Отчет по практике в Управлении (Инспекции) ФНС России

 

Основными функциями отдела являются [6]:

1. Обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции, в том числе телетайпных сообщений, телефонограмм, факсограмм, систематизация входящей корреспонденции в разрезе самостоятельных структурных подразделений инспекции и своевременная передача исполнителям.
2.   Учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, включая проверку правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов.
3.   Обработка и распределение поступающих документов, в том числе обращений, жалоб и заявлений граждан, предназначенных для рассмотрения начальника инспекции и его заместителями, подготовка проектов резолюций в соответствии с установленным распределением обязанностей, учет данных поручений и направление их исполнителям.
4. Обеспечение регистрации приказов, распоряжений инспекции.
5.   Автоматизированный учет и контроль над выполнением в установленные сроки поручений начальника инспекции и его заместителей; выполнение приказов, распоряжений, решений Коллегий и других нормативных актов министерства и управления; своевременным исполнением документов, поставленных на контроль руководством управления и инспекции.
6.   Систематический анализ исполнения документов и поручений в инспекции, подготовка информационно-аналитических и статистических материалов руководству инспекции, разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины и совершенствованию контрольной работы.
7.   Обеспечение систематического контроля над исполнением поручений по обращениям, жалобам и заявлениям граждан, подготовка информационно-аналитических и статистических справок о состоянии работы с гражданами руководству инспекции.
8.   Обеспечение работы приемной инспекции и организация личного приема граждан начальником инспекции и его заместителями.
9.   Обеспечение приема, регистрации и отправки корреспонденции по электронной почте, включая рассылку документов с применением средств криптографической защиты документов с пометкой «для служебного пользования».
10. Ведение и систематическая корректировка телефонного справочника инспекции.
11. Организация работы архива инспекции в соответствии с законодательством и методическими рекомендациями учреждений федеральной архивной службы России.
12. Разработка номенклатуры дел инспекции, обеспечение хранения дел и оперативного использования служебной информации.
13. Обеспечение контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями инспекции дел, подлежащих сдаче в архив, проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.
14. Участие в проведении проверок деятельности структурных подразделений инспекции по вопросам организации документационного обеспечения инспекции.
15. Организация подготовки совещаний, проводимых начальником инспекции и его заместителями, обеспечение своевременности и полноты представления необходимых материалов, обеспечение явки приглашенных.
16. Методическая помощь структурным подразделениям инспекции по вопросам документационного обеспечения инспекции.
17. Размещение в соответствии с требованиями действующего законодательства заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.
18. Подготовка проектов хозяйственных договоров инспекции на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг.
19. Организация обеспечения инспекции всеми видами транспортных услуг, как своими силами, так и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций.
20. Обеспечение надлежащего технического состояния и эксплуатации здания, сооружений, социально-бытовых и иных объектов инспекции, как своими силами, так и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций.
21. Обеспечение оснащения инспекции оргтехникой, техническое обслуживание и ремонт офисной техники собственными силами совместно с отделом информационных технологий и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций.
22. Рассмотрение писем, жалоб и заявлений по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
23. Ведение в установленном порядке делопроизводства, хранение и сдачу в архив документов отдела.
24. Осуществление контроля за своевременным и качественным рассмотрением документов, исполнением поручений руководства инспекции по служебной корреспонденции.
25. Обеспечение эксплуатации и обслуживания в целях поддержания в надлежащем состоянии здания инспекции, соблюдение техники безопасности, противопожарной безопасности и санитарных норм.
26. Контроль исправности освещения, систем отопления, вентиляции, канализации и слаботочных систем для создания условий для эффективной работы сотрудников инспекции.
27. Обеспечение своевременной уборки всех помещений инспекции.

 

 

3.2. Описание рабочих  процессов деятельности отдела, обеспечивающих исполнение его  функций, и информационных ресурсов, используемых работниками отдела.

 

В отделе общего и хозяйственного обеспечения вся деятельность направленна на получение систематически воспроизводимого результата работы сотрудников данного отдела. Положительный результат отдела в совокупности складывается из взаимосвязанного рабочего процесса, где все структурные подразделения и каждое должностное лицо выполняет порученную ему работу, определенную в соответствии с инструкцией на его рабочее место.  Рабочий процесс всего отдела, можно охарактеризовать как общее, а работу каждого должностного лица как частное. И только совокупная деятельность приводит  к стабильной работе, а так же влияет на репутацию отдела внутри инспекции.

Ежедневно сотрудники отдела принимают, учитывают и регистрируют большое количество входящей корреспонденции. Учет и регистрация происходит преимущественно вручную. Так же как и прием документов, на плечи отдела ложится и их отправка, предварительно проверив правильность всех необходимых реквизитов. Объемы поступающей документации велики, а сам процесс их обработки и распределения зависит в большей части от человеческих ресурсов, следовательно, взаимодействие и понимание между коллективом является важным фактором. Так же в обязанности отдела входит прием и регистрация информации для служебного пользования, и систематическая корректировка телефонного справочника инспекции [6].

В отношении поручений начальника инспекции и его заместителей, работники отдела должны вести автоматизированный учет и контроль над их исполнением в установленные сроки.

Систематический анализ исполнения документов и поручений в инспекции, разработка и планирование улучшения рабочего процесса, увеличение его эффективности и продуктивности ложится на определенных должностных лиц, в компетенции которых находится данные вопросы. Так же выполнение систематического контроля над исполнением документов и поручений, помогает составлению информационно – аналитических и статистических справок о состоянии работы с гражданами руководству инспекции.

Так же за эффективное исполнение функций отдела, отвечает обеспечение работы приемной инспекции и организация личного приема граждан начальником инспекции и его заместителями. 

Организация работы архива инспекции в соответствии с законодательством и методическими рекомендациями учреждений федеральной архивной службы России, является важным пунктом. Все документы, поступающие в архив инспекции, являются востребованными и работники инспекции, в том числе других отделов, могут запрашивать и анализировать эти документы, в целях для них значимых. Поэтому все поступающие документы регистрируются и подлежат распределению по делам, в соответствии с их спецификой. Разработка номенклатуры дел инспекции, обеспечение хранения дел и оперативного использования служебной информации, а так же обеспечение контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями инспекции дел так же осуществляется данным отделом.

В случаях проведения проверок деятельности структурных подразделений инспекции, по вопросам документационного обеспечения, отдел может учувствовать в такой проверке. Подготавливает совещания, проводимые начальника инспекции, а так же обеспечивает полноту документов и нужных материалов.

Отдел общего обеспечения должен оказывать методическую помощь структурным подразделениям инспекции в вопросах документационного обеспечения.

Помимо этого, отдел занимается:

• Подготовка проектов хозяйственных договоров инспекции на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг;
•   Организация обеспечения инспекции всеми видами транспортных услуг, как своими силами, так и с привлечением в установленном порядке сторонних   организаций;
• Обеспечение надлежащего технического состояния и эксплуатации здания, сооружений, социально-бытовых и иных объектов инспекции, как своими силами, так и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций;
•      Обеспечение оснащения инспекции оргтехникой, техническое обслуживание и ремонт офисной техники собственными силами совместно с отделом информационных технологий и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций.
• Обеспечение эксплуатации и обслуживания в целях поддержания в надлежащем состоянии здания инспекции, соблюдение техники безопасности, противопожарной безопасности и санитарных норм;
•      Контроль исправности освещения, систем отопления, вентиляции, канализации и слаботочных систем для создания условий для эффективной работы сотрудников инспекции.
•      Обеспечение своевременной уборки всех помещений инспекции.

 

 

 

3.3. Описание исполнения  функций конкретного должностного  лица налогового органа, в соответствии  с инструкцией на его рабочее  место.

 

Данное описание я буду составлять на примере ведущего    специалиста-эксперта отдела общего обеспечения.

Должность специалист-эксперт отдела общего обеспечения, в соответствии с реестром должностей, является должностью федеральной государственной гражданской службы и относится к старшей группе должностей категории «специалисты».  Назначение на должность и освобождение от должности ведущего  специалиста-эксперта отдела  общего обеспечения осуществляются приказом межрайонной ИФНС России. Ведущий  специалист-эксперт отдела  общего обеспечения непосредственно подчиняется начальнику отдела  общего обеспечения. В своей деятельности  руководствуется  Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, Управления, Положением об Инспекции, иными нормативными правовыми актами, касающимися деятельности гражданского государственного служащего; должностным регламентом;  инструкциями на рабочие места; в случае, если это необходимо, документами, регламентирующими работу со служебной информацией [19].

Основные права и обязанности   ведущего специалиста - эксперта отдела  общего обеспечения, а также запреты и требования, связанные с гражданской службой, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14, 15, 17, 18 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации",  административным регламентом ФНС России [14].

Исходя из задач и функций, ведущий   специалист-эксперт отдела общего обеспечения обязан осуществлять работу по реализации возложенных на отдел задач и функций в соответствии с инструкциями на рабочие места, а именно ведущий специалист – эксперт отдела общего обеспечения [19]:

• Осуществляет организацию коммунально-эксплуатационного, технического, транспортного, социально-бытового обслуживания, материально-технического обеспечения;
• Осуществляет организацию планирования и рационального расходования средств, выделенных на содержание инспекции;
• Обеспечивает деятельность единой комиссии по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг, для нужд инспекции, путем организации и проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений;
• Осуществляет организацию закупок путем проведения конкурсов, аукционов и запросов котировок для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в целях заключения с ними контрактов на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг) для нужд инспекции;
• Осуществляет организацию заключения договоров (контрактов) на поставку товаров, работ, услуг для нужд инспекции, контроль над ходом их исполнения, своевременного получения счетов (счетов-фактур);
• Проводит изучение, анализ и обобщение потребностей инспекции в материально-технических ресурсах, формирование на их основе прогноза  закупок товаров, работ и услуг на очередной год;
• Осуществляет сбор, обобщение и анализ потребностей в размещении заказов, формирование на их основе плана размещения заказов для нужд инспекции, как на конкурсной основе, так и внеконкурсными способами закупок на текущий финансовый год;
• Организовывает подготовку размещения заказов на поставку товаров, работ и услуг для нужд инспекции, в том числе: размещение объявлений в средствах массовой информации, разработка конкурсной документации, в части функций возложенных на отдел;
• Проводит анализ в части организационных вопросов подготовки  конкурсов или иных способов размещения заказа;
• Осуществляет обмен документами, уведомлениями, решениями и другими предусмотренными законодательством материалами между инспекцией и поставщиками (конкурсантами) с ведением соответствующей регистрации документооборота;
• Проводит согласование формы размещения заказа с Минэкономразвития России через Федеральную налоговую службу, в предусмотренных законодательством случаях;
• Обеспечивает опубликования информации о победителях конкурсов;
• Осуществляет формирование пакета документов налогоплательщика для направления в налоговый орган по новому месту нахождения;
• Осуществляет контроль над обеспечением условий охраны труда;
• Осуществляет планирование работы закрепленного участка;
• Осуществляет обеспечение обслуживания, текущего и капитального ремонта зданий и объектов инспекции самостоятельно или с привлечением сторонних организаций;
• Осуществляет обеспечение своевременного заключения договоров на поставку электроэнергии, тепловой энергии, питьевой воды;
• Осуществляет организацию обслуживания служебных помещений;
• Занимается обеспечением в установленном порядке сотрудников инспекции оргтехникой, копировально-множительной техникой, компьютерной техникой и мебелью;
• Проводит техническое обслуживание вышеуказанной техники, в том числе с привлечением сторонних организаций;
• Осуществляет обеспечение снабжения инспекции, канцелярскими товарами, бумагой, расходными материалами к оргтехнике, копировально-множительной и компьютерной технике, хозяйственными товарами, санитарно-гигиеническими и моющими средствами, средствами пожаротушения, инженерно-техническим, санитарно-техническим и электрооборудованием, необходимыми для бесперебойной работы инспекции;
• Осуществляет обеспечение инспекции полиграфической продукцией, печатями, штампами и т.п.;
• Осуществляет обеспечение инспекции вещевым имуществом, в том числе форменной одеждой;
• Осуществляет приемку материальных ценностей и технических средств поставляемых централизованно;
• Ведёт учет поступления и движения товарно-материальных ценностей, осуществление оперативного контроля над использованием имущества закрепленного за инспекцией;
• Осуществляет организацию и ведение складского хозяйства;
• Учувствует в проведении инвентаризаций основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• Проводит изучение, анализ и обобщение потребностей инспекции в материально-технических ресурсах, формирование на их основе прогноза  закупок товаров, работ и услуг на очередной год;
• Осуществляет сбор, обобщение и анализ потребностей в размещении заказов, формирование на их основе плана размещения заказов для нужд инспекции, как на конкурсной основе, так и внеконкурсными способами закупок на текущий финансовый год;
• Выполняет планы работы отдела;
• Кроме того, ведущий специалист-эксперт отдела общего обеспечения обязан:

1. Строго выполнять основные обязанности государственного служащего, определенные статьей 15 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской  службе Российской Федерации";

2. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в порядке, установленном Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции";
3. Выполнять  другую работу по поручению начальника (заместителя начальника) отдела, начальника (заместителя начальника) инспекции, связанную с задачами инспекции и отдела, даже если эти задания не предусмотрены должностным регламентом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы и источников

 

1. Должностной регламент ведущего специалиста-эксперта отдела общего обеспечения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по ЗАТО Северск.

2. Налоговый кодекс РФ.

3. Письмо Минфина РФ от 06.02.2001 г. № 03-07-28/25 «О порядке и сроках уплаты налогов и сборов и их распределении в бюджеты разного уровня».

4. Письмо ФНС России от 14.01.2005 г. № ШС-6-01/58@ «О полномочиях налоговых и финансовых органов».

5. Письмо ФНС России от 17.07.2013 г. № АС-4-2/12837@ «О рекомендациях по проведению мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками».

6. Положение об отделе общего обеспечения ИФНС по ЗАТО Северск.

7. Положение об Управлении Федеральной налоговой службы по Томской области от 28.05.2012 г.

8. Постановление Правительства от 19.06.2002 г. № 438 «О едином государственном реестре юридических лиц».

9. Постановление Правительства РФ от 26.02.2004 г. № N 110 «О совершенствовании процедур государственной регистрации и постановки на учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

10. Постановление Правительства РФ от 30.09.2004 г. № 506 «Об утверждении положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы».

11. Приказ ФНС РФ от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@ «Об утверждении Регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами».

12. Регламент Федеральной налоговой службы от 30.12.2009 г.

13. Следующий документ это указ Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре Федеральных органов исполнительной власти».