Организация и управление закупочной деятельностью

3.  Пошук нових джерел постачання.

4. Аналіз витрат, пов'язаних з дистрибуцією. Досліджується виконання етапів процесу доставки товарів від місця виробництва до пункту, в якому компанія придбаває на них право власності, розраховуються витрати для оцінки ефективності каналів розподілу.

5. Аналіз виробничих витрат. Досліджуються витрати постачальника при виробництві товару (прямі витрати на сировині, витрати праці, витрати на розробку, устаткування, виробничі витрати, невигідні витрати, загальні і адміністративні витрати і прибуток).

6.  Дослідження дисципліни і  якості.  Систематичне дослідження того, як реально постачальники відносяться до компанії-покупцю і як вони дотримують умови договору.

7. Оцінка діяльності постачальника. Збір і аналіз інформації про те, наскільки добре виконується робота даним постачальником, з тим щоб більш осмислено ухвалювати рішення про джерела повторних закупівель і дати рекомендації про зміни.

8.  Оцінка стратегії продажів постачальника. Вивчення цілей постачальника і засобів, якими він користується для досягнення цих цілей, з тим щоб передбачати його дії і розробити стратегію закупівель для забезпечення тривалого постачання необхідними товарами за якнайменшою ціною.

Дослідження системи закупівель.

Аналіз системи закупівель можна визначити як вивчення систем і процедур з особливим акцентом на управління сировиною.

Таке дослідження, як правило, включає наступні області:

1.  Загальні замовлення.  Дослідження сфери  застосування  узагальнених контрактів для забезпечення більшої ефективності закупівель і зниження адміністративних витрат.

2. Формування індексу ціни. Розраховується для сировини, комплектуючих і товарів для здійснення ремонту і змісту устаткування.

3.  Цінові знижки. Визначається економічна доцільність використовування знижок, що є, в оплаті.

4.  Котирування.  Моделюються котирування по одному товару різних постачальників і визначаються поєднання поставок, ведучі до максимальної економії.

5.  Собівартість. Виявляються витрати, пов'язані з придбанням товару, адміністративні витрати і витрати, пов'язані із зберіганням товару.

6.  Процедура оплати.  Дослідження і поліпшення системи оплати рахунків постачальника.

7.  Системи контролю постачальника. Установка комп'ютерної системи, яка регулярно запрошує і збирає інформацію від постачальників про статус виконання поточного замовлення. Така інформація приводить до контролю виконання замовлення, розміщеного у постачальника.

8.  Метод оцінки діяльності покупця і відділу закупівель. Вироблення системи, за допомогою якої реальний результат загальних зусиль по закупівлі можна порівняти з наперед певним критерієм.

9.  Метод оцінки діяльності постачальника. Розробка системи рейтингу, наскільки добре постачальники виконують свої обов'язки. Отримані відомості важливі для ухвалення рішення про перекупку товару і як основа для забезпечення зворотного зв'язку з постачальником з тих питань, де необхідне удосконалення.

Дослідження ринку закупівель вносить істотний внесок в дану діяльність, оскільки регулює здатність компанії успішно вирішувати майбутню невизначеність з сировиною і матеріалами і підвищувати ефективність закупівель.

3.Сутність процесу планування закупівель.

Для ефективного функціонування закупівельної логістики підприємству необхідно мати інформацію про те, які саме матеріальні ресурси необхідні для виробництва продукції. Така інформацію міститься в плані закупівель, головною ціллю якого є забезпечення узгодженості дій всіх внутрішньофірмових підрозділів і посадовців підприємства за рішенням таких задач постачання, як визначення потреби і розрахунок кількості матеріальних ресурсів, що замовляються; визначення методу закупівель і висновок договорів на поставку матеріальних ресурсів; організація контролю за кількістю, якістю, термінами поставок і організація розміщення матеріальних ресурсів на складі і т.п.

Процесу планування закупівель передує дослідження ринку закупівель (сировини і матеріалів).

Реальний процес планування починається з інформації, отриманої з щорічного плану продажів, плану виробництва і загального економічного плану. Планування продажів визначає потреби в сировині, продукції і послугах, які будуть придбані відділом закупівель компанії; виробниче планування надасть інформацію про джерело, де отримуватимуться сировина, продукція і послуги; економічне планування забезпечить інформацію, корисну при оцінці загальних тенденцій ціни, заробітної платні і інших витрат.

В більшості компаній діє закон Парето, який відомий також, як аналіз ABC: при закупівлі менше 20 % товару витрачається більше 80 % засобів.

Розрахунок витрати сировини проводиться щомісячний і поквартально. Витрата перевіряється відповідно до контрольних даних про запас матеріальних ресурсів. Ці розрахунки співвідносяться з тенденцією ціни і прогнозами наявності сировини, яка планується закупити, після чого розробляється план покупки. Якщо за прогнозами передбачається велика поставка сировини і можливе зменшення цін, то, швидше за все, політика в області закупівель полягатиме в зниженні запасу до найнижчого рівня. З другого боку, якщо за прогнозами планується невеликий об'єм поставок і є тенденція до зростання ціни, політика в області здійснення закупівель забезпечуватиме адекватний об'єм запасу, що є, відповідно до контракту.

4.Основні системи планування споживи в матеріальних ресурсах.

Останніми роками розроблені нові логістичні системи, орієнтовані на планування потреб ресурсів, з яких можна виділити наступні: JIT, KANBAN, MRP-l/MRP-2, SDP, LP, LRP, DDT і ін.

Система «JIT» (поставки «точно в строк») основної ціллю ставить максимальну інтеграцію всіх логістичних функцій підприємства для мінімізації рівня запасів матеріальних ресурсів в інтегрованій логістичній системі, забезпечення високої надійності і рівня якості продукції і сервісу для максимального задоволення запитів споживачів. Доставка вантажів «точно в строк» дозволяє в двічі скоротити час виконання замовлення споживача, на 50 % понизити рівень запасів і на 50—70 % зменшити тривалість виконання замовлення на підприємстві, що виготовляє продукцію.

Система KANBAN передбачає, що на все виробничі ділянки строго по графіку поставляється саме та кількість матеріальних ресурсів, яке дійсно необхідне для випуску тільки запланованої кількості продукції. Аналіз діяльності більше 80 фірм Німеччини показав, що при застосуванні логістичної системи KANBAN виробничі запаси знижуються на 50 %, готової продукції — на 80, продуктивність праці підвищується на 20—50 %.

Система MRP-1 — одна з найпопулярніших в світі, заснована на логістичній концепції «планування потреб/ресурсів. Дана система оперує матеріалами, компонентами, напівфабрикатами і їх частинами, попит на які залежить від попиту на специфічну готову продукцію. Основні цілі цієї системи — задоволення потреби в матеріальних ресурсах для планування виробництва і доставки споживачам, підтримка низького рівня запасів матеріальних ресурсів, незавершеного виробництва, готової продукції, планування виробничих операцій, графіків доставки, закупівельної операций15.

Система MRP-II — система планування потреб/ресурсів другого покоління,  є інтегрованою мікрологістичною системою, в якій з'єднано фінансове планування і логістичні операції. Дана система є ефективним інструментом планування для реалізації   стратегічних   цілей   підприємства   в   логістиці, маркетингу, виробництві, фінансах, плануванні і управлінні організаційними ресурсами підприємства з метою досягнення мінімального рівня запасів в процесі контролю над всіма   стадіями   виробничого   процесу.   Перевага систем MRP-2 перед системами MRP-1: більш повне задоволення споживацького попиту, що досягається шляхом скорочення тривалості виробничих циклів, зменшення запасів, кращої організації поставок, швидкої реакції на зміни попиту, більшої гнучкості планування, що сприяє зменшенню логістичних витрат по управлінню запасами.

Дослідження, проведені в США, показали, що використовування логістичної системи MRP-II дозволяє скоротити товарно-матеріальні запаси в середньому на 17 %, підвищити рентабельність виробництва на 10, зменшити закупівлі сировини і устаткування на 7 %. При цьому на 16 % зростає об'єм споживачам послуг, що надаються.

Система SDP — це вдосконалена система «точно в строк» — представляє систему планування потреб в матеріалах для впорядкування організації матеріалів і прогнозування їх кількості.

Система LP («плоского/стрункого виробництва») по суті також є розвитком концепції «точно в строк» і включає елементи KANBAN і «планування потреб/ресурсів. Єство даної системи: вона вимагає набагато менше ресурсів, ніж масове виробництво (менше запасів, часу на виробництво одиниці продукції), викликає менші втрати від браку і т.д. Основні її цілі — високі стандарти якості продукції, низькі виробничі витрати, швидке реагування на споживацький попит, малий час переналагодження устаткування.

Система DDT (реагування на попит) — модифікація концепції планування потреб/ресурсів. Найбільш відомо чотири варіанти концепції: «точка замовлення (перезаказа)», «швидкого реагування», «безперервного поповнення запасів» і «автоматичного поповнення запасів».