Проектирование задачи учёта выдачи денежных средств из кассы организации за период

Санкт-Петербургский Государственный  Политехнический Университет

Факультет Экономики и Менеджмента

Кафедра Информационных Систем в Экономике  и Менеджменте

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

По дисциплине «Проектирование  информационных систем в экономике»

на тему:

«Проектирование задачи учёта выдачи денежных средств из кассы организации  за период»

 

Выполнила:

 студентка группы 4074-1

Сапак Мария

 

Проверила:

К.т.н., профессор

 Барабанова И.М.

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

Table of Contents

1. Описание организационно-экономической сущности задачи 4

2. Методика решения задачи 6

3. Разработка информационного обеспечения задачи 7

3.1. Описание системы классификации и кодирования информации 7

3.2. Входные информационные массивы 7

3.2.1. Массивы нормативно-справочной информации 7

3.2.2. Массив оперативных данных 8

3.3. Разработка выходного массива информации и проектирование выходной машинограммы 10

4. Алгоритм решения задачи 12

5. Описание комплекса технических средствсп 13

6. Разработка контрольного примера 14

7. Разработка технологического процесса обработки данных 17

7.1. Схема технологического процесса при машинной обработке данных 19

8. Технико-экономическое обоснование 20

1. Описание  организационно-экономической сущности задачи

Целью данного курсового проекта является проектирование задачи учета выдачи денежных средств из кассы предприятия  за определенный период.

Конечным  результатом решения поставленной задачи является получение ведомости  учета выдачи денежных средств из кассы предприятия.

Выдача  денег из кассы предприятия осуществляется по расходному кассовому ордеру (унифицированная  форма № КО-2). В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие  обязательные реквизиты:

- наименование предприятия и структурного  подразделения, а также коды  предприятия по ОКПО и структурного  подразделения;

- регистрационный номер и дата  выписки расходного ордера;

- номер корреспондирующего счета,  субсчета.

Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным (старшим) бухгалтером, а также должен иметь распорядительную подпись руководителя организации (или лица, уполномоченного на то письменным распоряжением руководителя).

При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир должен потребовать  предъявления документа, удостоверяющего  личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда  документ был выдан, и получить расписку получателя.

Все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный  номер, т.е. все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Учет  ведется на основе фактически выданных различным получателям из кассы  предприятия денежных средств.

Составляется  расходный кассовый ордер каждый раз, когда есть необходимость выдачи наличных денег из кассы для каких-либо целей. Однако ведомость учета денежных средств, выданных кассой организации, необходимо получать ежемесячно.

Решение данной задачи, т.е. учет задачи выдачи денежных средств, целесообразно осуществлять не в разрезе получателей, а в  разрезе оснований для выдачи средств из кассы, фиксируя эти данные для каждого конкретного структурного подразделения.

Данная  задача по входу с другими не связана. А по выходу она связана с задачей  оперативного контроля бухгалтерской  отчетности. Результаты решения данной задачи предназначены, в первую очередь, для работников бухгалтерии с  целью ведения учета денежных средств и отслеживания расходов организации, а также для составления  бухгалтерской отчетности.

2. Методика  решения задачи

При проектировании структуры записи информации на машинном носителе нами были разработаны следующие  индексы для обозначения в  алгоритме необходимой нам закодированной экономической информации:

• t – структурное подразделение, которому выданы;
• o – основание для выдачи средств из кассы;
• f – ФИО получателя денежных средств из кассы;
• d – дата получения средств из кассы предприятия;
• S_tofd – сумма выданных денежных средств;

• сумма денежных средств, выданная в  t-ом подразделении, по о-му основанию f-му получателю за период d.

сумма денежных средств, выданная по подразделению  t на основании o всем получателям f.

 

сумма денежных средств, выданная по подразделению  t по всем o основаниям.

 

сумма денежных средств, выданных организацией за весь период d, по всем основаниям o в t подразделениях получателям f.

3. Разработка  информационного обеспечения задачи

1. Описание  системы классификации и кодирования  информации

 

№ п/п	Наименование реквизита-признака	Система классификации	Система кодирования	Вид кода
1	Название предприятия	Фасетная	Параллельная	поразрядный
2	Дата составления	-	-	Код повторения
3	ФИО получателя	Фасетная	Параллельная	поразрядный
4	Основание	-	Регистрационная	порядковый
5	Целевое назначение	-	регистрационная	порядковый
6	Структурное подразделение	-	Регистрационная	порядковый

2. Входные информационные массивы

1. Массивы нормативно-справочной информации

Для решения поставленной задачи можно выделить следующие  массивы нормативно-справочной информации:

1. Массив-справочник структурных подразделений (МССП):

№ п/п	Наименование реквизита	Обозначение в алгоритме	Вид и формат (шаблон записи)
1	Код структурного подразделения	t	9(2)
2	Наименование структурного подразделения	-	А(25)

 

2. Массив-справочник оснований для  выдачи средств из кассы (целевых  назначений) (МСОВС):

№ п/п	Наименование реквизита	Обозначение в алгоритме	Вид и формат (шаблон записи)
1	Код основания для выдачи	o	9(1)
2	Наименование основания	-	А(30)

 

3. Массив-справочник получателей денежных средств (МСПД):

№ п/п	Наименование реквизита	Обозначение в алгоритме	Вид и формат (шаблон записи)
1	Код ФИО получателя	f	9(8)
2	ФИО получателя	-	А(35)

2. Массив оперативных  данных

Массив оперативных  данных строится на основе первичного документа «Расходный кассовый ордер».

1. Характеристика  документа

Расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи наличных денег из кассы предприятия.

По способу  получения данный документ является первичным, а с точки зрения источника  формирования его можно классифицировать как внутренний, т.к. он предназначен для обоснования внутренних операций организации.

По назначению документ классифицируется как учетно-отчетный, т.к. он служит для учета выдачи денежных средств.

С точки зрения формы размещения информации, типа документа и количества отражаемых хозяйственных операций, то расходный  кассовый ордер является соответственно односторонним, комбинированным, многострочным документом.

Информация, содержащаяся в документе, определяет, когда, какую  сумму и кому выдается из кассы  организации, а предназначена информация для бухгалтерской отчетности, ведения  учета денежных средств и возможности  отслеживания расходов организации.

При выдаче денег  по расходному кассовому ордеру или  заменяющему его документу отдельному лицу кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и  н номер документа, кем и когда он выдан, а также получить расписку получателя.

На предприятии  выдача денег может производится по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в  получении денег может быть сделана  получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей –прописью, копеек – цифрами.

Выдачу денег  кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах для как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Документ выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации  и главным бухгалтером, регистрируется в журнале приходных и расходных  кассовых документов. Ордер остается в кассе и в дальнейшем используется в бухгалтерской отчетности и  при отслеживании расходов организации. Составляется расходный кассовый ордер  каждый раз, когда есть необходимость  выдачи наличности из кассы для каких-либо целей.

2. Структурный состав информации

Реквизит-основание:

Сумма (руб.)

Реквизиты-признаки:

Название предприятия, Идентификационный код предприятия, Номер документа, Дата составления, Корреспондирующий счет, Код структурного подразделения, Код аналитического учета, код целевого назначения, Выдать, Основание, Приложение, Подписи руководителя и главного бухгалтера, наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, подпись кассира.

Показатель:

Основание: сумма

Признаки: название предприятия, дата составления, выдать, основание (для выдачи).

Количество  информации, содержащейся в сообщении:

250 знаков или  2000 бит.

3. Структура массива  оперативных данных (МОД)

№ п/п	Наименование реквизита	Обозначение в алгоритме	Вид и формат (шаблон записи)
1	Код структурного подразделения	t	9(2)
2	Код даты составления	d	Х(10)
3	Код ФИО получателя	f	9(8)
4	Код основания для выдачи	o	9(1)
5	Сумма	Stofd	9(6), 9(2)

3. Разработка  выходного массива информации и  проектирование выходной машинограммы

В результате решения поставленной задачи на выходе получаем массив, содержащий информацию о выдаче денежных средств из кассы  предприятия. На основе этого массива  составляется выходная машинограмма «Ведомость учёта выдачи наличных средств из кассы организации». В выходном массиве, имеющем аналогичную машинограмме структуру, вместо наименований структурного подразделения, получателей и т.д. используются их коды. 

ВЕДОМОСТЬ

учёта выдачи наличных средств из кассы  организации____________за______________20__г.

№ п/п	Cтруктурное подразделение	Основание для  выдачи	ФИО получателя	Сумма, руб.
	XXX	XXXXXXXXXXXXХХ	XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX	XXXXX,XX (Stof)
	Итого по основанию:			XXXXXXX,XX (Sto)
	XXX	XXXXXXXXXXXXХХ	XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX	XXXXX,XX (Stof)
	Итого по основанию:			XXXXXXX,XX (Sto)
Итого по структурному подразделению:				XXXXXXXX,XX (St)
	XXX	XXXXXXXXXXXXХХ	XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX	XXXXX,XX
	Итого по основанию:			XXXXXXX,XX
	XXX	XXXXXXXXXXXXХХ	XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX	XXXXX,XX
	Итого по основанию:			XXXXXXX,XX
Итого по структурному подразделению:				XXXXXXXX,XX
ВСЕГО:				XXXXXXXXX,XX (S)