Расчеты с подотчетными лицами

Тема: «Расчеты с подотчетными лицами»

Введение 

Каждая компания так или иначе сталкивается с необходимостью выдать денежные средства своим сотрудникам. К примеру, чтобы приобрести канцелярские товары или для поездки в командировку. По ним, в дальнейшем сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию организации авансовый отчет. Авансовый отчет применяется для учета денежных средств , выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, либо командировку. Попытаемся разобраться во всех нюансах.

1.Нормативная база

Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:

-Порядок ведения кассовых операций;

-Гражданский кодекс Российской  Федерации;

-Инструкция по применению Плана  счетов бухгалтерского учета;

-Постановление Госкомстата России  от 01.08.2001 №55 « Об утверждении  унифицированной формы первичной  учетной документации №1-АО-1 «Авансовый  отчет»;

-Указание ЦБ РФ №1843-У;

-Положение об особенностях направления  работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства  РФ от 13.10.2008 №749.

2.Подотчетные лица

Подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства в подотчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.

Выдача денег любому другому  физическому лицу, не состоящему с  работодателем в трудовых или  гражданско-правовых отношениях, не придает  выданной сумме статуса подотчетных  сумм. Эта выплата регулируется гражданским  законодательством, поскольку совершается  не в рамках трудовых отношений.

3.Выдача денег под отчет

3.1.Стандартная процедура.

Денежные средства выдаются под  отчет из кассы организации , при этом сам работодатель решает, какая сумма необходима для выдачи, и снимает её с расчетного счета (п.10 Порядка ведения кассовых операций).

3.2.Выдача денег из кассы путём использования остатка денежных средств от наличной выручки (п.7 Порядка ведения кассовых операций и п.2 Указаний ЦБ РФ №1843-У.

3.3.Выдача денег по «безналу» на карточный счёт или корпоративные карты.

Если организация откроет карточный  счёт для совершения операций с корпоративными картами, то перечисление подотчетных  средств будет происходить с одного счёта организации на другой счёт этой же организации, то есть не происходит смены владельца счета и руководитель организации может контролировать расходование и остаток на счете. Как правило, в организациях устанавливается месячный лимит подотчетным лицам, и после обнуления и предоставления авансового отчета, сумма заново зачисляется на корпоративную карту подотчетнику. Данный способ является хорошей альтернативой наличной выдаче.

4.Что выдается подотчетному лицу

Помимо российских рублей, под отчёт  выдается валюта, талоны на горюче-смазочные  материалы(далее- ГСМ) и дорожные чеки.

Денежные средства в наличной иностранной  валюте работодатель может выдать через  кассу подотчётному лицу , направленному в загранкомандировку (Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 №36-3/1381).

Топливные карты или талоны на ГСМ являются выплатой безналичного аванса топливной компанией.

Дорожные чеки являются альтернативой  наличной выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы.

5.Правила расчётов с подотчётными лицами

Для начала любых операций с подотчётными суммами работодателю следует установить:

• Список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные лицами (закрепить приказом);
• Порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы;
• Список лиц, уполномоченных давать распоряжение бухгалтерии о выдаче подотчётных сумм.

6.Список подотчётных лиц

Лица, которым выдаются подотчётные  суммы на хозяйственные, представительские  или иные текущие нужды организации, должны быть материально ответственными.

Работодатель является собственником  выданных подотчетных сумм.

Для отправления сотрудника в командировку необходимо установить отдельную норм (суточные и тд.)

7.Срок выдачи подотчетных средств

Согласно п.11 Порядка ведения  кассовых операций , сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчётных сумм. Руководитель организации может установить срок использования подотчётных сумм, то есть срок, по истечении которого необходимо предоставить авансовый отчёт , равным календарному месяцу или неделе, но единый для всех подотчетных сумм срок может и не устанавливаться в зависимости от того, на что они выдаются.

8.Величина подотчетной суммы

Размер подотчетного аванса определяется целью его выдачи

8.1.Аванс на командировку.

Сумма командировочного аванса формируется  исходя из расходов на приобретение проездных  документов, на проживание , норм суточных.

8.2.Аванс на оплату товаров, работ, услуг.

Работодатели часто ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой п.1 Указания ЦБ РФ №1843-У. Согласно этой норме расчёты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающим 100000 рублей.

9.Невозврат выданных подотчетных сумм

Выданные под отчёт денежные средства признаются задолженностью работника  перед работодателем , если он не представил авансовый отчёт в установленный срок. При этом ст.137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника нем позднее 1 месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс. Отметим, что размер удержаний не может превышать 20 % от заработной платы.

10.Авансовый отчёт (унифицированная форма №АО-1 

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам  на административно-хозяйственные  расходы.  
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.  
 Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации (Приложение1).  
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.  
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).  Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.  
 Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.  
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. 

Порядок выдачи и списания подотчётных  сумм определяется в учётной политике организации.

День возвращения из командировки отражается в командировочном удостоверении.

Выдача наличных денег под отчёт  производится при условии полного  погашения подотчётным лицом  задолженности по ранее полученной под отчёт сумме наличных денег.

Проверка авансового отчёта главным  бухгалтером или бухгалтером, а  при их отсутствии –руководителем, его утверждение и окончательный расчёт по авансовому отчёту осуществляется в срок, установленный руководителем.

Подотчётное лицо обязано в срок , не превышающий трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру , а при их отсутствии руководителю авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами.

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от  01.08.2001 № 55

Код

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

Приложение 1

от  01.08.2001 № 55

Код

Форма по ОКУД

302001

по ОКПО

наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме

руб.

коп.

Номер

Дата

Руководитель

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

должность

подпись

расшифровка подписи

"

"

200__ г.

Код

Структурное подразделение

Подотчетное лицо

Табельный номер

фамилия, инициалы

Профессия (должность)

Назначение аванса

Наименование показателя

Сумма, руб.коп.

Бухгалтерская запись

Предыдущий аванс

остаток

дебет

кредит

перерасход

счет, субсчет

сумма, руб.коп.

счет, субсчет

сумма, руб.коп.

Получен аванс 1.из кассы

1а. в валюте (справочно)

2.

Итого получено

0,00

Израсходовано

Остаток

0,00

Перерасход

Приложение

документов на

листах

Отчет проверен.    К  утверждению в сумме

Ноль

руб.

коп. (

руб.

коп.)

сумма прописью

Главный бухгалтер

подпись

расшифровка подписи

Бухгалтер

подпись

расшифровка подписи

Остаток внесен

в сумме

руб.

коп.

по кассовому ордеру №

от

Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир)

подпись

расшифровка подписи

дата

линия отреза

Расписка

Принят к проверке от

авансовый отчет №

0

от

на сумму

руб.

коп., количество документов

на

сумма прописью

Бухгалтер

подпись

расшифровка подписи

дата

11.Бухгалтерский учет

Учёт расчётов с сотрудником, которому выданы денежные средства под отчёт , осуществляется с использованием счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» (Инструкция по применению Плана счётов бухгалтерского учёта).

По дебету счёта 71 отражаются суммы, выданные под отчёт, а по кредиту  –израсходованные подотчётным лицом  суммы либо возвращенные им.Сумма задолженности работника по возврату неизрасходованного аванса, удерживаемая из заработной платы работника на основании решения руководителя организации, списывается со счёта 71 в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».

Дебиторская задолженность сотрудника организации списывается после  утверждения авансового отчёта.

11.1.Налог на доходы физических  лиц. В доходы работника, облагаемый  НДФЛ, можно включить выданные  под отчёт денежные средства  только в случае невозможности  их возврата, так как согласно  ст.208,209 Налогового кодекса (далее-НК РФ)выданные подотчётному лицу средства на приобретение товаров(работ, услуг) не являются доходов физического лица.

Для целей обложения НДФЛ сохраняется  нормирование суточных. То есть при  направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 рублей за каждый день командировки в  пределах РФ и 2500 рублей за каждый день загранкомандировки (п.3 ст.217 НК РФ)

При невозможности удержать у налогоплательщика  исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый  орган по месту своего учёта о  невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности  по налогу.

11.2.Страховые взносы во внебюджетные  фонды. С 01.01.2011 объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (ч.1 ст.7 Федерального закона №212-Ф «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»).

Подотчётные суммы не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку  не являются выплатой или иным вознаграждением  в рамках трудовых отношений. Если же имеет место невозврат подотчётных сумм, то в силу положения ст.15 ТК, можно предположить , что указанные суммы должны облагаться страховыми суммами. Однако официальных разъяснений по этому вопросу в настоящее время пока нет.

Если расходы по авансовому отчёту командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 №30-21/10260).