Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Сентября 2012 в 01:24, доклад
Служби закупівель в компанії можуть бути побудований централізований і децентралізований. Якщо компанія підходить до процесу з позиції децентралізація, що служить відділів самостійно здійснюватимуть закупівлі, кожний для свого відділу. Перевагою такого підходу є той факт, що користувач краще знає потреби відділу, ніж хто-небудь інший.
1. Принципи організації закупівельної діяльності на підприємстві.
2. Організація процесу закупівель.
На функції відділу закупівель в організаційній структурі компанії роблять вплив такі чинники, як:
• частка витрат на закуповувану сировину і зовнішні послуги у витратах (доходах) компанії;
• єство продукції, що придбавалася, або послуг;
• ситуація на ринку продукції і послуг, життєво необхідних для компанії;
• наявність можливостей для виконання даної функції;
• задачі в області постачання, сприяючі досягненню організаційних цілей.
Служби закупівель в компанії можуть бути побудований централізований і децентралізований. Якщо компанія підходить до процесу з позиції децентралізація, що служить відділів самостійно здійснюватимуть закупівлі, кожний для свого відділу. Перевагою такого підходу є той факт, що користувач краще знає потреби відділу, ніж хто-небудь інший.
Процес закупівлі при цьому підході може здійснюватися швидше. Проте в порівнянні з децентралізацією у централізованих закупівель набагато більше переваг, тому майже всі компанії, за винятком найдрібніших, використовують централізований підхід до здійснення закупівель. При здійсненні закупівель централізованим шляхом (рис. 3) призначається конкретна особа або створюється відділ з повноваженнями скоювати закупівлі на користь всіх відділів.
Переваги централізованих закупівель:
• простота стандартизації куплених матеріальних ресурсів або готової продукції;
• відсутність адміністративного дублювання;
• можливість сумісного (декількома відділами компанії) розміщення замовлення у постачальника з метою отримання знижок за великий об'єм замовлення;
• кращий контроль за виконанням зобов'язань по закупівлях;
• розвиток професійних навиків фахівців по закупівлях за рахунок спеціалізації, професійного ухвалення рішень і кращого використовування часу.
Рис. 3. Організаційна структура управління закупівельною логістикою на підприємстві
Варіант структури служби закупівель підприємства, представлений на мал. 3.3, припускає зосередження всіх функцій закупівель підприємства в одних руках, наприклад, в дирекції по матеріально-технічному постачанню. Така структура створює широкі можливості логістичної оптимізації матеріального потоку на стадії закупівель предметів праці.
Фахівці служби закупівель підприємства відповідають за закупівлю продукції відповідно до специфікацій, отриманих від внутрішніх споживачів. Внутрішніми споживачами є інші функціональні підрозділи підприємства, яким потрібна продукція.
Всередині самого відділу закупівель функції часто піддаються подальшій спеціалізації і розвитку професіоналізму як результату спеціалізації. В невеликій компанії, де відділ закупівель представлений однією людиною, ймовірно, ніякого розділення функцій не буде. Але в більш крупній організації, здійснюючої закупівлі, звичайне розділення функцій відбувається по чотирьох спеціальних напрямах, як показано на рис. 4.
Рис. 4. Організаційна структура типового крупного відділу закупівель (варіант)
Організація процесу закупівель має певні етапи:
1. Визначення потреби в матеріальних ресурсах.
2. Визначення потрібних характеристик і кількості товарів і послуг.
3. Аналіз і визначення можливих джерел постачання.
4. Визначення ціни і умов закупівель.
5. Підготовка і розміщення замовлення на закупівлю.
6. Контроль виконання замовлення и/или експедиція.
7. Отримання і перевірка товарів.
8. Обробка рахунку і оплата.
9. Облік надходжень матеріальних ресурсів.
Будь-яка закупівля починається з визначення загальної потреби компанії і індивідуальних потреб кожного її підрозділу. Маючи таку інформацію, можна отримати матеріальні ресурси з складу або шляхом переміщення надлишку товарів з іншого підрозділу, або купуючи нові товари.
Крім того, необхідно мати точний опис потреби, артикула товару або послуги, які запрошуються. Для цього у відділі закупівель ведеться список (каталог) постійно закуповуваних предметів, що сприяє веденню правильного бухгалтерського обліку і процедурі зберігання їх на складі.
Вибір постачальника складає важливу частину функції закупівель і включає пошук джерел постачання і оцінку можливості своєчасної поставки і надання необхідних послуг до і після продажі. Серед основних відомостей, які можуть зберігатися як в електронному вигляді, так і в книгах обліку, у відділі закупівель повинна бути інформація про діючі контракти з постачальниками, відповідно до яких розміщуються замовлення, товарна класифікація закуплених виробів, реєстр постачальників.
Аналіз і вибір постачальника, є питаннями суб'єктивної оцінки, ведуть до розміщення замовлення. Більшість компаній застосовують просту форму оцінки пропозицій при їх аналізі, але універсальної практики в цьому не існує. Замовлення багато кого розміщуються в результаті тендеру, наприклад, після ознайомлення з прайс-листом або в ході переговорів.
Розміщення замовлення на закупівлю включає заповнення форми замовлення, якщо як альтернатива не використовується угода з постачальником на продаж товару або поставка товару на підставі загального замовлення. Важливою вимогою будь-якої форми замовлення на закупівлю повинна бути наявність серійного номера, дати заповнення, назви і адрес постачальників, кількості і опису замовлених товарів, дати, що вимагається, доставки, вказівок по відвантаженню, умов оплати і умов замовлення.
Після того, як замовлення на закупівлю відправлено постачальнику, покупець може контролювати хід його виконання и/или прискорювати виконання замовлення. Ці функції покладені на відділ контролю і експедиції. Функція контролю виконання замовлення — стандартна функція, контролююча здатність постачальника виконувати свої зобов'язання по термінах доставки. Експедиція замовлення — це свого роду тиск на постачальника з тим, щоб він виконував свої зобов'язання по доставці товару, доставляв його з випередженням графіка або прискорив доставку у разі відставання від графіка. Як стимул може застосовуватися загроза ануляції замовлення або припинення ділових відносин в майбутньому, якщо постачальник не може виконати умови угоди.
Важливий етап — оприбутковування (отримання) матеріальних ресурсів і готової продукції. Основними цілями функції отримання і контролю матеріальних ресурсів є: гарантія отримання замовлення; перевірка якості; підтвердження отримання замовленої кількості матеріальних ресурсів; відправка їх далі до місця призначення (на склад, ОТК і т. д.); реєстрація необхідної документації на отримання матеріальних ресурсів.
Рахунок на оплату накладає зобов'язання на покупця, звичайно виписується в двох екземплярах і включає номер замовлення, вартість виробу, загальну суму до оплати по кожному вигляду.
Після отримання замовлення необхідно ввести нові відомості в облік відділу закупівель. Ця операція включає ведення файлів документів, які відносяться до замовлення і необхідні відділу закупівель:
1. Журнал замовлень на закупівлю, в якому ведеться облік всіх замовлень по номерах і відображається статус кожного замовлення — выполнен/не є виконаний.
2. Реєстр замовлень на закупівлю, що містить копії всіх замовлень на закупівлю.
3. Товарний реєстр, що показує всі закупівлі кожного основного виду товару або виробу (дату, постачальника, кількість, ціну, номер замовлення на закупівлю).
4. Реєстр з історією постачальника, що відображає всі закупівлі. Основним документом, регулюючим взаємостосунки по закупівлях і поставках матеріальних ресурсів, є договір поставки. Він є угодою, по якій постачальник (виготівник, посередник) зобов'язав сформувати і направити відповідний матеріальний потік (передати у власність споживачу продукцію обумовленого асортименту і якості у встановлені терміни і в кількості, що вимагається), а споживач — прийняти і сплатити цю продукцію.
Розміщення замовлень, задовольняюче потреби логістичної системи, безпосередньо впливає на ефективність всього процесу логістики, оскільки замовлення визначає потужність матеріальних потоків і особливості їх формування, можливі методи і шляхи просування по логістичних ланцюгах.
1.Напрями та критерії оцінки в дослідженні ринку закупівель.
2. Характеристика основних напрямів дослідження ринку закупівель.
3. Сутність процесу планування закупівель.
4. Основні системи планування споживи в матеріальних ресурсах.
Дослідження в області закупівель мають на увазі систематичний збір, класифікацію і аналіз інформації як основа для ухвалення найефективніших рішень про закупівлі. Дослідження ринку закупівель включає наступні основні напрями:
1. Закуплені сировина, продукція або послуги.
2. Сировина і товари.
3. Постачальники.
4. Система закупівель.
При дослідженнях ринку закупівель користуються наступними критеріями оцінки:
• цінність продукції або послуги з погляду отримання прибутку (існуючій або планованій);
• рентабельність продукції;
• характеристика ціни/вартості (частота зміни ціни, наявність сезонних коливань цін, неконкурентоздатна вартість кінцевої продукції, перевищення вартості сировини ціни продукції);
• доступність (обмежене число постачальників, нових постачальників, на додаток до тих, що є, можливі міжнародні джерела поставок, можливість виробництва на підприємстві або наявності зовнішніх джерел поставок);
• якість матеріальних ресурсів (чи були проблеми з якістю);
• якість інформації (точність інформації, наявність запізнювань інформації, невиправдано висока вартість інформації).
Дослідження закупленої сировини, продукції або послуги. Торкаються в основному закуповуваної специфічної продукції (унікальна або дорога продукція) і є побудований на аналізі цінності, який був вперше розроблений Лоуренсом Майлсом — співробітником компанії General Electric. Аналіз цінності порівнює функцію, яку виконують закуплені товари, з витратами в спробі знайти варіант зменшення витрат.
Областями аналізу є:
1. Аналіз методів утилізації відходів (включаючи переробку).
2. Оцінка варіантів доцільності виробництва, аренди або покупки матеріальних ресурсів.
3. Дослідження процесів упаковки матеріальних ресурсів для зниження витрат.
4. Аналіз існуючих специфікацій матеріальних ресурсів, щоб виключити закупівлі непотрібних товарів.
5. Аналіз сфер застосування конкретного товару і розгляд можливості комплексного використовування однієї номенклатурної позиції для задоволення ряду виробничих потреб.
6. Аналіз технічних і економічних можливостей заміни номенклатурної позиції, закуповуваної в даний час.
Дослідження сировини і товарів. Є направлений на складання короткострокових або довгострокових прогнозів відносно основного закуповуваного товару або виробу. Як правило, у фокусі такого аналізу знаходяться сировина і товари, на покупку яких доводиться основна частка оборотних коштів.
Загальне вивчення сировини включає аналіз наступних основних областей:
1. Поточний або майбутній статус компанії як покупець (опис товару, його використовування в даний час і прогноз майбутніх потреб, постачальники, ціна, умови, щорічне споживання, вид перевезення і поточні контракти).
2. Альтернативи виробничого процесу (технологія виготовлення товару, використана сировина, забезпеченість трудовими ресурсами, витрати, чинник часу і ін.).
3. Використовування товарів (потреба, наявність можливих товарів-замінників і вартість заміни).
4. Задоволення потреби (об'єм запасу і джерела потреби, передбачувана зміна).
5. Постачання (можливості, канали розподілу, сильні і слабі сторони постачальників, прогнози технологічних змін, політичні і екологічні тенденції).
6. Ціни (чинники, визначальні ціну, витрати на виробництво і доставку, положення про тарифи і імпорт, ціни постачальників і споживачів промислової продукції).
7. Стратегії по скороченню витрат и/или забезпеченню постачання (прогноз постачання, плани по зниженню витрат, питання імпорту, хеджування, аналіз цінності, контрактна діяльність).
Дослідження постачальника. В цій області основний акцент робиться на джерелі закупівель. Виділяють наступні напрями досліджень:
1. Аналіз фінансового положення постачальника. Вивчення фінансового стану існуючих або потенційних постачальників для оцінки фінансових ризиків і їх дії на компанію-покупця. Такий аналіз звичайно проводиться у фінансовому відділі компанії, але в деяких випадках його проведення покладається на відділ закупівель.
2. Аналіз виробничих можливостей. Уточнюються його можливості і обмеження виробничої діяльності.
Информация о работе Организация и управление закупочной деятельностью