесса принятия решения.

Непрерывность экономической  информации вытекает из условий организации управления хозяйственными процессами. Необходимость этого требования вызвано потребностью в сокращении времени нежелательными отклонениями и регулированием. Это требование связано с превращением планирования и анализа в непрерывные процессы. Непрерывность позволяет в ходе анализа тоньше реагировать на особенности временной динамики. Непрерывность информации также нужна как условие более надежного ее пролонгирования на предстоящий период или прогнозирование.

Качественным признаком  информации также является ее перспективность, означающая, что для анализа нужна не только ретроспективная, но и прогнозная информация.

Вышеприведенные требования вытекают из специфики  экономического анализа и распространяются на все виды информации, независимо от того, каким видом учета или расчета обеспечиваются те или данные.

Эффективное управление производством  является одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия в условиях рыночной экономики и оно, прежде всего, зависит от уровня информационного обеспечения управления.

В настоящее время отсутствие внутрипроизводственной информации, включающей в себя оценку работы и имеющиеся резервы (неиспользованные возможности), является серьезным препятствием для повышения организационного и технического уровня производства, а также конкурентоспособности предприятия. Успешное управление производственным процессом может быть осуществлено при условии получения качественной информации, необходимой для анализа конкретной ситуации, принятия и контроля за выполнением хозяйственных решений. Отсутствие необходимой информации заставляет руководителей предприятий при разработке решений опираться на интуицию, повышать риск принятия неправильного решения. Поэтому наличие комплексной информации, имеющей оперативно-производственную и финансово-аналитическую значимость, необходимо для управления предприятием.

Система информационного  обеспечения операционного анализа  должна включать следующие основные виды информации:

- учетные источники информации: данные бухгалтерского учета  и отчетности, управленческого учета и внутренней отчетности, статистического учета и отчетности, выборочные учетные данные;

- внеучетные источники  информации: материалы постоянно  действующих производственных совещаний; собраний трудовых коллективов и акционеров; информация статистических органов, публикуемая в статистических органах и журналах; а также дополнительная, представляемая по запросам пользователя на коммерческих условиях; научно-техническая информация о современных мировых и отечественных достижениях в той или иной области; технико-технологических возможностях производителей и конкурентов; ценах на продукцию и сырье для нее; сырьевом рынке; возможных рынках сбыта и их емкости; возможностях внутреннего и внешнего финансирования, платежеспособности потребителя и пр.

Основой информационного  обеспечения экономического анализа  должна явиться нормативная информация по основным показателям деятельности предприятия и его структурным подразделениям. Нормативная информация формируется непосредственно на предприятии в соответствии с действующими методиками и инструкциями. Нормативная информация улучшается за счет расширения круга нормативных показателей и повышения качества норм и нормативов.

В условиях рыночной экономики  управленческая информация должна базироваться на потребностях непосредственных потребителей информации, она должна содержать не только голые цифры, но и аналитические данные и пояснения к ним, учитывать организационные, технические и социальные стороны дела. Информация должна быть гибкой, так чтобы можно было использовать ее и с учетом изменения факторов.

2. Анализ показателей внутренней отчетности, сформированный на базе разграничения затрат на постоянные и переменные (центр затрат; центр прибыли)

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с Планом счетов управленческого учета системообразующим  элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. Внутренняя отчетность – это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет остается формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого  учета. Причем имеют значение как  формальные, так и существенные требования.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

• целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
• объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
• оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
• краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
• сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
• адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
• эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.