Состав реквизитов ОРД и правила их оформления согласно

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»

филиал  в г. Северодвинске Архангельской области

17

(наименование кафедры)

Мосеев Александр Анатольевич

(фамилия, имя, отчество студента)

Институт

ИСМАРТ

курс

3

группа

2395

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

По дисциплине

Документирование  управленческой

деятельности

На тему

Состав реквизитов ОРД и правила их оформления согласно

(наименование темы)

ГОСТ Р 6.30 – 2003

Отметка о зачёте

(дата)

Руководитель

(должность)

(подпись)

(и.,о., фамилия)

(дата)

Северодвинск

2012

 

 

Содержание

 

Введение.

1)Теоретическое задание:

Состав реквизитов ОРД и правила их оформления согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

2)Практическое задание:

доверенность на получение материальных ценностей

письмо-сообщение

должностная инструкция начальника структурного подразделения.

3)Тесты

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Состав и оформление реквизитов организационно-распорядительных документов являются одним из  основных критериев на любом предприятии : будь то промышленно-хозяйственная инфраструктура , либо финансово-экономическая деятельность .Соответственно вся документация каких-либо организаций подчиняется определённым стандартам – ГОСТам.

В данной контрольной работе рассмотрим состав и оформление согласно ГОСТу Р 6.30 – 2003 . Подробно разберём отдельные реквизиты , их расположение , а также назначение . Предоставим примеры некоторых из них. А также разберём тестовые задания контрольной работы.

Цель работы : научиться составлять и оформлять реквизиты ОРД , а также работать с ними посредством приведённых примеров .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Состав реквизитов ОРД и правила их оформления согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

-- Государственный герб Российской Федерации;

-- герб субъекта Российской Федерации;

-- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-- код организации;

-- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

-- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

-- код формы документа;

-- наименование организации;

-- справочные данные об организации;

-- наименование вида документа;

-- дата документа;

-- регистрационный номер документа;

-- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

-- место составления или издания документа;

-- адресат;

-- гриф утверждения документа;

-- резолюция;

-- заголовок к тексту;

-- отметка о контроле;

-- текст документа;

-- отметка о наличии приложения;

-- подпись;

-- гриф согласования документа;

-- визы согласования документа;

-- оттиск печати;

-- отметка о заверении копии;

-- отметка об исполнителе;

-- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

-- отметка о поступлении документа в организацию;

-- идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизитыэлектронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

- левое и верхнее - 20 мм;

- правое и нижнее - 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора Табулятор - устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0 1 2 3 4 5 6 7

5уд 16уд 24уд 32уд 40 уд 48уд 56уд

0-е положение табулятора (граница  левого поля)

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания  документа;

- дата документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- заголовок к тексту;

- текст (кроме начала абзацев);

- отметка о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите  «подпись»;

- гриф согласования (кроме расшифровки  подписи);

- отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

- отметка об исполнителе;

- второй гриф утверждения (кроме  расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов  от границы левого поля)

- начало абзацев в тексте (в  том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов  от границы левого поля)

- регистрационный номер документа;

- расшифровка подписи во втором  грифе согласования.

3-е положение табулятора (24 удара  от границы левого поля)

- используют при составлении  таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара  от границы левого поля)

- адресат (каждый элемент реквизита  печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов  от границы левого поля)

- гриф утверждения (кроме расшифровки  подписи);

- гриф ограничения доступа к  документу;

- второй гриф согласования (кроме  расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов  от границы левого поля)

- расшифровка подписи в реквизите  «подпись»;

- расшифровка подписи в грифе  утверждения;

- расшифровка подписи во втором  грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов  от границы левого поля)

- нумерационные заголовки в  таблице;

- слово «копия» при снятии  копий с документов;

- код организаций;

- код формы документа.

 Правила оформления реквизитов  в заголовочной части

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита Реквизит - это отдельный элемент служебного документа документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов - в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.