Внутренний контроль

Министерства и ведомства  РФ создают и утверждают типовые  формы внутриведомственного пользования.

При необходимости в документы  можно вносить исправления, испольуя три вида оговорок: “исправленному верить”, “вписанному верить” и “зачеркнутое не читать”. Исправления должны быть согласованы с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале  с присвоением им регистрационных  номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств  и ведомств Российской Федерации, законодательством  Российской Федерации.

Бухгалтерская служба ООО “Транссервис ЛТД” регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.п.

Номера документам присваиваются  в порядке возрастания цифр. Нумерацию  принято начинать с 1 января каждого  года. Документам, к которым приходится обращаться часто (договоры, гарантийные  письма и т.п.), присваивают регистрационный  индекс, включающий обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, и при необходимости  указывается число и месяц  составления документа.

Документ в рамках одной  организации регистрируют один раз.

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (юридический  отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т.д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое  снабжение ит.д.).

Для контроля за исполнением документов в ООО “Транссервис ЛТД”  создана картотека в разрезе сроков, исполнителей и специфики документов. Исполненные документы формируют в дела.

Движение документов (поступление  от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача  в архив) регламентируется графиком документооборота. Он может быть оформлен в двух вариантах — в виде схемы  и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимодополнять друг друга. ООО “Транссервис ЛТД” не имеет полноценного вышеуказанного графика, а наличие, на наш взгляд, упрощяет систему контроля за движением документов.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации архив  подразделяется на две части: государственную  и негосударственную. В последней хранятся архивы и архивные фонды негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций, физических лиц.

Собственники негосударственной  части Архивного фонда РФ в  обя-зательном порядке предоставляют сведения о своих архивах и документах органам Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. За неустранение выявленных нарушений в предписанные сроки на организацию налагаются повтор-ные штрафные санкции.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы до передачи их в архив  организации хранятся в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах и находятся  под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой  отчетности хранятся в сейфах, металлических  шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.

В соответствии с правилами  архивного дела документы прошлого года хранятся в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают  в архив организации. Ответственность  за организацию хране-ния учетных документов несет руководитель предприятия.

Изъятие учетных документов у организаций производится только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой  инспекцией и налоговой полицией на основании постановле-ний этих органов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие оформляют протоколом, копию которого вручают соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или  другое должностное лицо вправе с  разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с документов копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. В необходимых случаях для  участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации.

Для установления сроков хранения документов, отбора их на хранение и  уничтожение в ООО “Транссервис ЛТД” может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в которую приказом руководителя организации назначаются наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников предприятия.

Необходимо также отметить тот важный факт, что  для предупреждения случаев различных нарушений необходимым является то, чтобы каждый служащий предприятия точно знал за какой участок работы он отвечает. В этом случае гораздо легче проследить судьбу изчезнувших сумм и выявить нарушения. Внедрение контрольной средыв ООО “Транссервис ЛТД” начинается с анализа его организационной структуры.

Цель анализа – выявление  мест дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. (с той целью, чтобы предотвратить нарушения: умышленные или нет).

Наиболее распространенный и один из самых практичных методов  анализа информационных потоков  – составление графиков информационных потоков. Каждая организация может  установить собственные правила  составления графиков информационных потоков.

Информационный поток  – единичное перемещение информации – имеет следующие признаки.

ü документ (на чем физически содержится информация)

ü проблематику (к какой сфередеятельности предприятия относится информация)

ü исполнителя (человека, который эту информацию передает)

ü периодичность

Соблюдение единых правил дает возможность, в частности службе внутреннего контроля, на одном языке  разговаривать со всеми, оперировать  с ними в одном формате данных.

В Приложении 2 приведен график информационных потоков в бухгалтерии ООО “Транссервис ЛТД”. Здесь необходимо отметить, что внедряя систему внутреннего контроля системы бухгалтерского учета необходимо потоки бухгалтерии и отдела внутреннего контроля на данном предприятии взаимоувязать. С тем, чтобы в конечном результате отдел внтуреннего контроля мог выдавать оперативную и только необходиую информацию руководству предприятия.

Оперативная информация даст возможность руководству принимать  решения, направленные на увеличение капитализации  предприятия.  Так в приложениях 3-7 представлены документы, которые могут быть в обращении отдела внутреннего контроля и предоствляться им руководству предприятия в различные сроки.

1.   Сводка движения материалов – 1,4,30\30 раз в месяц

2.   Отчет по объектам – 1,4,30\30 раз в месяц

3.   Дебиторская задолженность – 1,4,30\30 раз в месяц

4.   Кредиторская задолженность – 1,4,30\30 раз в месяц

5.   Сводка денежных потоков и бартерных сделок – 1,4,30\30 раз в месяц

3.  Процедуры и методы внутреннего контроля как составная часть системы внутреннего контроля

3.1. Классификация процедуд и методов внутреннего контроля 

 

Методы и процедуры  контроля являются важной составляющей системы контроля. Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля просто не нужны  — он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих  большое число наемных работников, таких как ООО “Транссервис ЛТД” то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или  сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

• перечень продавцов или  потребителей;

• условия отгрузки продукции;

• процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями  обработки данных такие процедуры  контроля не всегда обязательны.

 

рисунок 3.1. Состав методов  внутреннего контроля

Предприятия достигают целей  контроля путем разработки и внедрения  процедур контроля на разных уровнях  организации и на разных уровнях  обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к  хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность  таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций  способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие  отношения к отдельным  хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное  влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или  на работу предприятия в целом.

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры  контроля, естественно, выполняются  вручную. При наличии КОД некоторые  процедуры контроля осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название “программируемые”. Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение ТМЦ с файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам. Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных счетов-фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если соответствие имеется, счета-фактуры и отчеты по полученным счетам-фактурам переходят в файл оплаченных счетов-фактур, после чего для продавца распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из-за отсутствия информации по получению счетов-фактур, либо из-за расхождений в данных, указанных в перечне и счете-фактуре, компьютер не производит распечатки платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: “соответствия нет”.