Правила совмещения должностей

    Сотрудник работает по совместительству, если в  рамках одной организации или у одного и того же работодателя, наряду со своей основными обязанностями обусловленными трудовым договором, он выполняет:

• обязанности/функции другого сотрудника, временно отсутствующего по болезни, декретному отпуску, командировке;
• временные функции, не относящиеся к его основной работе, но связанные с определенным проектом или периодически возникающими ситуациями на предприятии;
• работу по другой профессии с неполной занятостью на постоянной основе, (например пару часов в день или несколько раз в неделю).
• при условии, что за выполнение этих функции ему производятся денежные начисления и доплаты.

    Размеры доплат за совмещение профессий/ должностей или эпизодическое выполнение определенных функций временно отсутствующих  сотрудников устанавливаются в основном трудовом договоре, начисляются и выплачиваются вместе с основной зарплатой сотрудника.

    Если  мы говорим о рабочем персонале, то речь идет о совмещении профессий, если о служащих, ИТР, руководящем  персонале то речь идет о совмещении должностей, согласно единого тарифно-квалификационного справочника профессий (ЕТКС) или (КС).

    Совмещение  профессий/должностей целесообразно  производить в пределах той категории  персонала, к которой относиться данный сотрудник (в данном случае производственная должность, руководящая должность или дополнительная должность), хотя на практике часто совмещаются должности/профессии различных категорий.

    Причины совмещения нескольких должностей или  профессий одним сотрудником  могут быть различными. Так для  предприятий малого и среднего бизнеса - это одна из возможностей экономии средств. Например, в небольших предприятиях до 10 человек с маленьким оборотом очень часто директор совмещает должность бухгалтера и лично занимается бухучетом. Или в небольших торговых залах продавец совмещает работу оператора кассового аппарата. В каждом из этих случаев предприятие экономит на зарплате сотрудников, которые помимо основной должности работают за доплату по совместительству.

    Бывает, и такое, что производственные мощности предприятия не могут обеспечить определенные профессии функциями на полный рабочий день или технологический цикл построен так, что функции некоторых профессий выполняются только в определенный период рабочего дня, а не полный рабочий день. В этом случае оформлять сотрудников на такие работы на полный рабочий день очень нерентабельно, поэтому выгодней взять человека который владеет сразу несколькими профессиями.

    Уместно совмещение и для крупных предприятий, у которых на интенсивность ведения  производственной деятельности влияет сезонность. В этом случае разумное распределенное совмещение это возможность избежать текучки персонала и компенсационных выплат. Например, в туристической фирме в сезон сотрудники работают как менеджеры по продажам туров, а в несезонное время занимаются закупкой туров и заключением договоров с владельцами туров, то есть совмещают должности по закупкам и продажам. Работники агрофирм, в зависимости от времени года и загруженности помимо основной профессии по выращиванию овощей, обычно совмещают профессии упаковщика, продавца (если урожай продается с машин), работника склада, сортировщика, работника по заготовке овощей и так далее.

    Иногда  совмещение уместно даже для очень  крупных предприятий с развитой корпоративной структурой, как возможность дополнительного контроля над подчиненными предприятиями и удаленными подразделениями. Так, при построении функциональной структуры корпоративных финансов, сотрудник занимающий должность главного бухгалтера предприятия совмещает ее с должностью руководителя корпоративных финансов и контролирует все мелкие предприятия и удаленные подразделения, входящие в корпоративную структуру.

    Если  в деятельности предприятия есть функции, которые выполняются крайне редко, но повторяются периодически, при определенных условиях, например, в определенный период времени, при получении предприятием определенного заказа или при выполнении определенного проекта, то в этом случае тоже целесообразно использовать совмещение. Так, например, по совместительству могут работать руководители различных проектов, аудиторы, руководители инвентаризационных и аттестационных комиссий и так далее.

    Бывают  ситуации, когда совмещение должностей продиктовано личным отношением директора предприятия к сотруднику, а именно особым статусом доверия. Например если сотрудник помимо основной должности совмещает функции по какому то виду контроля, например по поставкам, контролю счетов, контролю продаж, начислению бонусов/скидок при покупке и так далее.

    Причины для совмещений могут быть различными: стремление удержать обученный и квалифицированный персонал на предприятии, сохранение конфиденциальности, получения дополнительного контроля деятельности, но все же главной причиной остается экономия денежных средств, которые расходуются при заключении с сотрудниками индивидуального контракта на каждую профессию или должность.

    Совмещение  в законодательстве различных стран  СНГ 

    Не  во всех странах СНГ совмещение должностей / профессий, законно, особенно если это  касается руководящих должностей или  главных специалистов.

    Так, например, в соответствии со ст. 255 Трудового  кодекса Республики Беларусь (далее  – ТК) руководителю организации  запрещается выполнение оплачиваемой работы на условиях штатного совместительства, кроме преподавательской, научной  или иной творческой деятельности, а также медицинской практики. Так же в Республике Беларусь существует ряд законов, запрещающих главным специалистам и руководителям совмещать профессии (должности). Таким образом, для руководителей организаций запрещено выполнение в одной и той же организации работы по совместительству (например, с директором не может быть заключен еще один трудовой договор или соглашение на выполнение работы по другой профессии, на другой должности). Исключение составляет руководитель частного унитарного предприятия, который в то же время является и учредителем такого предприятия. Так, ч. 2 ст. 252 ТК предусмотрено, что положения гл. 18 ТК (ст.ст. 252-261) распространяются на руководителей организаций любых организационно-правовых форм, кроме случая, когда руководитель организации является единственным собственником имущества организации или индивидуальным предпринимателем.

    Другая  ситуация по совмещению должностей в  Российской Федерации и Украине, здесь нет ограничений и такая  организация трудовой деятельности сотрудников регулируется только правилами касающимися документирования и начисления соответствующих доплат. Об этом говорится в статье 151 ТК РФ « Оплата труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника». Размеры доплат за совмещение профессий/ должностей или эпизодическое выполнение определенных функций временно отсутствующих сотрудников устанавливаются в основном трудовом договоре, начисляются и выплачиваются вместе с основной зарплатой сотрудника в соответствии со статьей 149 ТК РФ.

    Основные  правила совмещения должностей

    При совмещении сотрудниками должностей/ профессий иногда возникают ситуации, которые могут негативно сказаться  на результатах работы, повлиять на отношения в коллективе и ухудшить деятельности предприятия в целом.

    Например, если у сотрудника основная должность  и должность по совместительству будут подчиняться различным  руководителям. Эта неприятная и  комичная ситуация ярко описана в  пьесе Карло Гольдони «Слуга двух господ». Такое совместительство характеризуется конфликтом интересов руководителей, поскольку каждый из них будет, «тянуть одеяло на себя» и всеми прелестями двойного подчинения: отсутствием согласованности между руководителями, отсутствием централизованного планирования времени сотрудника, избыточным контролем, перегруженностью и как следствие для сотрудника нервозностью, снижением работоспособности и накоплением незавершенных задач по обеим должностям или профессиям. Самая смешная ситуация возникает когда сотрудник совместитель является единственный подчиненным у каждого из руководителей.

    Итак, первое правило, которое мы должны помнить  при совмещении должностей/профессий, звучит так:

    Необходимо избегать, совмещения сотрудником должностей/профессий, которые подчиняются различным руководителям.

    Невыгодная  для предприятия ситуация может  возникнуть при совмещении сотрудниками должностей / профессий, которые подчиняются  одному руководителю, но территориально находятся в различных местах. Речь идет не обязательно о различных  частях города, любое территориальное разделение даже в рамках одного предприятия обязательно нарушают рабочий ритм сотрудника, не говоря о том, что необходимость метаться от одного рабочего места к другому в любом случае негативно скажется на качестве и скорости выполнения порученной работы.

    Поэтому второе правило, совмещения должностей/профессий, звучит так:

    Необходимо избегать, совмещения сотрудником должностей/профессий, которые подчиняются одному руководителю, но территориально разделены.

    Ничего  хорошего не принесет ситуация когда сотрудник находящийся на руководящей должности или должности ведущего специалиста совмещает производственную профессию. Особенно когда производственная профессия, подчиняется другому руководителю, находящемуся на том же уровне что и руководящая должность сотрудника. Помимо возникающего конфликта интересов между руководящими должностями это негативно скажется на отношении подчиненных к такому руководителю, которое, скорее всего, будет выражаться в падении авторитета. Исключения составляют профессии по совместительству требующие особых навыков и знаний. Например: навыки юриста, переводчика, IT специалиста и так далее.

    Сформулируем  третье заключительное правило совмещения должностей/профессий:

    Необходимо избегать, совмещения сотрудником должностей/профессий, относящимся к категориям, имеющим различный иерархический статус, особенно если речь идет о руководящих и не руководящих должностях и профессиях.

    Если  совмещение должностей недостаточно продумано, то в коллективе обязательно будут возникать ссоры, конфликты интересов, личная заинтересованность, снижение уровня производства и продаж, ослабление функций планирования и контроля.

    Применение  трех основных правил совмещения должностей помогут избежать ошибок при назначении совмещения и негативных последствий.

    Совмещение  должностей / профессий  в программе Fox Manager

    Программа Fox Manager ФМ 1.2, дает возможность руководителю избежать ошибок при совмещении должностей. Это реализовано с помощью  функции анализа организационной  структуры, который основывается на 3 вышеописанных принципах и рассматривает все возможные ситуации с совмещением. Анализ проводиться после построения организационной структуры и назначения сотрудников на должности предприятия.

    Результаты  анализа преподносятся пользователю в виде перечня ошибок относящихся к различным должностям или сотрудникам, с подробным описанием сути каждой ошибки.

    Проверка  на правильность совмещения должностей активируется специальной настройкой, в окне настроек анализа организационной  структуры, как показано на рисунке:

    На  следующем рисунке показаны некоторые  из ошибок, которые мы получили после  активации настройки:

    В качестве примера рассмотрим ситуацию с совмещением сотрудником Нуриевым Максимом Талгатовичем основной должности Директора по производству с должностью Механика

    В результатах анализа написано, что  должности Директор по производству и Механик подчиняются разным руководителям.

    Если  посмотреть на рисунок, то мы увидим, что  должность «Директор по производству»  подчиняется «Директору», а должность  «Механик» - «Руководителю хозяйственного отдела», что создает неприемлемые условия для совмещения должностей, а именно двойную подчиненность, принадлежность различным подразделениям и все вытекающие отсюда негативные последствия, связанные с невыполнением первого правила совмещения должностей, описанного в данной статье.

    Другой  комментарий, связанный с этой ошибкой  касается несовпадения категорий должностей, а именно «Директора по производству», которая является руководящей должностью и производственной должности «Механик». Здесь мы видим нарушение третьего правила совмещения должностей.

    Из 2-х комментариев можно сделать  вывод, что совмещение назначено  крайне некорректно и требует  пересмотра.

    Мы  рассмотрели наиболее простой, наглядный  и понятный пример. Функции анализа  организационной структуры позволяют  выявить более сложные и менее заметные ошибки в совмещении должностей, которые можно допустить при проектировании структуры предприятия.